AI kvalifikace poptávky automaticky: jak asistent pozná vhodnou poptávku a spam

Tým BOTrento24. 10. 20266 min čtení

Co automatická kvalifikace poptávky skutečně dělá

Kvalifikace odpovídá na jednu otázku: vyplatí se na tuhle poptávku vynaložit čas na plnou nabídku? AI ji čte jako člověk, tedy z textu e-mailu nebo formuláře, a hledá v ní informace, které jsou pro vaši firmu podstatné.

Výsledek bývá jeden ze tří stavů:

• Vhodná – splňuje vaše kritéria, má smysl připravit koncept odpovědi nebo nabídky.
• Nejasná – chybí klíčový údaj (termín, rozsah, místo), asistent navrhne doptávací otázky.
• Spam nebo nevhodná – hromadná nabídka cizích služeb, nesmyslný text, poptávka mimo váš obor.

Důležité je, co AI nedělá: nic sama neodešle a nic za vás nezamítne. Označení je návrh, který před dalším krokem projde člověk.

Podle čeho AI pozná vhodnou poptávku a spam

Signály vhodné poptávky

• konkrétní služba nebo položka, kterou opravdu nabízíte,
• termín nebo alespoň období,
• místo, rozsah nebo počet (lidí, kusů, dní),
• jméno, firma a kontakt, které dávají smysl,
• odkaz na předchozí komunikaci nebo doporučení.

Signály spamu a nevhodné poptávky

• obecný text bez vazby na vaši službu, často s nabídkou SEO, webů nebo financování,
• oslovení „Dear Sir/Madam“ v e-mailu, který má jít na českou firmu,
• jen odkazy a žádný konkrétní požadavek,
• požadavek mimo váš obor, region nebo minimální rozsah zakázky.

Žádný jednotlivý signál nerozhoduje. Proto je lepší, když asistent vrací stav i krátké zdůvodnění („chybí termín, místo je mimo váš region“), které si můžete za pár sekund ověřit. Podrobnější bodování signálů najdete v článku Vyhodnocení poptávky: 5 signálů a jednoduché bodování.

Postup: jak si kritéria nastavit krok za krokem

AI je jen tak dobrá, jak dobře jí řeknete, co je pro vás zajímavé. Stačí na to hodina práce s týmem:

1. Vypište 5 minulých poptávek, které se změnily v zakázku. Co měly společného?
2. Vypište 5 poptávek, které byly ztráta času. Proč? Obvykle: špatný obor, malý rozsah, žádný termín, nereálný rozpočet.
3. Sepište „must-have“ údaje. Například služba, termín, místo, rozsah. Bez nich je poptávka nejasná.
4. Sepište vylučovací kritéria. Co neděláte, kam nejezdíte, pod jakou hranici zakázku nebereme.
5. Určete, co se stane s každým stavem. Vhodná jde do konceptu nabídky, nejasná do doptání, spam do kontroly a odložení.
6. Zkontrolujte první týden ručně. Každé nesprávné označení vám ukáže, které kritérium je potřeba upřesnit.

Tento seznam je zároveň základ pro to, jak zpracovat poptávky v malé firmě bez ztrát. Celý řízený proces popisuje článek Jak zpracovat obchodní poptávky v malé firmě.

Co dělat s nejasnou poptávkou: šablona doptání

Největší hodnota automatické kvalifikace je u nejasných poptávek. Místo dlouhého přemýšlení, co se vlastně klient ptá, asistent připraví koncept s konkrétními otázkami. Vy ho jen upravíte a schválíte.

Dobrý den, paní Nováková,
děkujeme za poptávku. Abychom Vám mohli připravit přesnou nabídku, potřebujeme doplnit tři údaje:
1) v jakém termínu a na jakém místě akce proběhne,
2) kolik osob nebo kusů techniky počítáte,
3) zda zahrnout dopravu a obsluhu.
Jakmile je budeme mít, ozveme se s nabídkou do dvou pracovních dnů.
S pozdravem
Jan Dvořák

Tři otázky jsou obvykle strop. Delší dotazník klienta odradí. Pokud ani po doptání nepřijde odpověď, patří poptávka do běžného follow-upu, viz jak na follow-up u nabídek nezapomínat.

Kde je na AI spoleh a kde ne

Automatická kvalifikace má své hranice a je dobré je znát:

• Čte text, ne přílohy. BOTrento vychází z textu e-mailu. Pokud je zadání jen v PDF nebo tabulce, asistent ho nevidí a poptávka může vypadat jako nejasná.
• Hraniční případy. Krátká poptávka od stálého klienta může vypadat chudě, ale je to ta nejlepší příležitost. Proto stav „spam“ vždy ověřte očima.
• Kritéria se mění. Sezóna, kapacita nebo nová služba mění, co je vhodné. Pravidla revidujte aspoň jednou za čtvrtletí.

Jednoduchý bezpečný režim: nic z označených „spamů“ nemažte hned, nechte je v přehledu k rychlé kontrole a smažte je až po ověření.

Jak to řeší BOTrento Chief of Staff

BOTrento hlídá poptávky a nabídky v poště i v nahraných datech. Každý pracovní den ráno ukáže přehled Dnes 1+3, tedy co je potřeba řešit hned a další tři věci, na které nezapomenout. Pro nejasné poptávky připraví koncepty doptání, pro vhodné koncepty odpovědí a nabídek, a to ve 4 jazycích (CS, EN, DE, FR). Chief of Staff také zachytí sliby typu „ozvu se do pátku“ a připomene je.

Nic se neodešle bez schválení člověkem. Návrhy e-mailů a nabídek vždy schvaluje někdo z vašeho týmu. AI je zahrnutá v ceně tarifu s měsíčním limitem spotřeby, vlastní API klíč je volitelný (dnes jen Anthropic, Claude). Podrobnosti najdete v nápovědě k API klíčům a ve ceníku. Jak řízený proces vypadá v praxi, ukazuje ukázka procesu.

Zkušební doba trvá 14 dní zdarma, bez platební karty a bez vlastního API klíče. Začíná prvním nahráním dat (import nebo napojení pošty). Seznam a další schránky se napojují přes IMAP, Gmail, Google Workspace a Microsoft 365 zatím přeposláním nebo importem. Data z CRM či tabulky jdou nahrát jako CSV nebo XLSX. Data ukládáme na serverech v Německu (EU); text nutný pro úkol zpracuje poskytovatel modelu. K tématu ochrany dat viz kontrolní seznam AI asistent a GDPR, u konkrétních případů se poraďte s právníkem.

Kontrolní seznam před zapnutím automatické kvalifikace

• Máme sepsaná kritéria vhodné poptávky a vylučovací kritéria.
• Víme, které údaje jsou nezbytné (služba, termín, místo, rozsah).
• Má každý stav (vhodná, nejasná, spam) určeného člověka, který ho vyřídí.
• Kontrolujeme první týden výsledky ručně a ladíme pravidla.
• Víme, že přílohy se nečtou, a důležité údaje si klient píše do těla e-mailu.
• Poptávky z více kanálů jsou v jednom seznamu, viz sběr poptávek z více kanálů.

Rychlost odpovědi je druhá polovina věci. Jak ji zrychlit, popisuje 5 kroků ke zrychlení odpovědí na poptávky.