Gmail pro obchod: jak nastavit štítky, šablony a přehled nevyřízených poptávek

Tým BOTrento9. 10. 2026 · Aktualizováno 11. 10. 20267 min čtení

Krok za krokem: systém štítků, který ukazuje stav poptávky

Nejčastější chyba je mít štítky podle klientů nebo typů akcí. Pro obchod je mnohem užitečnější označovat stav, tedy kdo má udělat další krok. Číslo na začátku názvu zajistí, že se štítky v levém panelu seřadí ve správném pořadí, a jednoduché názvy bez diakritiky a mezer se lépe hledají.

1. 1-nova – poptávka přišla, nikdo na ni zatím nereagoval.
2. 2-ceka-na-nas – potřebujeme doplnit informace, spočítat cenu nebo ověřit dostupnost.
3. 3-nabidka-odeslana – nabídka odešla, čekáme na klienta.
4. 4-vyhrano – klient potvrdil.
5. 5-uzavreno – klient odmítl, nereaguje nebo poptávka nebyla pro nás.

Pravidlo zní: každé vlákno s poptávkou má právě jeden stavový štítek. Při změně stavu starý štítek odeberete a přidáte nový. Pokud chcete vědět, kdo případ řeší, přidejte druhou sadu štítků se jmény (např. ob-jana, ob-petr).

Filtry, které označí poptávku za vás

Ruční štítkování nových e-mailů se rychle přestane dělat. Proto nastavte filtry:

• e-maily z poptávkového formuláře na webu (obvykle mají stejného odesílatele nebo předmět) → štítek 1-nova,
• e-maily na adresu typu poptavky@ → štítek 1-nova,
• předmět obsahující slova „poptávka“, „nabídka“, „cena“ → štítek 1-nova (tady počítejte s občasným falešným zásahem).

Filtr nejjednodušeji vytvoříte z konkrétního e-mailu: otevřete ho, v nabídce zvolte filtrování podobných zpráv a upravte podmínku.

Šablony odpovědí: co si připravit a jak je psát

Gmail umí uložit opakovaně používaný text jako šablonu. Funkci zapnete v nastavení (záložka s rozšířenými volbami) a šablonu pak vložíte při psaní e-mailu přes nabídku tří teček. Pro obchod se vyplatí mít tyto čtyři:

• potvrzení přijetí poptávky a dotaz na chybějící údaje,
• průvodní e-mail k nabídce,
• první připomenutí po nabídce,
• slušné uzavření, když klient nereaguje.

Šablona má být kostra, ne hotový text. Místa k doplnění označte hranatými závorkami, ať je nepřehlédnete. Příklad první odpovědi pro eventovou nebo produkční firmu:

Předmět: Re: [původní předmět]

Dobrý den, [jméno],

děkujeme za poptávku na [typ akce / techniky]. Abychom vám mohli poslat přesnou nabídku, potřebujeme doplnit:

– termín a čas (včetně přípravy a bourání),
– místo konání,
– orientační počet hostů,
– zda zajišťujete obsluhu techniky sami, nebo ji chcete od nás.

Jakmile údaje budeme mít, pošleme nabídku do [lhůta]. Pokud je rychlejší telefon, volejte na [číslo].

S pozdravem
[jméno, pozice]

Pro připomenutí po nabídce najdete hotové texty v článku tři šablony follow-up e-mailu po nabídce.

Přehled nevyřízených poptávek: uložená vyhledávání a ranní kontrola

Štítky samy o sobě nic nehlídají. Hlídání zajistí vyhledávací dotazy, které si uložíte jako záložky v prohlížeči, nebo si je zobrazíte jako samostatné sekce doručené pošty (volba více doručených schránek v nastavení).

Pozor: podmínka „starší než“ se vztahuje k datu zprávy, ne k datu změny štítku. U nabídek je proto dobré sledovat i poslední odpověď ve vlákně.

Ranní kontrola v pěti krocích

1. Otevřete dotaz na nové poptávky a každou buď zodpovězte, nebo přesuňte do stavu „čeká na nás“.
2. Projděte „čeká na nás“ a u každého vlákna si řekněte, kdo a do kdy.
3. U odeslaných nabídek bez reakce pošlete připomenutí nebo vlákno odložte (funkce odložit) na den, kdy se má připomenutí poslat.
4. Uzavřené případy přeštítkujte, ať nezahlcují přehled.
5. Jednou týdně spočítejte, kolik poptávek přišlo a kolik nabídek odešlo. Inspiraci, co sledovat, dává článek o šesti KPI obchodu pro malou firmu.

Sdílení v týmu: na co si dát pozor

Štítky a šablony jsou vázané na konkrétní schránku. Pokud má každý obchodník svou osobní schránku, každý má i svůj vlastní systém a společný přehled neexistuje. V praxi se osvědčují dvě cesty:

• Jedna sdílená schránka pro poptávky (např. poptavky@), do které mají přístup všichni obchodníci, například delegováním. Štítky a filtry pak vidí všichni stejně.
• Přeposílání do sdílené schránky – obchodníci komunikují ze svých adres, ale kopie poptávek se sbírají na jednom místě.

Ať zvolíte cokoli, domluvte si tři pravidla: kdo si případ „bere“ (štítek se jménem), kdo štítkuje nové e-maily, které filtr nezachytil, a kdo dělá ranní kontrolu, když je odpovědný člověk pryč. Konkrétní možnosti sdílení závisí na tom, jak máte nastavenou administraci Google Workspace, takže je ověřte se správcem.

Kde samoobsluha v Gmailu končí

Popsaný systém funguje, dokud ho lidé disciplinovaně dodržují. Typicky se láme v těchto situacích:

• Sezóna. Když přijde víc poptávek najednou, štítkování a ranní kontrola jsou první, co se vynechá.
• Údaje mimo e-mail. Dostupnost techniky, ceník nebo rozpracovaná kalkulace jsou v tabulce, takže odpověď znamená přepínání mezi nástroji.
• Šablona není odpověď. Šablonu je pořád potřeba ručně doplnit podle obsahu poptávky. To je práce, kterou Gmail za vás neudělá.
• Žádná historie stavu. Gmail neukáže, jak dlouho byl případ v jakém stavu, ani kdo co kdy změnil.

Pokud už používáte CRM, logiku stavů a dalšího kroku je lepší přenést tam, viz follow-up v Pipedrive s naplánovaným dalším krokem nebo doplnění Raynetu o přípravu odpovědí. E-mail pak zůstává kanálem a evidence žije v CRM.

Jak to řeší BOTrento: řízený proces nad vaší schránkou

BOTrento Chief of Staff nenahrazuje Gmail. Je to řízený proces, který nad jednou schránkou a jednou evidencí (CRM nebo tabulka) dělá právě tu práci, která se v samoobsluze vynechává:

• rozpozná novou poptávku a zapíše ji do evidence,
• připraví návrh odpovědi nebo cenové nabídky podle vašich podkladů,
• hlídá, kde chybí další krok, a navrhne připomenutí.

Nic se neodešle bez schválení člověkem. Návrhy e-mailů a nabídek vždy kontroluje a schvaluje někdo z vašeho týmu.

AI běží na vašich vlastních API klíčích (Anthropic Claude, OpenAI, Google Gemini a další), takže ji platíte přímo poskytovateli bez přirážky. Klíče jsou uložené šifrovaně, vidět je jen poslední čtyři znaky a můžete je kdykoli odebrat, podrobnosti jsou v nápovědě k vlastním API klíčům. Data ukládáme na serverech v Německu (EU). Text nutný pro konkrétní úkol zpracuje poskytovatel modelu, kterého si zvolíte, a komerční API poskytovatelé data nepoužívají k tréninku. Upozorňujeme, že vlastní server v EU s voláním externího AI API není uzavřený výpočet.

Vyzkoušet můžete ve zkušební době 14 dní zdarma, bez platební karty a bez vlastního API klíče; počítá se od prvního nahrání dat, na přípravu je 7 dní. Na interním pilotu proces za 7 dní zpracoval 35 poptávek, 18 e-mailů, 24 nabídek a 15 akcí. Jak vypadá průchod jedné poptávky, ukazuje ukázka procesu krok za krokem, podmínky najdete v zkušební době 14 dní zdarma.