Průvodní e-mail k cenové nabídce: struktura a šablona, která vede k dalšímu kroku

Tým BOTrento11. 10. 20267 min čtení

Co má průvodní e-mail udělat a co od něj nečekat

Průvodní e-mail nenahrazuje samotnou nabídku. Neopisujte do něj položky, podmínky ani technické detaily. Jeho úkol je užší a praktičtější:

• Připomenout souvislost. Klient obvykle jedná s více dodavateli najednou. Napište, na jakou poptávku odpovídáte a co jste si domluvili.
• Shrnout podstatu. Rozsah, celkovou cenu nebo cenové rozpětí a platnost, ideálně na pár řádcích.
• Upozornit na rozhodnutí. Pokud nabídka obsahuje varianty nebo předpoklad, který musí klient potvrdit, napište to do e-mailu, ne až na třetí stranu PDF.
• Navrhnout další krok s termínem. Jeden konkrétní krok, ne „ozvěte se, kdyby něco“.

Když je jasně postavená i samotná nabídka (rozsah, předpoklady, platnost), e-mail se píše mnohem snáz. Strukturu nabídky a checklist k ní najdete v článku Cenová nabídka, která se nevrací s dotazy.

Struktura e-mailu v pěti blocích

1. Oslovení a souvislost

Jedna věta, která navazuje na poslední kontakt: „Děkuji za včerejší telefonát k listopadovému firemnímu večeru.“ Klient hned ví, o co jde, a e-mail si spojí s konkrétní akcí.

2. Shrnutí nabídky

Tři až čtyři odrážky: co je v rozsahu, celková cena (s uvedením, zda je bez DPH, nebo s DPH), platnost nabídky a termín plnění. Pokud nabízíte varianty, napište je vedle sebe jedním řádkem a jednu z nich doporučte.

3. Co je potřeba potvrdit

Sem patří předpoklady, na kterých cena stojí: počet hostů, přístup na místo, doba montáže, kauce u pronájmu techniky. Stačí jedna nebo dvě věty, které zabrání pozdějšímu „to jsme takhle nemysleli“.

4. Výzva a termín

Nejdůležitější část. Napište jeden krok, který po klientovi chcete, a dejte k němu datum: potvrzení e-mailem, krátký hovor nebo rezervaci termínu. Pokud je důvod termínu reálný (blokace techniky, dostupnost prostor), uveďte ho. Vymyšlená naléhavost poškodí důvěru víc, než pomůže.

5. Kdy se ozvete vy

Poslední věta řekne, co uděláte, když odpověď nepřijde: „Pokud se do čtvrtka nestihnete rozhodnout, zavolám v pátek dopoledne.“ Follow-up tím máte domluvený, takže pak nepůsobí jako nečekané naléhání. Jak na něj navázat, popisuje článek Jak se zeptat na cenovou nabídku po odeslání.

Šablona průvodního e-mailu k nabídce

Šablona počítá s nabídkou v příloze nebo na odkazu. Hranaté závorky nahraďte vlastními údaji, a co se k případu nehodí, vynechte.

Předmět: Nabídka – [název akce / zakázky], [datum] – platnost do [datum]

Dobrý den, paní [příjmení],

děkuji za [telefonát / schůzku / poptávku] k [název akce]. Posílám nabídku podle toho, co jsme si domluvili.

Ve zkratce:
– Rozsah: [hlavní položky jednou větou]
– Cena celkem: [částka] bez DPH
– Termín: [datum a místo plnění]
– Platnost nabídky: do [datum]

Připravil jsem dvě varianty: [varianta A] a [varianta B]. Pro vaši akci doporučuji [variantu], protože [jeden konkrétní důvod].

Prosím o potvrzení: cena počítá s [předpoklad, např. přístupem na místo od začátku odpoledne]. Pokud to neplatí, dejte mi vědět a nabídku upravím.

Další krok: pokud vám nabídka vyhovuje, stačí odpovědět „potvrzuji variantu [X]“ do [datum]. [Termín / techniku] pro vás do té doby držím, potom ho nemohu garantovat.

Pokud se do [datum] nestihnete rozhodnout, ozvu se vám [den] dopoledne a doladíme, co bude potřeba.

S pozdravem
[jméno, telefon]

Varianta pro pronájem techniky

U pronájmů nahraďte blok o předpokladech tím, co klienta nejčastěji překvapí: termín vyzvednutí a vrácení, kauce, doprava a obsluha. Výzvu formulujte jako rezervaci: „Pro závaznou rezervaci stačí potvrdit termín odpovědí na tento e-mail.“

Varianta pro opakovaného klienta

Blok se souvislostí zkraťte na jednu větu a ve shrnutí zmiňte jen změny oproti minulé zakázce. Pokud klient nabídku čte jen kvůli rozdílům, ušetříte mu čas.

Předmět, příloha a čas odeslání

Předmět má obsahovat slovo „nabídka“, název akce nebo zakázky a ideálně datum platnosti. Klient pak e-mail najde i po dvou týdnech, kdy bude porovnávat dodavatele. Vyhněte se obecným předmětům typu „Podklady“ nebo „Re: Re: dotaz“.

Přílohu pojmenujte stejně srozumitelně: „Nabidka_firemni-vecer_listopad.pdf“, ne „scan_0034.pdf“. Pokud posíláte novou verzi nabídky, uveďte to v předmětu i v názvu souboru a v e-mailu jednou větou napište, co se změnilo.

Čas odeslání volte podle domluvy. Pokud jste klientovi slíbili nabídku do středy, pošlete ji ve středu, i kdyby nebyla úplně dokonalá. V e-mailu můžete napsat, co ještě doplníte. Dodržený slib je pro klienta často první ukázkou toho, jak bude spolupráce s vámi vypadat.

Checklist před odesláním

1. Odpovídá oslovení a souvislost konkrétnímu klientovi a poptávce?
2. Je v e-mailu celková cena a je jasné, zda je uvedena bez DPH, nebo s DPH?
3. Je uvedena platnost nabídky a termín plnění?
4. Jsou vypsané předpoklady, které musí klient potvrdit?
5. Je v e-mailu právě jedna výzva k dalšímu kroku s datem?
6. Je napsáno, kdy se ozvete vy, pokud odpověď nepřijde?
7. Sedí název přílohy, verze a čísla v e-mailu s nabídkou?
8. Máte termín follow-upu v kalendáři nebo v evidenci případů?

Poslední bod se v praxi vynechává nejčastěji. Pokud follow-up nikam nezapíšete, e-mail s dalším krokem sice odejde, ale nikdo ho nedotáhne. Hotové texty pro připomenutí najdete v článku Follow-up e-mail po nabídce: 3 šablony.

Jak průvodní e-maily a další kroky řeší BOTrento

Šablona pomůže, ale u desítek poptávek měsíčně je problém jinde: kdo e-mail připraví, kdo zkontroluje čísla a kdo pohlídá domluvený termín. BOTrento Chief of Staff to řeší jako řízený proces nad vaší poštou nebo importovanými daty:

• U každého obchodního případu připraví návrh průvodního e-mailu podle struktury výše, tedy se shrnutím, předpoklady, výzvou a termínem.
• Nic se neodešle bez schválení člověkem. Návrh e-mailu i nabídky zkontroluje a odešle někdo z vašeho týmu.
• Domluvený termín se propíše do dalšího kroku, takže follow-up nezůstane jen v textu e-mailu.

Jak takový proces vypadá od poptávky po další krok, ukazuje ukázka procesu. AI je v ceně tarifu s měsíčním limitem spotřeby. Než se limit vyčerpá, dostanete upozornění. Po jeho vyčerpání se nová práce zastaví, dokud nezačne další měsíc nebo dokud neodsouhlasíte navýšení. Žádný automatický doplatek není. Pokud chcete, můžete zadat vlastní API klíč a spotřebu platit přímo poskytovateli modelu. Postup popisuje nápověda k vlastním API klíčům. Data ukládáme na serverech v EU (Německo). Jazykový model zpracovává jen texty nutné pro daný úkol, a to přes API komerčního poskytovatele.

Na vlastních procesech jsme to ověřili v interním pilotu: za 7 dní prošlo procesem 35 poptávek, 18 e-mailů, 24 nabídek a 15 akcí. Výsledky na vašich datech vám předem slíbit nemůžeme. Proto nabízíme zkušební dobu 14 dní zdarma, bez platební karty a bez vlastního API klíče. Začíná až prvním úspěšným nahráním dat. Přehled tarifů najdete v ceníku.