Follow-up v Pipedrive: jak zajistit, aby měl každý obchod naplánovaný další krok

Tým BOTrento6. 10. 20267 min čtení

Proč obchody v Pipedrive zůstávají bez dalšího kroku

V malých firmách to bývá podobné. Obchodník pošle nabídku, odškrtne aktivitu „poslat nabídku“ a další nenaplánuje, protože čeká na odpověď klienta. Obchod pak stojí ve fázi „Nabídka odeslána“ a nikdo si ho nevšimne, dokud se klient sám neozve, nebo dokud se neozve vůbec.

Nejčastější příčiny:

• Aktivita se zavírá bez navazující aktivity. Dokončení úkolu se bere jako konec práce, ne jako chvíle, kdy se plánuje další krok.
• Fáze popisují stav, ne další akci. Z názvu „Jednání“ nepoznáte, co se má stát a kdy.
• Komunikace probíhá mimo CRM. Odpověď přijde do osobní schránky, obchodník odpoví z telefonu a v Pipedrive se nic nezmění.
• Psaní připomínky dá práci. Když je potřeba dohledat, co se klientovi nabízelo, a vymyslet text, follow-up se odkládá.

První tři body jsou otázka nastavení a disciplíny. Čtvrtý je otázka kapacity a právě tady pomáhá mít návrh odpovědi připravený předem.

Pravidlo jednoho dalšího kroku: aktivity a fáze

Aktivita je závazek, ne poznámka

Každá aktivita by měla mít tři věci: sloveso (zavolat, poslat, ověřit), termín a vlastníka. „Ozvat se Novákovým“ je slabé. „Zavolat a ověřit termín akce a počet hostů – čtvrtek“ je aktivita, kterou lze splnit a vyhodnotit.

Fáze odpovídají rozhodnutím klienta

Fáze v pipeline pojmenujte podle toho, co se musí stát, aby obchod postoupil. Pro eventovou firmu nebo půjčovnu techniky například:

Obchod bez aktivity je chyba, ne stav

Dohodněte se v týmu, že otevřený obchod bez naplánované aktivity se nepřipouští. Pokud klient nereaguje ani po posledním follow-upu, obchod se označí jako ztracený s důvodem. Pipeline pak ukazuje, co se opravdu děje. Jak často a čím se připomínat, rozebíráme v článku kdy se po nabídce připomenout a kdy přestat.

Postup nastavení follow-upu v Pipedrive krok za krokem

1. Projděte fáze pipeline. U každé fáze napište jednou větou, co musí platit pro posun dál. Fáze, u kterých to nejde, sluč nebo přejmenujte.
2. Zjednodušte typy aktivit. Většině firem stačí hovor, e-mail, schůzka a úkol. Méně typů znamená méně váhání při plánování.
3. Ke každé fázi určete výchozí další krok. Například u „Nabídka odeslána“ je to follow-up e-mail s termínem pár pracovních dní po odeslání. Pokud to vaše nastavení umožňuje, nechte aktivitu vznikat automaticky při přesunu obchodu do fáze.
4. Propojte e-mail s CRM. Korespondence s klientem má být vidět u obchodu, aby ten, kdo follow-up píše, věděl, co už zaznělo.
5. Vytvořte si filtr „otevřené obchody bez naplánované aktivity“. To je hlavní kontrolní pohled. Ideálně je prázdný.
6. Vytvořte druhý filtr „aktivity po termínu“. Ukazuje, kde se slib nedodržel.
7. Zaveďte povinný důvod ztráty. Bez něj se obchody uzavírají naslepo a nedá se z nich poučit.
8. Připravte šablony follow-upů pro nejčastější situace (viz níže) a uložte je tam, kde je tým skutečně použije.

Pokud chcete výsledky sledovat i čísly, hodí se k tomu přehled z článku 6 KPI, která malé firmě stačí sledovat každý týden.

Týdenní kontrola pipeline: checklist

Disciplína nevznikne z nastavení, ale z pravidelného zvyku. Stačí krátká schůzka jednou týdně, ideálně ve stejný den a čas, kde se projdou jen výjimky:

• Filtr „bez naplánované aktivity“: ke každému obchodu doplnit další krok, nebo ho uzavřít.
• Filtr „aktivity po termínu“: přeplánovat s novým realistickým termínem a důvodem.
• Obchody, které jsou nezvykle dlouho v jedné fázi: rozhodnout, co je posune, nebo je uzavřít jako ztracené.
• Nové poptávky z posledního týdne: má každá odpověď a vlastníka?
• Ztracené obchody: souhlasí důvody ztráty, neopakuje se některý?

Na schůzce se neřeší obsah jednotlivých obchodů do hloubky. Cílem je, aby po ní měl každý otevřený obchod jméno, sloveso a datum.

Šablony follow-up e-mailů, které můžete použít hned

Follow-up po odeslané nabídce

Dobrý den, paní Dvořáková,
posílám krátké připomenutí k nabídce na [akci / pronájem] na [termín]. Pokud vám v ní něco chybí nebo potřebujete upravit rozsah, rád ji přepracuji. Termín [datum] zatím držíme volný, ale rád bych ho potvrdil, abychom mohli rezervovat techniku i lidi.
Hodí se vám krátký hovor v [den] nebo v [den]?
S pozdravem [jméno]

Follow-up, když chybí údaje k nabídce

Dobrý den,
abych vám mohl poslat přesnou nabídku, potřebuji doplnit tři věci: [počet hostů], [místo konání] a [čas příjezdu / stavby]. Jakmile je budu mít, nabídku pošlu do [termín].
Děkuji, [jméno]

Poslední follow-up před uzavřením

Dobrý den,
už jsem se k nabídce na [akci] několikrát připomínal, tak nechci být neodbytný. Předpokládám, že teď není aktuální, a obchod u sebe uzavřu. Kdyby se situace změnila, stačí odpovědět na tento e-mail a navážeme.
S pozdravem [jméno]

Další texty pro první reakci na poptávku najdete v článku 5 šablon odpovědí na poptávku.

Jak to řeší BOTrento: návrh dalšího kroku připravený ke schválení

Pipedrive dobře ukáže, kde další krok chybí. Nenapíše ale za vás odpověď s kontextem obchodu. BOTrento Chief of Staff je řízený proces, který čte příchozí poptávky a odpovědi klientů a připravuje návrhy e-mailů, nabídek a dalších kroků. Pipedrive přitom zůstává vaší evidencí.

• Schválení člověkem. Nic se neodešle bez schválení. Obchodník návrh zkontroluje, upraví a pošle.
• Jeden pilot, jeden proces. Začíná se měřeným pilotem s pevným rozsahem: jedna schránka, jedna evidence (CRM nebo tabulka) a jeden typ obchodního případu, třeba follow-up po nabídce.
• Vlastní API klíče. AI platíte přímo u poskytovatele, kterého si zvolíte. Jak klíče zadat a odebrat, popisuje nápověda k vlastním API klíčům.
• Data. Ukládáme je na serverech v Německu (EU). Text nutný pro úkol zpracuje poskytovatel modelu, kterého si zvolíte vlastním klíčem. Nejde tedy o uzavřený výpočet. Praktické souvislosti shrnuje checklist GDPR a AI pro obchodní komunikaci.

V interním pilotu proces za 7 dní zpracoval 35 poptávek, připravil 18 e-mailů, 24 nabídek a 15 akcí. Garance se týká převzetí a opravy vady dodaného procesu a dohodnutých procesních KPI, ne obratu ani počtu zakázek. Jak proces vypadá v praxi, uvidíte v ukázce procesu. Rozsah tarifů najdete v ceníku.