Evidence cenových nabídek v malé firmě: stavy, platnost a další kroky, aby žádná nezapadla

Tým BOTrento12. 10. 20268 min čtení

Kde se nabídky po odeslání ztrácejí

Když se v malé firmě nabídka „ztratí“, většinou za tím není lenost. Chybí jedno místo, kde jsou všechny nabídky vidět, a člověk, který za každou z nich odpovídá. Nejčastěji to vypadá takhle:

• Nabídka je jen v odeslané poště obchodníka. Kolega ani majitel o ní neví, dokud se klient sám neozve.
• Platnost je jen v PDF. Datum „platí do“ nikdo nikam nepřepsal, takže ho nic nepohlídá.
• Slib zazněl po telefonu. Věta „pošlu upravenou variantu do čtvrtka“ nemá žádnou stopu v poště ani v tabulce.
• Revize se kříží. Klient má verzi 2, interně se počítá s verzí 3 a nikdo neví, která platí.
• Někdo je na dovolené. Otevřené nabídky čekají, dokud se obchodník nevrátí.

Na všechno z toho stačí jednoduchá evidence s pravidly, která se opravdu dodržují.

Co musí evidence nabídek obsahovat

Nepotřebujete desítky sloupců. Stačí devět povinných. Všechno ostatní je bonus, který se v praxi stejně přestane vyplňovat.

U eventů a pronájmů přidejte ještě sloupec termín realizace. Nabídka na akci za dva měsíce má jinou naléhavost než pronájem na příští víkend. U ztracených nabídek se vyplatí krátký důvod prohry: cena, termín, ticho nebo jiný dodavatel.

Stavy nabídky: stačí šest

Stavy musí být pevně dané (v Excelu nebo Google tabulce jako rozbalovací seznam). Volný text typu „asi jo“ nebo „čeká se“ evidenci rychle rozbije.

1. Rozpracovaná: poptávka je přijatá a nabídka se připravuje.
2. Odeslaná: klient ji má, ale zatím nereagoval.
3. V jednání: klient se ozval, řeší se úpravy nebo revize.
4. Přijatá: máte potvrzení a nabídka jde do realizace a fakturace.
5. Ztracená: klient odmítl nebo vybral jiného dodavatele. Vždy doplňte důvod.
6. Propadlá: platnost vypršela a klient se neozval.

Tři pravidla, která drží evidenci naživu

• Každá otevřená nabídka má datum dalšího kroku. Stavy „Odeslaná“ a „V jednání“ bez data jsou přesně ty, které zapadnou.
• Revize má vlastní číslo verze. Starou verzi označte jako nahrazenou, aby bylo jasné, co klient právě posuzuje.
• Propadlá není totéž co ztracená. Propadlou nabídku můžete s klientem ještě oživit, ztracená je uzavřená.

Postup: evidence za jedno odpoledne a rutina na každý týden

Zavedení krok za krokem

1. Projděte odeslanou poštu všech, kdo posílají nabídky, a sepište otevřené nabídky aspoň za poslední dva až tři měsíce.
2. Založte jednu sdílenou tabulku se sloupci výše. Jedna tabulka pro celou firmu, ne jedna na každého obchodníka.
3. Ke každé nabídce doplňte stav, platnost a další krok. Kde nevíte, napište „ověřit“ a dejte datum na zítra.
4. Určete vlastníka u každého řádku a jednoho člověka, který hlídá celou tabulku.
5. Domluvte pravidlo zápisu: nová nabídka se zapíše ve chvíli odeslání, ne „někdy na konci týdne“.

Rutina dvakrát týdně (zhruba čtvrt hodiny)

• Seřaďte tabulku podle data dalšího kroku a vyřiďte vše, co je dnes nebo po termínu.
• Projděte nabídky, kterým do pár dní končí platnost, a rozhodněte: připomenout, prodloužit, nebo uzavřít.
• Nabídky po platnosti bez reakce převeďte na „Propadlá“.
• Zkontrolujte řádky bez vlastníka nebo bez data a doplňte je.

Kdy a kolikrát se klientovi připomenout, rozebíráme v odpovědi co je follow-up a jak na něj u nabídek nezapomínat. Tady najdete jen šablonu pro jednu konkrétní situaci, která se v evidenci objevuje nejčastěji: blíží se konec platnosti.

Šablona e-mailu před koncem platnosti

Předmět: Nabídka [číslo] – platnost do [datum]

Dobrý den, [jméno],

krátce připomínám nabídku na [předmět] ze dne [datum odeslání]. Ceny a dostupnost v ní držíme do [datum platnosti].

Pokud potřebujete něco upravit (rozsah, termín nebo variantu), stačí odepsat a do [den] vám pošlu revizi. Pokud se projekt posunul, dejte mi prosím vědět. Nabídku rád prodloužím, případně ji uzavřu, abych vás zbytečně neobtěžoval.

S pozdravem
[podpis]

Číslo a platnost nabídky pište i do textu průvodního e-mailu, ne jen do PDF. Klient je díky tomu najde rychleji a vy si je snadno dohledáte v poště.

Excel, CRM, nebo program na nabídky?

Neexistuje jedno správné řešení. Rozhoduje hlavně to, kde vzniká spouštěč další práce. V malé firmě je to skoro vždy e-mail.

Ve všech třech případech platí totéž: nástroj ukáže jen to, co do něj někdo zapsal. Pokud vás zdržuje i samotná příprava nabídek, mrkněte na článek jak zrychlit tvorbu cenových nabídek bez ztráty kontroly nad cenou. U půjčoven a pronájmů se k platnosti přidává i dostupnost techniky. Ta má vlastní postup, který popisujeme v článku o poptávkách a dostupnosti u pronájmu techniky.

Jak evidenci nabídek řeší BOTrento

BOTrento Chief of Staff nepřidává další tabulku, kterou byste museli vyplňovat. Je to řízený proces nad poštou a daty, která už máte.

• Hlídá poptávky a nabídky v poště a v nahraných datech. Schránky na Seznamu a další se napojují přes IMAP. Gmail, Google Workspace a Microsoft 365 zatím přeposláním nebo importem. Stávající tabulku nebo export z CRM nahrajete jako CSV nebo XLSX.
• Každý pracovní den ráno ukáže přehled Dnes 1+3 v aplikaci a e-mailem: co je dnes nejdůležitější a co následuje.
• Zachytí sliby typu „ozvu se do pátku“ a připomene je dřív, než termín uteče.
• Připraví koncepty follow-upů a odpovědí ve čtyřech jazycích. Nic se neodešle bez schválení člověkem, odesíláte vždy vy.
• Na začátku zkušební doby připraví report „Ztracené peníze“, tedy zpětný pohled na nabídky, které zapadly. Zpětně to jde jen u schránky napojené přes IMAP.

Co je dobré vědět předem: BOTrento nenahrazuje CRM ani účetnictví a nečte obsah příloh. Vychází z textu e-mailu, takže číslo a platnost nabídky v těle zprávy pomáhají i jemu. AI je v ceně tarifu s měsíčním limitem spotřeby a bez automatických doplatků, podrobnosti najdete v ceníku. Data ukládáme na serverech v EU. Jak to celé vypadá z pohledu GDPR, shrnuje kontrolní seznam k AI asistentovi a GDPR.

Jak proces vypadá v praxi, uvidíte v ukázce procesu. Pro konkrétní obory máme samostatné stránky, například pro eventové a produkční firmy nebo B2B služby. Nejrychleji ale zjistíte, jestli vám to sedí, když si BOTrento 14 dní zdarma vyzkoušíte na vlastních datech. Nepotřebujete platební kartu ani vlastní API klíč a 14 dní se začne počítat až od prvního úspěšného nahrání dat.