Cenová nabídka – vzor: 3 vyplněné ukázky pro službu, jednorázovou zakázku a opakovanou spolupráci

Tým BOTrento17. 10. 20268 min čtení

Co mají všechny tři vzory společné

Šest pravidel platí pro všechny tři ukázky. Když je dodržíte, většinou se vám nebudou vracet otázky typu „a co přesně je v ceně?“.

• Shrnutí zadání vlastními slovy. Klient uvidí, že jste mu porozuměli, a když něco nesedí, opraví vás dřív, než začnete počítat.
• Rozsah jako seznam, ne jako odstavec. Co v ceně je a co ne.
• Cena po položkách, vždy s „bez DPH“. Celková částka patří až na konec.
• Předpoklady. Za jakých podmínek cena platí (podklady, přístup, termín).
• Platnost nabídky. Konkrétní datum, ne „30 dní“.
• Jeden další krok. Co má klient udělat, aby se zakázka rozběhla.

Jednotlivé části podrobně rozebírá článek šablona cenové nabídky pro služby. Tady se díváme na to, jak stejná kostra vypadá ve třech různých situacích.

Vzor 1: cenová nabídka na službu (školení obchodního týmu)

Tenhle vzor se hodí pro B2B služby, kde klient kupuje hlavně odbornou práci: školení, konzultaci, audit nebo nastavení procesu. Klienta nejdřív zajímá, co z toho bude mít, a teprve potom, kolik hodin to zabere.

Cenová nabídka č. [číslo] – školení obchodního týmu
Pro: [název klienta], [jméno kontaktní osoby]
Datum: [datum] · Platnost do: [datum]

Co jste nám popsali: Každý člen vašeho obchodního týmu odpovídá na poptávky jinak rychle a v jiné kvalitě. Chcete, aby všichni postupovali stejně a používali jednotné šablony.

Co navrhujeme:
1. Úvodní rozhovor s vedoucím obchodu a projití vzorku poptávek – [cena] Kč bez DPH
2. Jednodenní školení u vás ve firmě, včetně cvičení na vašich skutečných poptávkách – [cena] Kč bez DPH
3. Sada šablon odpovědí a postup v jednom dokumentu – [cena] Kč bez DPH
4. Kontrolní schůzka online po měsíci – [cena] Kč bez DPH

Celkem: [cena] Kč bez DPH

V ceně není: doprava mimo [město], pronájem prostor, úpravy CRM.
Předpokládáme: že nám do týdne před školením pošlete ukázky poptávek (osobní údaje můžete začernit).

Další krok: Pokud vám návrh vyhovuje, odpovězte prosím na tento e-mail a vyberte jeden ze dvou termínů: [termín A] nebo [termín B].

Proč to funguje

• Nabídka začíná problémem klienta. Seznam činností přichází až potom.
• U každé položky je výstup, který si klient dokáže představit.
• Mezi dvěma termíny se klient rozhodne snáz než nad otevřenou otázkou „kdy by se vám to hodilo?“.

Vzor 2: cenová nabídka na jednorázovou zakázku (technika na firemní konferenci)

Tenhle vzor se hodí pro eventové a produkční firmy a pro pronájmy techniky. U jednorázové zakázky klient porovnává položky s konkurencí a hlídá termín, takže tabulka je přehlednější než text.

Cenová nabídka č. [číslo] – ozvučení a osvětlení konference
Akce: [název akce], [místo], [datum akce] · Platnost nabídky do: [datum]

Shrnutí zadání: Konference pro zhruba [počet] hostů v jednom sále, pódium s řečnickým pultem, 2 bezdrátové mikrofony, projekce prezentací, večerní program s DJ.

Předpoklady: přístup do sálu nejpozději 3 hodiny před začátkem, elektrická přípojka u pódia, parkování pro dodávku. Techniku pro vás zablokujeme až po potvrzení objednávky.
Storno podmínky: [vaše podmínky].

Další krok: Potvrďte prosím nabídku odpovědí do [datum] a napište, jestli chcete i videozáznam. Potom vám pošleme technický plán sálu ke kontrole.

Proč to funguje

• Volitelná položka stojí mimo celkovou částku. Klient vidí základní cenu a o rozšíření se rozhodne sám.
• Věta o tom, kdy je technika zablokovaná, předejde sporu, který u zakázek vázaných na termín bývá častý.
• Předpoklady chrání vaši kalkulaci. Když se podmínky změní, máte se o co opřít.

Další situace z oboru najdete na stránce pro eventové a produkční firmy.

Vzor 3: cenová nabídka na opakovanou spolupráci (měsíční správa webu)

U opakované spolupráce klient nekupuje jeden výsledek, ale jistotu, že se o něco bude pravidelně starat někdo jiný. Nabídka proto musí jasně říct, co měsíční rámec zahrnuje, co se účtuje navíc a jak se dá spolupráce změnit nebo ukončit.

Nabídka spolupráce č. [číslo] – měsíční správa webu
Pro: [název klienta] · Platnost nabídky do: [datum]

Co řešíte: Web aktualizujete nárazově, úpravy čekají a zálohy ani aktualizace systému nikdo nehlídá.

Měsíční rámec – [cena] Kč bez DPH měsíčně:
• aktualizace systému a doplňků, pravidelné zálohy
• kontrola funkčnosti formulářů
• drobné úpravy obsahu do [počet] hodin měsíčně
• krátký měsíční přehled, co jsme udělali

Nad rámec: práce navíc za [sazba] Kč bez DPH za hodinu, vždy až po tom, co odsouhlasíte odhad. Nevyčerpané hodiny se nepřevádějí.
Fakturace: vždy na začátku měsíce, splatnost [počet] dní.
Délka a ukončení: na dobu neurčitou, výpověď [lhůta]. Po prvních třech měsících rozsah společně zhodnotíme.

Další krok: Pokud souhlasíte, pošleme vám smlouvu a předávací checklist. Začít můžeme od [datum].

Proč to funguje

• Pravidlo pro práci navíc je napsané předem. Klienta faktura nepřekvapí a vy nemusíte nic vysvětlovat.
• Měsíční přehled ukazuje, že klient za paušál opravdu něco dostává. Když ho klient nevidí, paušál snáz vypoví.
• Domluvené zhodnocení po třech měsících je přirozená příležitost upravit rozsah nebo cenu.

Další typické situace najdete na stránce pro B2B služby.

Jak vzor převést do Wordu a co zkontrolovat před odesláním

1. Uložte si každý vzor jako samostatný soubor. Když z jednoho univerzálního dokumentu mažete části, které se nehodí, snadno uděláte chybu.
2. Zvýrazněte zástupné hodnoty. Hranaté závorky si obarvěte, abyste žádnou nepřehlédli.
3. Sjednoťte číslo nabídky s evidencí. Stejné číslo použijte v tabulce, v CRM (Raynet, Pipedrive) i na faktuře v Pohodě, Money S3 nebo Fakturoidu.
4. Pošlete PDF s krátkým průvodním e-mailem. Do e-mailu napište shrnutí a další krok, aby je klient viděl i bez otevření přílohy.
5. Hned si zapište datum follow-upu. Nejlépe den před koncem platnosti.

Kontrola před odesláním

• Je u všech částek „bez DPH“?
• Sedí součet položek s celkovou cenou?
• Je platnost uvedená jako konkrétní datum?
• Je jasné, co v ceně není?
• Je na konci jeden konkrétní další krok?

Delší kontrolní seznam najdete v článku cenová nabídka, která se nevrací s dotazy. Jak hlídat stav a platnost odeslaných nabídek, popisuje článek o evidenci cenových nabídek.

Jak s nabídkami pracuje BOTrento Chief of Staff

Vzor vyřeší, jak nabídka vypadá. Nevyřeší ale, že poptávka zapadne v poště, nabídka odejde pozdě nebo se před koncem platnosti nikdo neozve. Na tohle je BOTrento Chief of Staff, řízený proces pro poptávky a nabídky:

• Hlídá poptávky a nabídky v poště a v datech, která nahrajete. Seznam a další schránky se napojí přes IMAP, Gmail, Google Workspace a Microsoft 365 zatím přeposláním nebo importem. Data z CRM nebo tabulky nahrajete jako CSV nebo XLSX.
• Podle textu e-mailu připraví koncept odpovědi, nabídky nebo follow-upu ve 4 jazycích. Obsah příloh nečte.
• Zachytí sliby typu „pošlu nabídku do pátku“ a připomene je. Každý pracovní den ráno vám ukáže přehled Dnes 1+3 v aplikaci a e-mailem.
• Nic neodešle sám. Každý návrh schvaluje člověk. Termíny ani rezervace nepotvrzuje a nenahrazuje CRM ani účetnictví.
• AI je v ceně tarifu, vlastní API klíč nepotřebujete.

Jak vypadá celý postup, uvidíte v ukázce procesu, tarify jsou v ceníku. Nejlíp si ale proces vyzkoušíte na vlastních poptávkách: zkušební doba trvá 14 dní zdarma, bez platební karty a bez vlastního API klíče, a začíná až prvním úspěšným nahráním dat. Texty připomínek po odeslání nabídky najdete na stránce jak nezapomínat na follow-up nabídek.