CRM a skladování: jak propojit poptávky s dostupností zboží, aby nabídka neslibovala, co není skladem

Tým BOTrento17. 10. 20267 min čtení

Kde vzniká nabídka na zboží, které není k dispozici

Ve firmách, které prodávají nebo pronajímají zboží ze skladu, se chyba skoro vždy opakuje v jedné z těchto situací:

• Stav skladu není volné množství. Účetní program ukáže, kolik kusů fyzicky leží na skladě. Neukáže ale, že tři z nich už jste ústně slíbili jinému zákazníkovi.
• Dvě nabídky na stejné kusy. Dva obchodníci pošlou ve stejný týden nabídku na stejné zboží. Oba zákazníci přijmou a jeden z nich dostane omluvu.
• Nabídka platí déle než zásoba. Nabídka má platnost 30 dní, ale zboží se mezitím prodá. Zákazník přijme po třech týdnech a čeká, že dostane to, co má v PDF.
• Slib „naskladníme příští týden“ bez ověření. Obchodník odhadne termín dodavatele a ten se posune.
• Starý ceník nebo katalog v CRM. Položka je v CRM pořád jako aktivní, ačkoli ji už neobjednáváte.

U pronájmů je situace ještě citlivější, protože se nehlídá jen počet kusů, ale i termín. Podrobně se tomu věnuje článek jak u pronájmu techniky hlídat dostupnost bez dvojích rezervací.

Tři úrovně propojení CRM a skladu pro malou firmu

„Propojení CRM a skladu“ si lidé často představí jako přímou integraci, kdy se zásoby automaticky propisují do CRM. Pro firmu se 3–30 lidmi ale bývá rozumnější začít jednodušeji a přidávat až podle potřeby.

Ať zvolíte kteroukoli úroveň, platí jedno pravidlo: každá položka musí mít v CRM i ve skladu stejný kód. Bez něj nefunguje ani ruční kontrola, ani export, ani integrace.

Postup: co ověřit před odesláním nabídky

Tento checklist můžete vytisknout, dát do šablony v CRM nebo jako poznámku ke každé nabídce. Projde se za pár minut a ušetří nepříjemné telefonáty.

1. Kód a varianta. Odpovídá položka v nabídce přesně tomu, co zákazník poptal (velikost, barva, verze, příslušenství)?
2. Volné množství. Stav skladu minus potvrzené objednávky minus rezervace z jiných otevřených nabídek. Teprve toto číslo smíte nabídnout jako „skladem“.
3. Kolize s kolegy. Nemá stejné kusy v otevřené nabídce někdo jiný? Podívejte se do přehledu rezervací nebo do CRM podle kódu položky.
4. Naskladnění. Pokud zboží chybí, máte potvrzený termín od dodavatele, nebo jen odhad? Odhad do nabídky nepište jako termín.
5. Platnost nabídky vs. rezervace. Rezervace v systému musí platit stejně dlouho jako nabídka, nebo musí nabídka říkat, že dostupnost platí kratší dobu.
6. Cena a ceník. Je cena z aktuálního ceníku a je u ní „bez DPH“?
7. Zápis rezervace. Po odeslání zapište rezervaci s datem expirace a jménem obchodníka.

Kroky 2 a 3 jsou ty, které se při spěchu vynechávají nejčastěji. Pokud máte nabídky v CRM, vyplatí se mít u obchodního případu povinné pole „dostupnost ověřena“ s datem.

Jak psát dostupnost do nabídky: stavy a šablona e-mailu

Tři stavy, které stačí

• Skladem – volné množství pokrývá poptávku a je zapsaná rezervace.
• Dostupné od [datum] – termín je potvrzený dodavatelem, ne odhadnutý.
• Na objednávku – termín zatím není potvrzený; v nabídce napíšete, kdy ho budete znát.

Nepoužívejte vágní formulace typu „obvykle skladem“. Zákazník si je přečte jako „skladem“.

Šablona průvodního e-mailu

Dobrý den, paní Nováková,

v příloze posílám nabídku na 12 ks položky [název, kód]. Dostupnost jsme ověřili k dnešnímu dni:

– 8 ks je skladem a držíme je pro vás do [datum],
– 4 ks budou k dispozici od [datum], termín máme potvrzený od dodavatele.

Ceny v nabídce jsou uvedeny bez DPH a platí do [datum]. Rezervace skladových kusů platí do [datum]; pokud budete potřebovat víc času, dejte mi vědět a rezervaci prodloužím, pokud to sklad dovolí.

Ve čtvrtek se vám ozvu, jestli máte k nabídce otázky.

S pozdravem
[jméno, telefon]

Poslední věta je slib. Pokud ho neodškrtnete v CRM nebo v kalendáři, snadno zapadne. Jak na to, rozebírá stránka jak u nabídek nezapomínat na follow-up.

Jak to hlídat v malém týmu

V malé firmě nemáte skladníka, který by schvaloval každou rezervaci. Fungují ale jednoduchá pravidla:

• Jeden vlastník rezervací. Rezervaci ve skladové evidenci nebo v tabulce zapisuje vždy ten, kdo poslal nabídku. U každé je jméno a datum expirace.
• Expirace se kontroluje každý pracovní den ráno. Rezervace po termínu se buď prodlouží s vědomím zákazníka, nebo uvolní. Bez toho sklad postupně „zamrzne“ v nabídkách, které už nikdo neřeší.
• Otevřená nabídka = naplánovaný další krok. Pokud k nabídce s rezervací není follow-up, je to signál k uvolnění zboží. V Pipedrive to pomůže hlídat pravidlo popsané v článku každý obchod s naplánovaným dalším krokem.
• CRM zůstává evidencí obchodu, účetnictví evidencí skladu. Nesnažte se vést zásoby v CRM a obchodní případy v Pohodě. Pokud pracujete v Raynetu, rozdělení rolí mezi CRM a pomocné nástroje vysvětluje článek Raynet a AI: příprava odpovědí a nabídek.
• Přijetí nabídky spouští kontrolu. Než potvrdíte objednávku, zkontrolujte volné množství znovu. Mezi odesláním nabídky a přijetím mohly uplynout týdny.

Typické obory, kde tohle rozhoduje, jsou pronájmy techniky a B2B služby, které ke službě dodávají i materiál nebo zařízení.

Jak s tím pomůže BOTrento

BOTrento Chief of Staff je řízený proces pro poptávky, nabídky a další obchodní kroky. Skladovou evidenci ani CRM nenahrazuje a dostupnost zboží za vás nepotvrzuje. Hlídá ale tu část, ve které se chyby s dostupností nejčastěji schovávají, totiž komunikaci kolem nabídky:

• sleduje poptávky a nabídky v poště (Seznam a další schránky přes IMAP; Gmail, Google Workspace a Microsoft 365 zatím přeposláním nebo importem) a v datech nahraných z CRM nebo tabulky jako CSV/XLSX,
• každý pracovní den ráno ukáže přehled Dnes 1+3, tedy co je potřeba vyřídit hned a co následuje,
• připraví koncepty odpovědí, nabídek a follow-upů ve 4 jazycích. Dostupnost v nich ověří a doplní člověk, než návrh schválí,
• zachytí sliby jako „ověřím termín u dodavatele a ozvu se do středy“ a připomene je,
• nic neodešle bez schválení člověkem.

BOTrento čte text e-mailu, ne obsah příloh, a nenačítá kalendář. Kontrola skladu tak zůstává krokem vašeho checklistu a proces hlídá, aby se na něj nezapomnělo a aby k němu existoval follow-up. Jak to vypadá v praxi, uvidíte v ukázce procesu. AI je v ceně tarifu, přehled tarifů najdete v ceníku.

Nejrychleji zjistíte, jestli vám to sedí, na vlastních poptávkách: zkušební doba 14 dní zdarma je bez platební karty a bez vlastního API klíče a začíná až prvním úspěšným nahráním dat.