Poptávka bez rozpočtu: jak odpovědět na „kolik to bude stát“ (4 šablony e-mailu)

Tým BOTrento13. 10. 20267 min čtení

Když se klient ptá jen „kolik to bude stát“ a rozpočet neuvede, pošlete mu orientační cenu ve dvou nebo třech variantách a přidejte jednu konkrétní otázku, ze které jeho rozpočet nepřímo vyčtete. Bez ceny odpovídejte jen tehdy, když ji bez prohlídky, hovoru nebo technických podkladů opravdu nejde odhadnout. I tehdy klientovi napište, na čem cena závisí a kdy ji dostane.

Níže najdete pravidlo pro rozhodnutí, čtyři šablony e-mailu ke zkopírování a kontrolní seznam před odesláním.

Proč klient rozpočet neřekne a co tím obvykle myslí

Většina klientů rozpočet netají naschvál. Obvykle je za tím jeden z těchto důvodů:

Nemají představu o ceně. Takovou službu poptávají poprvé.
Bojí se, že se nabídka přizpůsobí jejich částce. Kdyby řekli číslo, nabídka se k němu „dotáhne“.
Porovnávají víc dodavatelů. Chtějí nabídky srovnat bez napovídání.
Rozpočet ještě není schválený. Číslo teprve potřebují pro vedení.

Přímá otázka „Jaký máte rozpočet?“ proto často skončí vyhýbavou odpovědí. Spíš uspějete, když klientovi dáte orientační rozpětí a necháte ho vybrat. Pokud vám odpovědi na poptávky obecně trvají dlouho, začněte u postupu jak zrychlit odpovědi na poptávky. Tady řešíme jen práci s cenou.

Rozpětí, otázka, nebo zatím bez ceny: jak se rozhodnout

Situace	Co poslat	Šablona
Zakázka je podobná těm, které běžně děláte, chybí jen detaily	Orientační rozpětí ve 2–3 variantách	1
Rozsah se může hodně lišit (malá firemní akce, nebo festival; víkendový, nebo měsíční pronájem)	Dvě volby a slušný dotaz na strop rozpočtu	2
Cena závisí na místě, technickém stavu nebo prohlídce	Zatím bez čísla: co cenu ovlivní a jaký je další krok	3
Klient chce hned „jedno číslo“, třeba pro vedení	Cena „od“ s jasně napsaným předpokladem	4

Kdy cenu opravdu nesdělovat

Když by číslo bylo jen tip a pravděpodobně by se výrazně měnilo. Klient si zapamatuje to první.
Když o ceně rozhoduje technická realita: přístup na místo, přípojka elektřiny, stav vozu nebo nemovitosti.
Když poptávka vypadá spíš jako průzkum ceníku. Stačí cena „od“ a pozvánka k dalšímu kroku.

Ani tehdy ale neodpovídejte jen „ozveme se“. Vždy napište, co potřebujete vědět a do kdy pošlete cenu.

4 šablony e-mailu ke zkopírování

Šablona 1: orientační rozpětí ve variantách

Kdy ji použít: zakázka je pro vás běžná a rozsah zhruba odhadnete.

Předmět: Orientační cena – [název akce / zakázky]

Dobrý den, [oslovení],

děkujeme za poptávku [stručně co]. Abyste měl(a) představu hned, posílám orientační ceny podle toho, co podobné zakázky u nás obvykle obnášejí:

• Základ – [co obsahuje]: [od X do Y Kč bez DPH]
• Standard – [co obsahuje]: [od X do Y Kč bez DPH]
• Komplet – [co obsahuje]: [od X do Y Kč bez DPH]

Rozdíl mezi spodní a horní hranicí dělá hlavně [2–3 faktory, např. počet hostů, délka akce, doprava].

Napište mi prosím, která varianta je nejblíž vaší představě, a [jedna konkrétní otázka]. Přesnou nabídku vám pošlu do [den].

S pozdravem
[jméno, telefon]

Na co nezapomenout: „bez DPH“ u každé částky, obsah každé varianty a termín přesné nabídky, který pak dodržíte.

Šablona 2: dotaz na rozpočet přes volbu

Kdy ji použít: rozsah se může lišit tolik, že by rozpětí nedávalo smysl.

Předmět: K vaší poptávce – [název] – dvě rychlé otázky

Dobrý den, [oslovení],

děkujeme za poptávku. [Typ zakázky] se dá připravit v hodně různých úrovních, od [skromnější verze] po [plnou verzi]. Aby nabídka odpovídala tomu, co potřebujete, prosím o dvě informace:

1. Je vám bližší spíš [varianta A], nebo [varianta B]?
2. Máte už vyčleněnou částku nebo strop, do kterého se musíme vejít? Stačí orientačně.

Pokud rozpočet zatím nemáte, nevadí. Pošlu vám dvě varianty s cenou a vyberete si.

S pozdravem
[jméno, telefon]

Na co nezapomenout: vysvětlete, proč se na rozpočet ptáte, a nechte klientovi možnost odpovědět i bez něj.

Šablona 3: cena zatím ne, ale s jasným dalším krokem

Kdy ji použít: cena závisí na prohlídce, technických podkladech nebo místě.

Předmět: [Název zakázky] – co potřebujeme k přesné ceně

Dobrý den, [oslovení],

děkujeme za poptávku [co]. Upřímně: bez [prohlídky místa / technických podkladů] bych vám poslal(a) číslo, které by se později mohlo výrazně změnit, a to nechci. Cena se u nás odvíjí hlavně od [faktor 1], [faktor 2] a [faktor 3].

Navrhuji [krátký hovor / prohlídku]. Hodí se vám [termín 1], nebo [termín 2]? Případně mi pošlete [fotky / plánek / technické požadavky] a nabídku připravím do [den].

S pozdravem
[jméno, telefon]

Na co nezapomenout: dva konkrétní termíny a možnost obejít se bez schůzky. Jinak e-mail vyzní jako odklad.

Šablona 4: klient chce jedno číslo hned

Kdy ji použít: klient výslovně potřebuje částku, například pro vedení.

Předmět: Cena od – [název zakázky]

Dobrý den, [oslovení],

rozumím, že potřebujete číslo hned. Při [předpoklad: rozsah, počet, délka] počítejte s cenou od [X Kč bez DPH]. Zahrnuje [co je v ceně], nezahrnuje [co v ceně není].

Pokud se [předpoklad] změní, upraví se i cena, nejčastěji podle [faktor]. Když mi potvrdíte [1–2 údaje], pošlu vám závaznou nabídku do [den].

S pozdravem
[jméno, telefon]

Na co nezapomenout: předpoklad a to, co v ceně není. Jinak se z ceny „od“ snadno stane očekávaná konečná cena.

Pokud klient na rozpětí odpoví, že je to drahé, pokračujte podle článku odpověď na „je to drahé“ bez slevy. Další situace po přijetí poptávky pokrývá 5 šablon odpovědi na poptávku.

Kontrolní seznam před odesláním orientační ceny

U každé částky je „bez DPH“.
U každé varianty je napsané, co je v ceně a co ne.
Uvádíte dva nebo tři faktory, které cenu nejvíc ovlivňují.
E-mail končí jednou otázkou nebo volbou, ne pěti najednou.
Je tam termín přesné nabídky a máte ho poznamenaný.
Rozpětí odpovídá tomu, co skutečně fakturujete. Zkontrolujte poslední podobné zakázky v tabulce, Pohodě, Money S3 nebo Fakturoidu.
Orientační cenu máte zapsanou u případu (v Raynetu, Pipedrivu nebo tabulce), aby kolega neposlal jiné číslo.
Máte naplánovaný follow-up pro případ, že klient neodpoví. Pomůžou tři šablony follow-upu po nabídce.

Jak tuto situaci řeší BOTrento během zkušební doby

BOTrento Chief of Staff je řízený proces pro poptávky a nabídky. Nic neodesílá sám: připraví koncept, vy ho upravíte a schválíte. Poptávka „kolik by to stálo“ bez rozpočtu by během 14 dní zdarma prošla takto:

Nahrajete data. Seznam a další schránky napojíte přes IMAP, Gmail, Google Workspace a Microsoft 365 zatím přeposíláním nebo importem. Minulé nabídky z CRM nebo tabulky nahrajete jako CSV/XLSX. Do 24 hodin v pracovní dny se ozve náš člověk a s napojením pomůže. Zkušební doba začíná až prvním úspěšným nahráním dat.
Ráno uvidíte přehled. V přehledu Dnes 1+3 (v aplikaci i e-mailem) najdete poptávku, na kterou zatím nikdo neodpověděl.
Dostanete koncept odpovědi. Třeba s variantami a otázkou jako v šabloně 1 nebo 2. Částky zkontrolujete nebo doplníte vy. BOTrento vychází z textu e-mailů, obsah příloh nečte.
Schválíte a odešlete. Slib „přesnou nabídku pošlu do čtvrtka“ si BOTrento zapamatuje a včas připomene.
Navrhne follow-up. Pokud klient neodpoví, objeví se v ranním přehledu návrh follow-upu, opět ke schválení.

Na začátku zkušební doby dostanete report „Ztracené peníze“ s poptávkami bez odpovědi (zpětně jen pro schránku napojenou přes IMAP). AI je v ceně tarifu, vlastní API klíč nepotřebujete a koncepty vznikají ve 4 jazycích. Průběh si prohlédněte v ukázce procesu, tarify v ceníku a oborové detaily na stránkách pro eventové a produkční firmy a pronájmy techniky. Nejrychleji to ověříte na vlastní poště: vyzkoušejte BOTrento 14 dní zdarma bez karty.

Časté otázky

Mám v odpovědi na poptávku uvádět cenu, když klient neřekl rozpočet?

Většinou ano, jako orientační rozpětí ve dvou nebo třech variantách s vysvětlením, co cenu ovlivňuje. Bez čísla odpovídejte jen tam, kde cena závisí na prohlídce nebo podkladech, a napište konkrétní další krok.

Jak se klienta slušně zeptat na rozpočet?

Vysvětlete, že chcete, aby nabídka odpovídala jeho potřebám. Ptejte se na strop nebo orientační částku a dejte mu možnost odpovědět, i když rozpočet zatím nemá.

Je orientační cena v e-mailu závazná?

V e-mailu by mělo být jasně napsané, že jde o orientační cenu a z jakých předpokladů vychází. Za závaznou se obvykle považuje až nabídka s konkrétním rozsahem; u sporných případů se poraďte s právníkem.

Co dělat, když klient po orientační ceně přestane odpovídat?

Po několika dnech pošlete krátký follow-up s jednou jednoduchou otázkou, například která varianta je mu nejbližší. Jak na follow-up nezapomínat, shrnujeme v rozcestníku odpovědí na webu.

Shrnutí

Na „kolik to bude stát“ bez rozpočtu odpovězte orientačním rozpětím ve 2–3 variantách a jednou otázkou.
Na rozpočet se ptejte přes výběr variant a vysvětlete proč.
Cenu zatím nesdělujte jen tam, kde bez prohlídky nebo podkladů nejde odhadnout, a i tehdy napište, kdy ji klient dostane.
Každá částka má „bez DPH“, popis obsahu a termín přesné nabídky. Pak naplánujte follow-up (víc v odpovědích na časté otázky).
Chcete-li, aby poptávky a sliby hlídal řízený proces, vyzkoušejte BOTrento 14 dní zdarma na vlastních datech.

Vyzkoušejte BOTrento 14 dní zdarma

Vyzkoušejte BOTrento 14 dní zdarma na vlastních poptávkách, bez platební karty a bez vlastního API klíče. Do 24 hodin v pracovní dny se vám ozveme a pomůžeme s napojením pošty. Vyplňte pár údajů a přístup vám hned přijde e-mailem. S napojením pošty rádi pomůžeme.

14 dní zdarma, bez karty a bez vlastního API klíče. Zkušební doba začíná až prvním nahráním vašich dat. Pak od 1 990 Kč měsíčně bez DPH, AI v ceně.

Nic se neodešle bez vašeho schválení. Kartu přidáte až na konci, pokud budete pokračovat; bez platby se přístup zablokuje do úhrady, data držíme 30 dní a export je dostupný. Ceník · Prohlédnout ukázku procesu