Zadání poptávky: checklist otázek na klienta před psaním nabídky

Tým BOTrento27. 10. 20266 min čtení

Proč se ptát dřív, než začnete psát nabídku

Většina chyb v nabídce vzniká na začátku: někdo si domyslí rozsah, termín nebo to, co je v ceně. Klient pak buď odmítne, nebo se k nabídce vrací s doplňujícími požadavky a vy ji píšete znovu.

Dobře položené otázky mají tři přínosy. Nacenění vychází z pevného základu. Klient vidí, že mu rozumíte. A vy poznáte, zda se poptávka vůbec vyplatí zpracovat. O tom, co dělat v prvních minutách po přijetí, píšeme v checklistu prvních minut po poptávce.

Checklist: osm skupin otázek na klienta

Nemusíte se ptát na všechno. Projděte skupiny a doplňte jen to, co z poptávky nevyplývá.

1. Cíl. Čeho má řešení dosáhnout? Co se stane, když se to neudělá?
2. Rozsah. Co přesně se má dodat? Co do zadání naopak nepatří?
3. Termín. Kdy má být hotovo a co je pevná hranice (akce, sezona, ukončení smlouvy)?
4. Místo a podmínky. Kde se plní, jaký je přístup, doprava, ubytování, provozní omezení?
5. Množství a parametry. Počet osob, kusů, hodin, technické požadavky.
6. Rozhodování. Kdo schvaluje nabídku? Rozhoduje jedna osoba, nebo víc lidí?
7. Rozpočet. Má klient orientační částku nebo strop? Ptejte se věcně: „V jakém řádu se chcete pohybovat, abychom navrhli odpovídající variantu?“
8. Další postup. Do kdy chce nabídku, zda poptává i jiné dodavatele a jak bude rozhodovat.

Otázky, které se hodí vždy

• Je zadání úplné, nebo se ještě mění?
• Máte podklady (plán, seznam, specifikaci), které můžete poslat?
• Kdo bude naším kontaktem pro doplňující dotazy?

Příklady otázek podle oboru

Osm skupin je stejných, ale konkrétní dotazy se liší. Tady je několik příkladů, které můžete upravit pro vlastní nabídky.

Eventy a produkce

U eventových a produkčních firem se často rozhoduje o harmonogramu a prostoru: Je místo konání už potvrzené? Kdy je možný příjezd a stavba? Do kdy musí být uvolněno? Kdo na straně klienta schvaluje scénář a rozpočet?

Pronájem techniky

U pronájmů techniky se vyplatí zeptat na přesné datum převzetí a vrácení, způsob dopravy, zda je potřeba obsluha, a na to, kde se technika bude používat (interiér, exteriér, napájení). Bez těchto údajů nejde spolehlivě ověřit dostupnost ani cenu.

B2B služby

U B2B služeb bývá nejistý rozsah a rozhodování: Co je výstupem? Kdo ho přebírá? Na jaké systémy a podklady se navazuje? Zda jde o jednorázovou práci, nebo o dlouhodobou spolupráci?

Jak z odpovědí poznat, že je zadání pevné

Zadání je pevné, když klient umí říct, co je hotová věc, a kdy ji potřebuje. Varovné signály jsou stejné napříč obory:

• klient neví, kdo rozhoduje,
• termín je „co nejdřív“ bez důvodu,
• rozsah se mění z e-mailu na e-mail,
• na rozpočet se nechce odpovídat vůbec.

Nejde o důvod poptávku odmítnout. Spíš o důvod nabídnout ve variantách nebo s výslovně uvedenými předpoklady. Nabídka s předpoklady je lepší než nabídka naslepo.

Šablona e-mailu: doplnění zadání jedním dotazem

Neposílejte klientovi dlouhý dotazník. Vyberte tři až pět otázek, které opravdu mění cenu nebo termín, a pošlete je v jednom e-mailu. Přizpůsobte podle oboru:

Dobrý den, děkujeme za poptávku. Abychom Vám mohli připravit nabídku, která bude odpovídat zadání, potřebujeme doladit několik bodů:
1. Kdy a kde se plnění má uskutečnit?
2. Pro kolik osob (případně kusů) počítáte?
3. Co z toho je pro Vás nutnou podmínkou a co jen přání?
4. Máte orientační rozpočet, abychom navrhli odpovídající variantu?
Odpovědi nám stačí stručně. Nabídku Vám pošleme do [datum] od chvíle, kdy zadání doplníte. Pokud je něco zatím otevřené, napište to, připravíme variantu s uvedenými předpoklady.
S pozdravem [jméno]

Podobné situace u webových formulářů popisuje článek o tom, co klient ve formuláři nevyplnil a jak reagovat.

Kdy se přestat ptát a nabídnout

Doptávání má smysl, dokud mění cenu. Pokud klient na některé otázky nechce nebo neumí odpovědět, zapište předpoklad přímo do nabídky: „Cena počítá s X, při změně rozsahu ji upravíme.“ Klient tak opraví, co je špatně, a vy máte jasný základ.

Co si zapsat po odpovědi klienta

• Které z osmi skupin jsou potvrzené a které zůstávají předpokladem.
• Kdo je vlastníkem poptávky a kdo je kontakt na straně klienta.
• Datum, do kdy slíbíte nabídku, a datum prvního připomenutí.

Ať už se ptáte, nebo nabízíte, nenechte poptávku bez vlastníka a bez termínu dalšího kroku. Jak to v malém týmu uspořádat, ukazuje článek o přidělování poptávek, a pokud se obáváte pomalé reakce, přečtěte si o pravidle odpovědi do 24 hodin. Obecné zrychlení shrnuje i naše odpověď na otázku, jak zrychlit odpovědi na poptávky. Po odeslání nabídky pomůže vědět, jak nezapomínat na follow-up.

Jak to pomáhá řešit BOTrento

V BOTrento Chief of Staff je doplňování zadání součástí řízeného procesu. Systém hlídá poptávky v poště a v nahraných datech, každý pracovní den ráno ukáže přehled Dnes 1+3 a připraví koncept e-mailu s doplňujícími otázkami (ve 4 jazycích). Zachytí také sliby typu „ozvu se do pátku“ a připomene je.

Nic se neodešle bez schválení člověkem: koncept si přečtete, upravíte a odešlete sami. BOTrento nenahrazuje CRM ani účetnictví a nečte obsah příloh, vychází z textu e-mailu. AI je v ceně tarifu s měsíčním limitem spotřeby. Celý postup si můžete prohlédnout v ukázce procesu; více o firmě najdete na stránce Co je BOTrento.

Zkušební doba trvá 14 dní zdarma, bez platební karty a bez vlastního API klíče. Začíná prvním nahráním dat (import nebo napojení pošty), na přípravu je 7 dní. Žádné výsledky ani počet zakázek neslibujeme, proto si službu nejdřív vyzkoušejte na vlastních poptávkách.