Ceník nebo cenová nabídka: kdy stačí poslat ceny a kdy dělat plnou nabídku

Tým BOTrento28. 10. 20265 min čtení

Ceník stačí poslat tehdy, když je produkt nebo služba standardní, cena na zadání nezávisí a klient chce jen orientačně vědět, kolik to stojí. Plnou cenovou nabídku dělejte, když cena závisí na zadání, rozsahu nebo termínu, když rozhoduje více lidí nebo když z nabídky vznikne smlouva.

Chyba se dělá oběma směry: z každého dotazu na cenu vzniká půldenní práce, nebo naopak klient dostane PDF s cenami a nikdo neví, co v nich je a co ne. Níže najdete pět kritérií, tabulku pro rozhodnutí a dvě šablony odpovědí.

Čím se ceník liší od cenové nabídky

Ceník je obecný: říká, kolik stojí jednotka (hodina, den, kus, balíček) za standardních podmínek. Nezná konkrétního klienta, jeho termín ani požadavky.

Cenová nabídka je odpověď na konkrétní zadání: shrnuje, co klient chce, co přesně dostane, za kolik, za jakých předpokladů, do kdy platí a co je další krok. Klient ji může schválit a vy se jí můžete držet. Strukturu rozebíráme v článku Cenová nabídka, která se nevrací s dotazy.

Rozdíl tedy není v tom, že nabídka je delší. Nabídka je závazek k určitému zadání, ceník je orientace.

Pět otázek, podle kterých se rozhodnete

Když přijde poptávka, projděte si těchto pět otázek. Dvě a více odpovědí „ano“ u prvních čtyř znamená plnou nabídku.

Závisí cena na zadání? Pokud ji ovlivňuje rozsah, termín, místo, doprava, počet lidí nebo vlastní úpravy, ceník nestačí.
Je potřeba zjistit podklady? Když si musíte doptat základní údaje, nejdřív pošlete doplňující otázky, ne cenu.
Rozhoduje víc lidí nebo se bude schvalovat? Nabídku pak klient přeposílá dál a musí obstát sama bez vašeho vysvětlování.
Bude z toho smlouva nebo objednávka? Nabídka pak slouží jako podklad, takže musí obsahovat rozsah, předpoklady a platnost.
Jak vážně to klient myslí? Konkrétní termín, rozpočet nebo odpověď na vaše otázky jsou signál pro plnou nabídku. Anonymní „kolik to stojí?“ bez dalšího kontextu zpravidla ne.

Pátá otázka není pravidlo, jen vodítko. Rozhodněte se podle toho, jak moc se vám případ hodí do obchodu, ne jen podle formulace dotazu.

Tabulka: co poslat při jakém typu poptávky

Situace	Co poslat
Standardní služba nebo zboží s pevnou cenou	Ceník s krátkým vysvětlením, co je v ceně
Cena závisí na rozsahu, ale zadání je jasné	Plná nabídka
Zadání je neurčité, chybí základní údaje	Doplňující otázky + rozpětí „od–do“ s podmínkami
Opakovaný zákazník, stejná objednávka jako minule	Zkrácená nabídka podle poslední, s novým termínem a platností
Firemní klient, schvaluje se u více lidí	Plná nabídka, ideálně s variantami
Čistě informativní dotaz na cenu	Ceník + otázka, co klient plánuje

V eventových a produkčních firmách se dostanete téměř vždy k plné nabídce, protože cenu určuje akce. U pronájmu techniky často stačí ceník pro standardní sety a plná nabídka přijde až u větších zakázek s dopravou a obsluhou. Podrobnosti pro tyto obory najdete na stránkách pro eventy a produkci a pro pronájmy techniky.

Šablony odpovědí ke zkopírování

Když stačí ceník

Dobrý den, děkujeme za dotaz. V příloze posíláme ceník. Ceny platí pro standardní provedení a jsou uvedeny bez DPH. Do ceny je zahrnuto [co je v ceně], není zahrnuto [co není]. Pokud nám napíšete termín a rozsah, rádi připravíme přesnou nabídku. Stačí odpovědět na tento e-mail.

Když potřebujete doptat podklady

Dobrý den, děkujeme za zájem. Aby cena odpovídala vašemu zadání, potřebujeme znát: [termín], [místo], [rozsah / počet], [zvláštní požadavky]. Orientačně se cena pohybuje od [částka] do [částka] bez DPH podle [hlavní faktor]. Jakmile nám údaje pošlete, připravíme nabídku do [dohodnutý termín].

Druhá šablona drží klienta v rozhovoru, nezavazuje vás ke konečné ceně a ukazuje, na čem cena záleží. Samotnou nabídku postavíte podle šablony cenové nabídky pro služby.

Co udělat po odeslání: bez ohledu na formu

Ať pošlete ceník, nebo nabídku, zapište si hned dvě věci: kdy se ozvete a co je další krok. Ceník bez dalšího kroku se ztratí stejně jako nabídka bez follow-upu. Jak si to evidovat, popisuje článek o evidenci nabídek a jejich platnosti.

Pokud se zdržuje samotná příprava nabídek, pomůže rychlejší tvorba nabídek při zachování kontroly nad cenou. A obecný postup pro rychlou první reakci najdete v odpovědi Jak zrychlit odpovědi na poptávky.

Jak to řeší BOTrento

BOTrento Chief of Staff je řízený proces pro poptávky a nabídky. Hlídá poptávky v poště a v nahraných datech, každý pracovní den ráno ukáže přehled Dnes 1+3 a připraví koncepty odpovědí, nabídek a follow-upů ve 4 jazycích. Koncept může být doplňující dotaz, odpověď s cenami, nebo návrh nabídky. Rozhodnutí, co klientovi půjde, zůstává na vás.

Nic se neodešle bez schválení člověkem. BOTrento neodesílá samo a nenahrazuje CRM ani účetnictví. Vychází z textu e-mailu, přílohy nečte. Zachytí také sliby typu „ozvu se do pátku“ a připomene je. Průběh si můžete projít v ukázce procesu.

AI je v ceně tarifu s měsíčním limitem spotřeby, přehled tarifů najdete v ceníku BOTrento. Zkušební doba 14 dní zdarma je bez platební karty a bez vlastního API klíče. Začíná prvním nahráním dat (import nebo napojení pošty), na přípravu je 7 dní. Poštu přes IMAP napojíte přímo, u Gmailu a Microsoft 365 zatím funguje přeposlání nebo import. Žádnou garanci výsledku neslibujeme, proto si proces nejdřív vyzkoušíte na vlastních datech.

Časté otázky

Kdy poslat ceník bez nabídky?

Když je služba standardní, cena nezávisí na zadání a klient se ptá jen orientačně. Přidejte, co je v ceně a co ne, a nabídněte přesnou nabídku po upřesnění zadání.

Kdy psát plnou cenovou nabídku?

Když cena závisí na rozsahu, termínu nebo místě, když rozhoduje víc lidí nebo když z toho bude smlouva či objednávka. Nabídka musí obsahovat rozsah, předpoklady, platnost a další krok.

Jak reagovat na dotaz na cenu, když neznám zadání?

Pošlete doplňující otázky a orientační rozpětí s uvedením, na čem cena závisí. Klient tak ví, kde se pohybujete, a vy nejste vázáni konečnou částkou.

Může být ceník součástí nabídky?

Ano, jako příloha pro doplňkové položky. Nabídka ale musí být samostatně srozumitelná a obsahovat konkrétní položky pro dané zadání, ne jen odkaz na ceník.

Shrnutí

Ceník je orientace pro standardní situace, cenová nabídka je závazek k určitému zadání.
Plnou nabídku dělejte, když cena závisí na zadání, rozhoduje více lidí nebo vznikne smlouva.
Při neurčitém zadání pošlete doplňující otázky a rozpětí s podmínkami.
Po každé odpovědi si zapište další krok a termín, kdy se ozvete.
BOTrento připraví koncepty a hlídá sliby, odeslání schvaluje člověk.

Vyzkoušejte BOTrento 14 dní zdarma

Nahrajte své poptávky nebo napojte poštu a podívejte se, co jste poslali jako ceník a co mělo být nabídkou. Zkušební doba trvá 14 dní zdarma a začíná prvním nahráním dat. Vyplňte pár údajů a přístup vám hned přijde e-mailem. S napojením pošty rádi pomůžeme.

14 dní zdarma, bez karty a bez vlastního API klíče. Zkušební doba začíná až prvním nahráním vašich dat. Pak od 1 990 Kč měsíčně bez DPH, AI v ceně.

Nic se neodešle bez vašeho schválení. Kartu přidáte až na konci, pokud budete pokračovat; bez platby se přístup zablokuje do úhrady, data držíme 30 dní a export je dostupný. Ceník · Prohlédnout ukázku procesu