Textové bloky pro cenové nabídky: jak si z minulých nabídek udělat knihovnu, která zůstane aktuální

Tým BOTrento13. 10. 20268 min čtení

Proč nestačí brát jako vzor starou nabídku

Stará nabídka v Gmailu, Outlooku nebo ve Wordu na sdíleném disku vypadá jako hotová šablona. Jenže obsahuje spoustu věcí, které do nové nabídky nepatří: jméno minulého klienta, slevu, kterou jste dali jen jemu, předpoklady k jiné akci nebo starší storno podmínky. A čím víc lidí v týmu nabídky píše, tím víc verzí stejného odstavce koluje.

Knihovna bloků to obrátí. Opakující se části mají jedno schválené znění a každá nabídka se skládá z ověřených dílů a jedné části psané na míru. Neznamená to, že budou všechny nabídky stejné. Shodný bude jen text, ve kterém si nemůžete dovolit chybu ani nejasnost: podmínky, platba, platnost.

Jak má nabídka vypadat jako celek, popisujeme v článku šablona cenové nabídky pro služby s textem ke zkopírování. Tady jde o to, jak si připravit stavební díly, ze kterých ji budete skládat.

Které bloky do knihovny patří

Většině malých firem, které nabízejí služby, akce nebo pronájem, stačí 10–15 bloků. Víc jich na začátku nedělejte, ve velké knihovně se nikdo nevyzná.

Bloky „Co není součástí“, „Předpoklady“ a „Další krok“ firmy vynechávají nejčastěji. Právě kvůli nim se nabídky vracejí s dotazy. Víc najdete v článku cenová nabídka, která se nevrací s dotazy.

Postup krok za krokem: od starých nabídek ke knihovně

1. Vyberte vzorek (majitel nebo vedoucí obchodu, na začátku týdne). Stáhněte si posledních pár desítek odeslaných nabídek. Vezměte vyhrané i prohrané a od každého, kdo nabídky píše, aspoň několik.
2. Rozstříhejte je na části (kdokoli z obchodu). Každý odstavec vložte do tabulky zvlášť a přiřaďte mu jednu z kategorií z tabulky výše. Části psané na míru (konkrétní položky, cenu) vynechte.
3. Porovnejte varianty (vedoucí obchodu). U každé kategorie dejte verze vedle sebe. Často zjistíte, že máte tři různé splatnosti nebo dvoje storno podmínky. Rozhodněte, která verze platí.
4. Zkontrolujte podmínky s tím, kdo je skutečně uplatňuje (účetní, vedoucí realizace). Splatnost a zálohy musí odpovídat tomu, jak fakturujete v Pohodě, Money S3 nebo Fakturoidu. Storno podmínky musí odpovídat obchodním podmínkám na webu. Pokud si nejste jistí právní stránkou, konzultujte znění s právníkem.
5. Přepište bloky do jednotného tvaru. Krátké věty, vykání, žádná jména klientů. Proměnné části dejte do hranatých závorek, například [datum akce] nebo [výše zálohy].
6. Pojmenujte a uložte. Jeden dokument nebo jedna složka, název bloku podle obsahu (např. „PLATBA – záloha a doplatek“). Ke každému bloku připište vlastníka a datum kontroly ve tvaru „kontrolováno [datum]“.
7. Vyzkoušejte knihovnu na příštích nabídkách (celý tým, další dva týdny). Kdo musel blok výrazně přepsat, poznamená si to. Z těchto poznámek vzniknou opravy nebo nová varianta.

Hotové bloky pak uložte do nástroje, ve kterém nabídky píšete: jako šablony v Gmailu nebo Outlooku, jako textové moduly ve Wordu nebo jako poznámky u produktů v Raynetu či Pipedrivu. Na nástroji tolik nezáleží. Důležité je, aby každý blok existoval jen v jedné platné verzi.

Ukázkové bloky ke zkopírování

Ukázka pochází z firmy, která pronajímá zvukovou a světelnou techniku a zajišťuje produkci firemních akcí. Proměnné jsou v hranatých závorkách.

Předpoklady

Nabídka počítá s tím, že na místě bude k dispozici [typ přípojky] do [vzdálenost] od pódia, příjezd pro dodávku až k místu vykládky a přístup do prostoru od [čas] v den akce. Pokud se některý z předpokladů změní, upravíme rozsah a cenu a pošleme vám je ke schválení dřív, než cokoli objednáme.

Platnost a rezervace

Nabídka platí do [datum]. Termín [datum akce] pro vás držíme až po vašem písemném potvrzení a úhradě zálohy. Do té doby ho nemůžeme garantovat.

Další krok

Pokud vám nabídka vyhovuje, stačí odpovědět na tento e-mail a napsat, kterou variantu volíte. Pošleme vám zálohovou fakturu a potvrzení termínu. Pokud se do [datum] neozvete, zavolám vám, abychom probrali případné úpravy.

Poslední blok vás rovnou zavazuje k follow-upu. Aby nezapadl, musíte si termín zapsat. Jak na to, popisuje odpověď jak u nabídek nezapomínat na follow-up. Jak vypadá práce s poptávkami a nabídkami v jednotlivých oborech, najdete na stránkách pro půjčovny a pronájmy techniky a pro eventové a produkční firmy.

Jak udržet knihovnu aktuální

Knihovna stárne nenápadně. Změníte splatnost nebo ceník dopravy a v blocích zůstane staré znění. Stačí ale tři pravidla:

• Každý blok má vlastníka. Platby a storno spravuje ten, kdo má na starosti fakturaci, rozsah a předpoklady vedoucí realizace, úvod a další krok obchod.
• Změna ve firmě = změna v knihovně týž den. Když se změní obchodní podmínky, ceník nebo postup, vlastník blok opraví a do týmového kanálu napíše, co se změnilo.
• Čtvrtletní kontrola. Jednou za čtvrt roku projděte bloky se starým datem kontroly. Bloky, které nikdo nepoužívá, smažte. Ty, které každý přepisuje, napište znovu.

Pomůže i krátký seznam toho, co do bloků nepatří: konkrétní ceny (ty patří do položek a ceníku), slevy pro jednotlivé klienty, sliby termínů a superlativy. Jak psát nabídky rychleji a přitom mít ceny pod kontrolou, najdete v článku jak zrychlit tvorbu cenových nabídek.

Jak to řeší BOTrento a jak by to u vás vypadalo během zkušební doby

Knihovna bloků určuje, co v nabídce stojí. Pořád ale zbývá druhá polovina: aby nabídka vznikla včas, žádná poptávka v poště nezapadla a slíbené „ozvu se do pátku“ se opravdu stalo. K tomu slouží BOTrento Chief of Staff, řízený proces pro poptávky, nabídky a další obchodní kroky.

Během zkušební doby 14 dní zdarma by to vypadalo takto:

1. Nahrajete data. Schránku na Seznamu nebo jinou připojíte přes IMAP. Z Gmailu, Google Workspace nebo Microsoft 365 zatím poštu přeposíláte nebo importujete. Přehled nabídek z Raynetu, Pipedrivu nebo z tabulky nahrajete jako CSV nebo XLSX. Zkušební doba začíná až prvním úspěšným nahráním dat a do 24 hodin v pracovní dny se vám ozve náš člověk, který vám s napojením pomůže.
2. Každý pracovní den ráno uvidíte přehled Dnes 1+3 v aplikaci a e-mailem: na co odpovědět jako první a které tři další věci nesnesou odklad. U schránky připojené přes IMAP dostanete na začátku i report „Ztracené peníze“ s poptávkami a nabídkami, které zapadly.
3. Schvalujete koncepty. BOTrento připraví koncept odpovědi, nabídky nebo follow-upu v češtině, angličtině, němčině nebo francouzštině. Vy ho porovnáte se svými bloky, upravíte a odešlete sami. Bez schválení člověkem se nic neodešle a BOTrento nepotvrzuje termíny ani rezervace.

Je dobré vědět i to, co BOTrento nedělá: nečte obsah příloh (vychází z textu e-mailů), nenahrazuje CRM ani účetnictví a nenačítá kalendář. AI je v ceně tarifu. Jak proces vypadá v praxi, uvidíte v ukázce procesu, tarify najdete v ceníku. Pokud chcete vidět, jak by to fungovalo na vašich datech, vyzkoušejte si BOTrento 14 dní zdarma, bez platební karty a bez vlastního API klíče.