Poptávky z Booking, TripAdvisor a Google Maps: jak je AI asistent pohlídá

Tým BOTrento15. 11. 20265 min čtení

Proč se zprávy z portálů ztrácejí

Každý portál má vlastní schránku zpráv a vlastní zvyk, jak vás upozorní. Něco přijde e-mailem, něco jen v aplikaci, něco jako recenze nebo dotaz u profilu na mapě. Výsledek je známý: dotaz na termín leží půl dne, protože ho viděl jen kolega, který měl zrovna službu.

Potíž není v tom, že byste nestíhali psát. Potíž je, že nikdo nemá jeden seznam, kde vidí „co čeká na odpověď a od kdy“. Podobný problém řeší článek o tom, jak spojit poptávky z více kanálů do jednoho seznamu.

Typické situace z praxe

• Dotaz z Google Maps přijde večer a ráno si ho nikdo nevšimne, protože oznámení skončilo v hromadě ostatní pošty.
• Dva kolegové odpovídají na tutéž zprávu z Bookingu, každý jinak.
• Host se zeptá na parkování a storno podmínky, odpověď je hotová, ale nikdo se mu už neozve s dotažením rezervace.
• Firemní poptávka na větší skupinu se utopí mezi běžnými dotazy na jednu noc.

Společný jmenovatel je stejný: chybí jedno místo, kde je vidět stav každého dotazu, a pravidlo, kdo za něj odpovídá.

Co asistent z portálů reálně vidí

Buďme přesní: BOTrento se nepřipojuje přímo do Bookingu, TripAdvisoru ani Google Maps. Pracuje s tím, co k vám dorazí v poště, a s daty, která nahrajete.

• E-mailová oznámení: pokud máte u účtu na portálu zapnutá oznámení o nových zprávách a dotazech, čte asistent jejich text ve schránce. Seznam a další schránky se napojují přes IMAP.
• Gmail, Google Workspace a Microsoft 365: zatím přeposláním zpráv nebo importem; přímé napojení připravujeme.
• Export nebo tabulka: historii dotazů z portálu nebo z vlastní evidence nahrajete jako CSV či XLSX.

Asistent nečte přílohy, vychází jen z textu e-mailu. A neodpovídá za vás v rozhraní portálu – koncept zkopírujete tam, kde odpověď musíte napsat.

Postup krok za krokem: jedna schránka pro všechny portály

1. Zapněte e-mailová oznámení u všech portálů a nastavte jedinou adresu, kam budou chodit – třeba samostatnou schránku jen pro rezervace a dotazy.
2. Přidejte schránku do BOTrento (IMAP) nebo nastavte přeposílání z Gmailu či Outlooku. Registrace je asistovaná: do 24 hodin v pracovní dny se vám ozve náš člověk a s napojením pomůže.
3. Nahrajte pár měsíců historie (import). Právě prvním úspěšným nahráním dat začíná zkušební doba.
4. Určete vlastníka seznamu – jednu osobu, která ráno otevře přehled Dnes 1+3 a rozdělí práci.
5. Nastavte kategorie dotazů: dostupnost a cena, praktické informace (příjezd, parkování), skupiny a firemní akce, stížnosti.
6. Schvalujte koncepty – upravíte, zkopírujete do portálu a odešlete sami.
7. Po týdnu zkontrolujte seznam: co zůstalo bez odpovědi, které kategorie se opakují a kde chybí podklady pro rychlou odpověď.

Co automatizovat a co nechat člověku

Dobře se hodí pro koncepty

• opakované dotazy: čas příjezdu, parkování, zvířata, storno podmínky vaší firmy,
• žádost o doplnění údajů (počet osob, termín, účel pobytu či pronájmu),
• follow-up, když host nebo zájemce na nabídku neodpověděl.

Vždy rozhodne člověk

• potvrzení termínu a rezervace – BOTrento termíny nepotvrzuje,
• skupinové a firemní poptávky, kde se řeší cena a podmínky,
• stížnosti a špatné recenze,
• cokoli, co by mohlo mít právní nebo finanční dopad.

Jak třídit, co si zaslouží plnou nabídku, popisuje vyhodnocení poptávky podle pěti signálů.

Šablona konceptu pro dotaz na volný termín

Takto může vypadat koncept, který asistent připraví z oznámení o nové zprávě. Vy doplníte skutečnou dostupnost a odešlete.

Dobrý den, děkujeme za zprávu. Termín [datum] máme [volný / obsazený]. Pro [počet] osob doporučujeme [varianta]. Příjezd je možný od [čas], parkování [popis]. Pokud vám varianta vyhovuje, dejte nám prosím vědět do [datum] a rezervaci s vámi dokončíme. S pozdravem [jméno]

Když zpráva dorazí pozdě, pomůže krátká omluva a rychlá hodnota. A pokud jste hostovi něco slíbili, hlídá asistent i sliby typu „ozvu se do pátku“ a připomene je.

Jak to řeší BOTrento

BOTrento Chief of Staff je řízený proces, ne další schránka. Hlídá poptávky v poště a v nahraných datech, každý pracovní den ráno ukáže přehled Dnes 1+3 (v aplikaci i e-mailem) a připraví koncepty odpovědí, nabídek a follow-upů ve 4 jazycích (CS, EN, DE, FR) – užitečné u zahraničních hostů.

• Schválení člověkem: nic se neodešle bez vašeho schválení.
• Kalendář: sliby, follow-upy a úkoly si odeberete přes tajný odkaz iCal do Outlooku, Google Kalendáře nebo iPhonu.
• AI v ceně tarifu s měsíčním limitem; vlastní API klíč je volitelný. Orientaci v nákladech najdete v ceníku.
• Zkušební doba 14 dní zdarma, bez platební karty a bez vlastního API klíče, na vlastních datech. Vyzkoušet na vlastních poptávkách můžete kdykoli.

Podrobněji viz ukázka procesu nebo stránka pro pronájmy techniky, jejíž logika dotaz–termín–nabídka je pro pronájmy obecně podobná.

Soukromí a rychlost odpovědi

Data ukládáme na serverech v Německu (EU). Text nutný pro úkol zpracuje poskytovatel jazykového modelu přes API; komerční poskytovatelé data nepoužívají k tréninku. Server v EU s voláním externího AI API ale není uzavřený výpočet. Zprávy hostů obsahují osobní údaje, proto si projděte kontrolní seznam k GDPR a konkrétní případy konzultujte s právníkem.

K samotnému zrychlení odpovědí máme samostatný návod: jak zrychlit odpovědi na poptávky.