Obchodní pipeline bez CRM: tabulka, Gmail a AI asistent v jednom procesu

Tým BOTrento25. 10. 20265 min čtení

Co musí pipeline umět, i když není v CRM

Ať ji vedete v Pipedrive, Raynetu nebo v tabulce, pipeline odpovídá na čtyři otázky:

• Co je otevřené? Seznam všech poptávek a nabídek, které ještě nejsou uzavřené.
• V jakém jsou stavu? Nová, nabídka připravená, nabídka odeslaná, čeká se na zákazníka, vyhráno, prohráno.
• Kdo je odpovědný? Jedno jméno u každého případu.
• Co je další krok a kdy? Bez data se z kroku stane přání.

Nejčastěji selhává poslední bod. Nabídka odejde, nikdo si nezapíše termín připomenutí a po třech týdnech je případ tiše mrtvý. Proč na tom záleží u nabídek, rozebírá odpověď co je follow-up a jak na něj nezapomínat.

Tabulka v Google Sheets: sloupce, které stačí

Čím méně sloupců, tím větší šance, že se budou vyplňovat. Pro pipeline v Google Sheets obvykle stačí tato sada:

Tři pojistky proti chaosu

• Stav vybírejte jen z rozbalovacího seznamu, žádný volný text.
• Podmíněným formátováním obarvěte řádky s prošlým termínem dalšího kroku.
• Filtr „termín je dnes nebo dříve“ uložte jako pohled, ze kterého se vychází každé ráno.

Gmail jako druhá polovina: stavy a štítky

Tabulka ukazuje přehled, Gmail drží konkrétní konverzace. Aby se oba světy nerozešly, používejte stejné názvy stavů v tabulce i ve štítcích. Podrobný postup nastavení štítků, filtrů a šablon najdete v článku Gmail pro obchod: štítky, šablony a přehled nevyřízených poptávek. Pokud používáte Outlook, platí stejný princip s kategoriemi, viz obchodní schránka v Outlooku pod kontrolou.

Pravidlo, které se vyplatí: do tabulky se dostane každá poptávka nejpozději tentýž pracovní den, kdy dorazila. Pokud poptávky chodí z více kanálů, nestačí disciplína jednoho člověka, potřebujete jasně určit, kdo je zapisuje.

Postup na týden: jak pipeline rozběhnout

1. Den 1: Projděte schránku a zapište všechny otevřené poptávky a nabídky za poslední období. Uzavřené vynechte.
2. Den 1: Ke každému řádku doplňte stav, odpovědnou osobu, další krok a jeho termín.
3. Den 2: Založte štítky odpovídající stavům a udělejte z nich filtry pro uložená vyhledávání.
4. Den 3: Dohodněte pravidlo: kdo odešle nabídku, ten ji hned zapíše a nastaví termín připomenutí.
5. Den 4–5: Zaveďte desetiminutovou ranní kontrolu: prošlé termíny, nové poptávky bez odpovědi, nabídky čekající na reakci.
6. Konec týdne: Zkontrolujte, co se nevyplňovalo, a sloupec zrušte nebo zjednodušte.

Šablona připomenutí po nabídce

Dobrý den, paní Nováková,
před časem jsme Vám poslali nabídku na zajištění techniky pro Vaši akci. Chtěl bych se ujistit, že dorazila v pořádku a že Vám nic nechybí k rozhodnutí. Pokud je potřeba cokoli upravit, rád to zapracuji.
Ozvu se v pátek, abychom se domluvili na dalším postupu.

Slib „ozvu se v pátek“ je přesně ten typ závazku, který se v e-mailu ztratí. Zapište ho do sloupce Termín dalšího kroku.

Kde tabulka končí a co přidá AI asistent

Ruční pipeline má slabá místa: zápis dat do tabulky je práce navíc, nikdo nehlídá sliby v textu e-mailů a koncepty odpovědí se píšou od nuly. Právě tady dává smysl asistent, který čte poštu a podklady, ale rozhodování nechává na lidech.

BOTrento Chief of Staff je řízený proces pro poptávky, nabídky a další obchodní kroky:

• hlídá poptávky a nabídky v poště a v nahraných datech (CSV/XLSX z tabulky nebo CRM),
• každý pracovní den ráno ukáže přehled Dnes 1+3, v aplikaci i e-mailem,
• zachytí sliby typu „ozvu se do pátku“ a připomene je,
• připraví koncepty odpovědí, nabídek a follow-upů ve 4 jazycích,
• sliby s termínem a follow-upy dodá do kalendáře přes odkaz iCal (.ics).

Nic se neodešle bez schválení člověkem. BOTrento nic neposílá samo, nenahrazuje CRM ani účetnictví a nečte obsah příloh, vychází z textu e-mailu. Seznam a další schránky se napojují přes IMAP, Gmail, Google Workspace a Microsoft 365 zatím přeposláním nebo importem. Jak schvalování nastavit, popisuje článek schválení AI odpovědí v obchodě. AI je v ceně tarifu, náklady přehledně shrnuje odpověď kolik stojí AI asistent pro obchod a podrobnosti najdete v ceníku.

Jak vypadá proces v praxi, ukazuje ukázka procesu. Pro firmy s ručními nabídkami máme i stránky pro eventy a produkci a pronájmy techniky.

Kdy už je čas na CRM

Tabulka a Gmail stačí, dokud je případů řádově desítky aktivních najednou a pipeline vede jedna až tři osoby. Signály, že přerůstáte:

• několik lidí upravuje stejný řádek a přepisují si změny,
• potřebujete oprávnění, historii změn nebo reporty po týmech,
• zákazníků a kontaktů je tolik, že tabulka zpomaluje.

Pak je správný čas pro Pipedrive nebo Raynet. AI vrstva se k nim dá doplnit, viz Raynet a AI a follow-up v Pipedrive. Návyky z tabulky se přenesou: stavy, odpovědná osoba a datum dalšího kroku platí v každém systému.