Šablona cenové nabídky pro služby: co do ní patří, co vynechat a text ke zkopírování

Tým BOTrento8. 10. 20267 min čtení

Co do šablony cenové nabídky patří: 7 povinných bloků

Šablona má jediný úkol: aby každá nabídka obsahovala totéž ve stejném pořadí a zákazník nemusel nic dohledávat. Těchto sedm bloků by v ní mělo být vždy, i u malé zakázky.

1. Hlavička a identifikace. Číslo nabídky, datum, jméno zákazníka a kontaktní osoba na vaší straně. Číslo nabídky se hodí hlavně tehdy, když posíláte opravenou verzi.
2. Shrnutí zadání. Dvě až tři věty, jak jste poptávku pochopili: termín, místo, rozsah, cíl. Zákazník hned vidí, jestli jste se nespletli.
3. Rozsah práce. Co přesně dodáte, ideálně v odrážkách. U služeb je to důležitější než cena, protože právě tady vzniká většina dohadů.
4. Cena po položkách. Položka, množství, jednotka, cena za jednotku, součet. Vždy uveďte, zda je cena s DPH, nebo bez DPH.
5. Předpoklady a výluky. Na čem cena stojí (přístup na místo, délka akce, podklady od zákazníka) a co v ní není.
6. Platnost a podmínky. Do kdy nabídka platí, jak se rezervuje termín, záloha a storno podmínky.
7. Další krok. Jedna věta, co má zákazník udělat: potvrdit e-mailem, vybrat variantu, domluvit krátký hovor.

Podrobný checklist před odesláním najdete v článku jak sestavit nabídku, která se nevrací s dotazy.

Šablona cenové nabídky ke zkopírování

Text níže si vložte do svého dokumentu nebo e-mailového konceptu. Hranaté závorky nahraďte konkrétními údaji, a co nepotřebujete, smažte. Šablona počítá s nabídkou posílanou jako příloha a krátkým průvodním e-mailem.

Cenová nabídka č. [číslo] ze dne [datum]
Pro: [firma, kontaktní osoba]
Vyřizuje: [jméno, telefon, e-mail]

Jak rozumíme zadání
[Typ akce / služby] dne [termín] v [místo] pro přibližně [počet osob / rozsah]. Cílem je [cíl zákazníka jednou větou].

Co dodáme
– [položka rozsahu 1]
– [položka rozsahu 2]
– [doprava, montáž, obsluha, demontáž]

Cena
[tabulka: položka | množství | jednotka | cena/jedn. | celkem]
Celkem: [částka] Kč bez DPH / [částka] Kč s DPH

Volitelně můžeme přidat
– [volitelná položka] — [cena] Kč bez DPH
– [volitelná položka] — [cena] Kč bez DPH

Cena platí za předpokladu, že
– [přístup na místo od … do …]
– [délka akce nepřesáhne …]
– [podklady dodáte do …]
V ceně není: [např. ubytování, elektrická přípojka, pronájem prostoru].

Platnost a podmínky
Nabídka platí do [datum]. Termín držíme po potvrzení a úhradě zálohy [výše]. Storno podmínky: [stručně].

Další krok
Pokud vám nabídka vyhovuje, stačí odpovědět „potvrzuji variantu [X]“ a pošleme podklady k záloze.

Průvodní e-mail držte krátký: shrnutí v jedné větě, celková cena, platnost a ten samý další krok. Zbytek je v příloze.

Varianty a volitelné položky: jak je zapsat, aby pomáhaly rozhodnout

Varianty a volitelné položky jsou dva různé nástroje. Když je zaměníte, nabídka se zbytečně komplikuje.

Varianty: nejvýš tři a každá s jasným rozdílem

Varianta je jiné řešení téhož zadání. Hodí se, když zákazník neřekl rozpočet nebo když existuje rozumná levnější a lepší cesta. Pravidla:

• Dvě nebo tři varianty, ne víc. Víc možností znamená delší rozhodování.
• Každá varianta má krátký název podle výsledku, ne „A, B, C“ — například „Základní ozvučení“, „Ozvučení + světla“, „Kompletní produkce“.
• U každé napište jednou větou, pro koho je, a vyznačte, kterou doporučujete a proč.
• Rozdíly ukažte v jedné tabulce, aby zákazník nemusel porovnávat tři dokumenty.

Volitelné položky: doplňky s vlastní cenou

Volitelná položka je doplněk, který lze přidat k jakékoli variantě: prodloužení akce o hodinu, záložní mikrofon, víkendový příplatek za montáž. Pište je zvlášť pod hlavní cenu a vždy s cenou. „Na vyžádání“ bez částky vede jen k dalšímu kolečku e-mailů.

Do celkové ceny volitelné položky nezapočítávejte. Zákazník má vidět čistou cenu zvolené varianty a pod ní, o kolik se zvýší, když si něco přidá.

Co z cenové nabídky vynechat

Šablony mají tendenci bobtnat. Každý, kdo s nimi pracuje, do nich něco přidá a nikdo nic neubere. Tyhle věci do nabídky nepatří:

• Obecné představení firmy na celou stranu. Zákazník vás už oslovil. Stačí jedna věta nebo odkaz na reference zvlášť.
• Interní kalkulace a marže. Nákupní ceny, hodinové sazby subdodavatelů a poznámky pro kolegy patří do interní tabulky, ne do PDF.
• „Cca“, „orientačně“, „dle dohody“ u hlavních položek. Pokud cenu opravdu nevíte, napište předpoklad, na kterém stojí, a co se stane, když neplatí.
• Obchodní podmínky celé v textu. Do nabídky dejte jen to podstatné (platnost, záloha, storno) a zbytek odkažte jako přílohu.
• Víc dalších kroků. „Zavolejte, napište, vyplňte formulář, nebo se zastavte“ znamená, že zákazník neudělá nic.
• Starý text z jiné zakázky. Zkopírovaný odstavec s cizím místem nebo termínem podkopává důvěru víc než překlep.

Jak šablonu udržovat: postup v 5 krocích

Šablona funguje jen tehdy, když jí tým věří. Tento postup zabere jednou za čas krátkou poradu a ušetří spoustu oprav v jednotlivých nabídkách.

1. Jedna hlavní verze na jednom místě. Ne pět kopií po počítačích. Kdo chce změnu, navrhne ji, a jeden člověk ji zapracuje.
2. Ceník položek oddělený od šablony. Šablona obsahuje strukturu a texty, ceny se berou z jedné aktuální tabulky. Jak to propojit a neztratit kontrolu nad cenou, popisujeme v článku o rychlejší tvorbě cenových nabídek.
3. Sbírejte dotazy, se kterými se nabídky vracejí. Každý opakovaný dotaz je chybějící řádek v předpokladech nebo v rozsahu.
4. Projděte šablonu po sezoně. Smažte bloky, které nikdo nevyplňuje, a doplňte výluky, které se ukázaly jako sporné.
5. Nabídkou to nekončí. Ke každé odeslané nabídce si zapište datum, kdy se zákazníkovi znovu ozvete. Kadenci a texty připomínek najdete v článku follow-up po nabídce: kdy a jak.

Jak s nabídkami pracuje BOTrento

Šablona vyřeší, co v nabídce je. Neřeší, jestli ji někdo připraví včas, jestli v ní jsou aktuální ceny a jestli se po odeslání někdo ozve. To je úkol pro řízený proces, ne pro další dokument.

BOTrento Chief of Staff čte poptávky ze schránky, porovná je s vaší evidencí (CRM nebo tabulkou) a připraví návrh odpovědi a nabídky podle vaší šablony a vašeho ceníku. Nic se neodešle bez schválení člověkem — obchodník návrh zkontroluje, upraví a teprve pak odešle. Proces zároveň hlídá další krok, takže nabídka nezůstane bez připomenutí.

• Pilot na jednom procesu: pevný rozsah jedna schránka, jedna evidence a jeden typ obchodního případu, například poptávky na pronájem techniky. Měří se dohodnuté procesní ukazatele, ne sliby obratu.
• Vlastní API klíče: AI platíte přímo u poskytovatele modelu, kterého si zvolíte, bez přirážky. Klíče jsou šifrované a kdykoli je můžete odebrat; jak je nastavit, popisuje nápověda k vlastním API klíčům.
• Data: ukládáme je na serverech v Německu (EU). Text nutný pro úkol zpracuje poskytovatel modelu přes vaše API. Jde o volání externího AI API, ne o uzavřený výpočet.

V interním pilotu proces za 7 dní zpracoval 35 poptávek, připravil 18 e-mailů, 24 nabídek a 15 akcí. Jak takový průběh vypadá krok za krokem, ukazuje ukázka procesu od poptávky po nabídku. Rozsah tarifů najdete v ceníku.