Follow-up na starou poptávku: jak se klientovi ozvat po měsíci a nepůsobit trapně

Tým BOTrento9. 11. 20265 min čtení

Komu se po měsíci psát a komu ne

Nejdřív si poptávky roztřiďte. Psát se vyplatí hlavně těm, kde:

• klient projevil reálný zájem (ptal se na termín, rozsah, podmínky),
• vám nikdy výslovně neřekl „ne“,
• máte co nového nabídnout, třeba volnou kapacitu, upravený rozsah nebo vhodnější termín.

Naopak nepište těm, kdo odmítli, požádali o klid, nebo kde šlo o poptávku bez jasného záměru. Jak poptávky hodnotit, popisuje článek Vyhodnocení poptávky: 5 signálů a jednoduché bodování. A kdy už psát přestat, najdete v textu Follow-up: kdy skončit psát.

Čtyři věci, které má e-mail po delší pauze obsahovat

1. Připomenutí kontextu. Jednou větou: o jakou akci, techniku nebo službu šlo a kdy jste si psali. Klient si nemusí nic dohledávat.
2. Důvod, proč píšete teď. Konkrétní: uvolnil se termín, změnil se ceník, přibyla varianta. „Ozývám se, protože…“ je lepší než „jen se ptám“.
3. Hodnotu navíc. Krátká aktualizace nabídky, odpověď na otázku, kterou klient dříve nedostal, nebo doporučení.
4. Jeden snadný krok. Například: „Stačí odpovědět ano či ne a upravenou nabídku pošlu.“ Ne tři otázky najednou.

Vyhněte se omlouvání, že „obtěžujete“, i sebelítosti („asi už nemáte zájem“). Tón má být klidný a věcný, jako byste se vraceli ke společné práci.

Šablony e-mailu: tři situace

1. Máme nový termín nebo kapacitu

Dobrý den, paní Nováková,
v září jsme spolu řešili techniku na vaši firemní akci. Právě se nám uvolnil termín, který jste zvažovali, a rádi bychom vám ho nabídli. Nabídku z minula jsem připravil znovu, doplněnou o aktuální dostupnost.
Pokud je akce pořád aktuální, stačí odpovědět „ano“ a pošlu ji ke schválení. Pokud ne, dejte mi vědět a nebudu vás dál rušit.
S pozdravem
Jan Dvořák

2. Nabídka se změnila

Dobrý den, pane Svobodo,
před časem jsem vám posílal nabídku na pravidelný servis. Od té doby jsme upravili rozsah a mám pro vás zjednodušenou variantu, která může lépe sedět rozpočtu. Dávám ji do přílohy.
Dává smysl se na ni podívat, nebo mám nabídku uzavřít?
S pozdravem
Jan Dvořák

3. Žádná novinka, jen pokračování

Dobrý den, paní Novotná,
vracím se k poptávce z minulého měsíce na workshop pro váš tým. Nechci to nechat bez odpovědi, kdyby se plány změnily. Je projekt stále na stole, nebo ho přesunete na později?
Obojí je v pořádku, jen si podle toho upravím plán.
S pozdravem
Jan Dvořák

Jména jsou ukázková. Předmět e-mailu držte konkrétní, třeba „Technika na akci 12. 12. – volný termín“, ne „Připomínka“.

Postup před odesláním: krátký checklist

1. Najděte celou předchozí komunikaci: nabídku, slib, termíny, co zbývalo doplnit.
2. Ověřte, zda je nabídka platná (ceny, dostupnost, podmínky). Pokud ne, napište aktualizovanou verzi.
3. Zkontrolujte, zda klient mezitím nepsal jinam, třeba kolegovi nebo na sdílenou schránku.
4. Zvolte jednu ze tří šablon podle důvodu, proč píšete.
5. Domluvte si další krok i s termínem, kdy se ozvete, a zapište si ho.
6. Pokud klient neodpoví, napište jednou krátké závěrečné shrnutí a poptávku uzavřete.

Základy práce s poptávkou od prvního kontaktu rozebírá checklist prvních minut po přijetí poptávky. Pokud se vracíte po velké prodlevě z vaší strany, pomůže i text Pozdní odpověď na poptávku: jak se omluvit a získat klienta zpět.

Proč se staré poptávky ztrácejí a jak to hlídat

Staré poptávky většinou nepropadnou kvůli klientovi, ale proto, že nikdo nehlídá termín dalšího kroku. Slib „ozvu se začátkem měsíce“ zapadne v e-mailu nebo v tabulce a po týdnech už ho nikdo nevidí. Obecné zásady popisuje odpověď Co je follow-up a jak na něj u nabídek nezapomínat.

V praxi pomáhá mít u každého otevřeného případu datum dalšího kontaktu a jednou týdně projít poptávky, které stojí bez pohybu. Funguje to v tabulce, v Raynetu i v Pipedrive, pokud se to dělá důsledně. U týmu s desítkami případů měsíčně je to ale snadné odkládat.

Jak to pomáhá řešit BOTrento

BOTrento Chief of Staff je řízený proces pro poptávky, nabídky a další obchodní kroky. Hlídá poptávky a nabídky v poště a v nahraných datech, zachytí sliby typu „ozvu se do pátku“ a připomene je. Každý pracovní den ráno ukáže přehled Dnes 1+3, takže se starý případ nemusí hledat v tabulce.

K případu připraví koncept follow-upu, i ve 4 jazycích (CS/EN/DE/FR). Nic se neodešle bez schválení člověkem: BOTrento nic nepošle samo, text vždy prohlédnete, upravíte a odešlete sami. Na začátku zkušební doby může vytvořit report „Ztracené peníze“ (zpětně jen u schránky napojené přes IMAP), který ukáže, kde poptávky zůstaly bez reakce.

Data z CRM nebo tabulky nahrajete jako CSV/XLSX, Seznam a další schránky se napojují přes IMAP. Gmail, Google Workspace a Microsoft 365 zatím přeposláním nebo importem. BOTrento nenahrazuje CRM ani účetnictví a nečte obsah příloh, vychází z textu e-mailu. AI je v ceně tarifu s měsíčním limitem spotřeby. Podívejte se na ukázku procesu nebo si rovnou vyzkoušejte 14 dní zdarma na vlastních datech (bez karty a bez vlastního API klíče). Pokud vás zajímají náklady, najdete je v ceníku.