Ceník nebo cenová nabídka: co poslat na jakou poptávku (ceník vzor a šablony e-mailu)

Tým BOTrento26. 10. 20266 min čtení

Co je ceník a co cenová nabídka

Ceník je přehled cen standardizovaných položek nebo služeb. Platí pro každého stejně, je k dispozici předem a nemusíte ho pro každého klienta přepočítávat. Typicky jde o hodinovou sazbu, cenu za běžný servisní úkon, denní sazbu za pronájem položky nebo balíčky služeb.

Cenová nabídka vzniká jako reakce na konkrétní poptávku. Obsahuje rozsah, cenu, termín, podmínky a dobu platnosti. Je to základ pro objednávku, takže se na ni klient i vy můžete později odvolat.

Jak poznat, co poslat: rozhodovací postup

Použijte pět otázek. Stačí je projít u každé nové poptávky, zabere to chvíli.

1. Je rozsah jasný a standardní? Pokud ano, stačí ceník nebo jeho relevantní část.
2. Závisí cena na termínu, množství nebo místě? Pokud ano, připravte nabídku.
3. Chce klient jen orientaci, nebo rozhodnutí? Orientace = ceník s upozorněním. Rozhodnutí = nabídka.
4. Máte všechny podklady? Pokud ne, nejdřív se doptejte. Jak na poptávku bez rozpočtu, popisuje samostatný článek s šablonami.
5. Je to opakovaný typ poptávky? Pokud se stejná otázka vrací, přidejte ji do ceníku nebo si připravte šablonu nabídky.

Praktické pravidlo: pokud byste v ceníku museli napsat „cena dle dohody“ nebo „od“, většinou už jde o případ pro nabídku.

Tři příklady: co poslat v běžných situacích

Pronájem techniky na jeden den

Klient se ptá na cenu pronájmu běžného projektoru na jeden den v místě vaší provozovny. Rozsah je jasný, cena je v ceníku jako denní sazba. Pošlete ceník a jednu větu s konkrétní položkou.

Firemní akce s technikou a obsluhou

Klient poptává techniku pro akci, ale zatím neví počet hostů ani místo. Tady ceník nestačí. Pošlete ho jen jako orientaci, doptejte se na chybějící údaje a slibte nabídku k určitému dni.

Opakovaná B2B služba

Stálý zákazník chce další dávku téže služby. Pokud se rozsah nemění, často stačí odkaz na aktuální ceník a potvrzení termínu. Změní-li se rozsah, připravte krátkou nabídku s odlišnostmi.

Společné je, že ptáte-li se sami sebe, na čem cena závisí, odpověď vám řekne, který dokument poslat.

Vzor ceníku: jak ho sestavit

Dobrý ceník se vejde na jednu stránku a nenutí klienta hádat. Držte se této osnovy:

• Název položky nebo balíčku – srozumitelně, ne interním kódem.
• Co je v ceně – jednou větou.
• Jednotka – hodina, den, kus, akce.
• Cena v Kč bez DPH – vždy uveďte, zda je bez DPH.
• Co se účtuje zvlášť – doprava, expres, víkendy, ubytování.
• Platnost ceníku – datum, např. „platí od 1. 1. 2027“.
• Poznámka o nabídce – „Pro nestandardní rozsah připravíme nabídku na míru.“

Jednoduchý vzor řádku, který si upravíte podle svého oboru:

Poslední řádek osnovy je důležitý: ceník neslibuje řešení na míru, ale ukazuje cestu k nabídce. Jak má nabídka vypadat, viz design cenové nabídky.

Tři šablony e-mailu ke zkopírování

Šablona 1: klient chce standardní službu, stačí ceník

Dobrý den, paní/pane [příjmení],

děkujeme za zprávu. Služba, o kterou se zajímáte, má pevnou cenu, kterou posílám v příloze (ceník platný od [datum], ceny jsou v Kč bez DPH). Pro Váš případ by to byla položka [název], tedy [cena] Kč bez DPH za [jednotka].

Pokud potřebujete rozsah upravit, dejte mi vědět a připravím Vám nabídku na míru. Pokud ne, stačí potvrdit termín [termín] a navrhnu další postup.

S pozdravem
[jméno, kontakt]

Šablona 2: poptávka je nestandardní, ceník jen jako orientace

Dobrý den, paní/pane [příjmení],

děkujeme za poptávku. V příloze posílám ceník, který ukazuje naše běžné sazby (Kč bez DPH). Váš požadavek se ale liší v [termín / množství / místo], proto bych rád připravil přesnou nabídku.

K tomu potřebuji ještě: 1) [údaj], 2) [údaj]. Nabídku Vám pošlu do [datum]. Pokud je termín pevný, napište mi to prosím hned.

S pozdravem
[jméno, kontakt]

Šablona 3: po ceníku se klient neozývá

Dobrý den, paní/pane [příjmení],

před [počet] dny jsem Vám posílal ceník k [služba]. Chtěl jsem se zeptat, zda Vám údaje stačí, nebo mám připravit konkrétní nabídku pro Váš termín [termín].

Pokud mi do [datum] napíšete rozsah, nabídku připravím obratem.

S pozdravem
[jméno, kontakt]

Strukturu průvodního e-mailu k nabídce rozebírá samostatný článek.

Časté chyby při volbě mezi ceníkem a nabídkou

• Ceník místo nabídky u složité poptávky. Klient si vezme cenu, která se na něj nevztahuje, a pak je zklamaný.
• Nabídka na každou drobnost. Zdržuje obě strany, i když by stačila jedna řádka z ceníku.
• Zastaralý ceník. Pošlete ho a pak ho musíte vysvětlovat. Mějte jednu aktuální verzi a datum platnosti.
• Chybí další krok. Po ceníku ani po nabídce klientovi neřeknete, co má udělat. Pomůže hlídání follow-upu u nabídek.
• Pomalá odpověď. I správně zvolený dokument ztratí hodnotu, pokud přijde za několik dní. Postup najdete v pěti krocích ke zrychlení odpovědí.

Jak to řeší BOTrento

BOTrento Chief of Staff je řízený proces pro poptávky a nabídky. Hlídá poptávky v poště a v nahraných datech a každý pracovní den ráno ukáže přehled Dnes 1+3. U každé poptávky připraví koncept odpovědi nebo nabídky, třeba i ve 4 jazycích. Vy rozhodnete, zda stačí ceník, nebo má jít nabídka na míru.

Nic se neodešle bez schválení člověkem. BOTrento samo nic neodesílá, návrhy e-mailů a nabídek vždy schvaluje váš člověk. Zachytí také sliby typu „pošlu nabídku do pátku“ a připomene je. Podrobněji se podívejte na ukázku procesu.

AI je v ceně tarifu s měsíčním limitem spotřeby, podrobnosti jsou v ceníku BOTrento. Vlastní API klíč je volitelný, viz nápověda k API klíčům. Zkušební doba trvá 14 dní zdarma, bez karty a bez vlastního API klíče, a začíná prvním nahráním dat. Pro firmy s ručními nabídkami je to vhodné například v oborech pronájmů techniky nebo eventů a produkce.