Vyhodnocení poptávky: 5 signálů a jednoduché bodování, jestli se vyplatí odpovídat

Tým BOTrento13. 10. 20267 min čtení

Proč neodpovídat na každou poptávku stejně

Malé firmy mají často dvě krajnosti. Buď na každou poptávku dělají podrobnou kalkulaci, i když z ní zakázka zjevně nebude, nebo nejasné poptávky odloží „na později“ a pak už se k nim nikdo nevrátí. V obou případech přicházíte o čas, který mohl dostat klient s reálnou šancí na objednávku.

Vyhodnocení poptávky není o tom, koho ignorovat. Odpověď dostane každý. Rozhoduje se jen o tom, jakou odpověď dostane:

• Plná nabídka – zadání je jasné, zakázka sedí, máte kapacitu. Kalkulace, termíny, podmínky.
• Stručná odpověď s otázkami – poptávka vypadá zajímavě, ale chybí informace. Místo kalkulace pošlete orientační rozpětí nebo 2–3 cílené otázky.
• Zdvořilé odmítnutí – mimo obor, obsazený termín nebo nereálné podmínky. Krátce, slušně, ideálně s tipem, kam se obrátit.

Rychlost první reakce tím neutrpí, spíš naopak: stručná odpověď se napíše rychleji než nabídka. Jak zkrátit dobu reakce obecně, popisuje odpověď jak zrychlit odpovědi na poptávky v 5 krocích.

5 signálů, podle kterých poptávku vyhodnotíte

1. Shoda s tím, co děláte

Odpovídá poptávka vašim službám, regionu a typu zakázek, které děláte dobře? Pronájem ozvučení pro firemní konferenci u půjčovny techniky sedí. Poptávka na kompletní catering už k půjčovně techniky nesedí.

2. Konkrétnost zadání

Je v poptávce termín, místo, rozsah a co přesně klient chce? „Pošlete ceník“ je slabší signál než „Potřebujeme 12. 3. pódium a světla pro galavečer v Brně“. Nekonkrétní poptávka ještě neznamená špatnou zakázku, jen to, že na ni zatím nejde postavit nabídku.

3. Realistická očekávání

Zmínil klient rozpočet, nebo aspoň představu o rozsahu? Sedí termín s tím, co je proveditelné? Pokud poptávka chce „velkou akci za symbolickou cenu do pozítří“, je dobré to poznat dřív, než strávíte odpoledne nad kalkulací.

4. Kdo poptává a jak

Píše člověk, který rozhoduje, nebo asistent sbírající nabídky? Je to stávající klient, doporučení, nebo anonymní formulář? Jde o osobní e-mail, nebo zprávu rozeslanou hromadně více dodavatelům (poznáte podle oslovení „Vážení dodavatelé“ a skryté kopie)? Osobní a doporučené poptávky mívají vyšší šanci.

5. Kapacita a návratnost práce

Máte termín volný a lidi k dispozici? A odpovídá čas na přípravu nabídky velikosti zakázky? Malá jednorázová zakázka, která vyžaduje obhlídku a tři varianty, se nemusí vyplatit, pokud nejde o klienta s výhledem na další spolupráci.

Bodování: tabulka pro rozhodnutí go/no-go

Každému signálu dejte 0, 1 nebo 2 body. Nemusíte to dělat v tabulce, stačí počítat v hlavě. Důležité je, aby celý tým používal stejná kritéria.

• 8–10 bodů: plná nabídka, co nejdřív.
• 5–7 bodů: stručná odpověď s otázkami nebo orientačním rozpětím.
• 0–4 body: zdvořilé odmítnutí nebo krátká odpověď s odkazem na vaše obchodní podmínky.

Stopka: pokud je termín obsazený nebo jde jasně o jiný obor, body nepočítejte a rovnou odmítněte, případně nabídněte jiný termín.

Postup krok za krokem a šablony odpovědí

1. Přečtěte poptávku celou i s podpisem. Často až z podpisu poznáte firmu a roli pisatele.
2. Ověřte stopky. Termín, obor, region. Pokud něco neprojde, jděte rovnou ke kroku 5 s odmítnutím.
3. Obodujte pět signálů. Zapište si součet k poptávce do tabulky nebo do svého CRM, ať je rozhodnutí dohledatelné.
4. Vyberte typ odpovědi podle součtu.
5. Odpovězte ještě týž den a do odpovědi dejte jasný další krok. Ten si zapište i k sobě.
6. Po odpovědi klienta poptávku přebodujte. Stručná odpověď s otázkami je často jen mezikrok k plné nabídce.

Šablona: stručná odpověď s otázkami

Dobrý den, [Jméno],

děkujeme za poptávku ozvučení a osvětlení na firemní večer. Abychom Vám mohli poslat přesnou nabídku, potřebujeme vědět tři věci:

1. Kde akce proběhne a jde o vnitřní, nebo venkovní prostor?
2. Kolik přibližně čekáte hostů a bude program (kapela, moderátor, projekce)?
3. Máte představu o rozpočtu, nebo Vám máme poslat dvě varianty?

Nabídku s cenou připravíme, jakmile budeme znát tyto údaje. Jakmile se ozvete, pošleme ji do druhého pracovního dne.

S pozdravem
[Vaše jméno]

Šablona: zdvořilé odmítnutí

Dobrý den, [Jméno],

děkujeme, že jste se na nás obrátili. Na termín 12. 3. už bohužel máme veškerou techniku rezervovanou, takže Vám nabídku poslat nemůžeme. Pokud by šlo akci posunout, rádi se podíváme na jiný termín. Pro tento termín doporučujeme oslovit ještě jednu nebo dvě další půjčovny ve Vašem regionu.

Hezký den
[Vaše jméno]

Podrobněji, jak stavět první odpověď a jaké kvalifikační otázky klást, rozebírá článek jak odpovědět na obchodní poptávku v 5 krocích.

Typické situace v eventech, pronájmech a B2B službách

Eventová agentura: „Plánujeme firemní večírek, pošlete cenu.“ Konkrétnost i očekávání jsou nízko, ale pokud jde o stávajícího klienta, bodů přibude. Typicky stručná odpověď s otázkami na termín, místo a počet hostů. Víc o specifikách oboru najdete na stránce pro eventové a produkční firmy.

Pronájem techniky: „Máte na sobotu projektor a plátno?“ Rozhoduje hlavně dostupnost, tedy stopka. Když je volno, stačí krátká odpověď s cenou za den a podmínkami vyzvednutí. Plnou nabídku tady nikdo nepotřebuje. Další situace z oboru jsou na stránce pro pronájmy techniky.

B2B služby: poptávka rozeslaná více dodavatelům s přiloženým zadávacím dokumentem. Rozhoduje návratnost práce: pokud příprava zabere dny a klienta neznáte, zvažte nejdřív telefonát s otázkou, podle čeho budou vybírat. Další příklady najdete na stránce pro firmy s B2B službami.

Jak s vyhodnocením poptávek pomůže BOTrento

Vyhodnocení poptávky je rozhodnutí člověka a tak to má zůstat. Problém malých týmů ale většinou není rozhodnout, nýbrž si poptávky vůbec všimnout včas a pak nezapomenout na další krok. Na to je BOTrento Chief of Staff, řízený proces pro poptávky, nabídky a follow-up:

• Hlídá poptávky v poště (Seznam a další schránky přes IMAP, Gmail a Microsoft 365 zatím přeposláním nebo importem) i v nahraných datech z CRM nebo tabulky.
• Každý pracovní den ráno ukáže přehled Dnes 1+3 v aplikaci a e-mailem: co je dnes nejdůležitější.
• Připraví koncept odpovědi, ať už jde o nabídku, doplňující otázky, nebo follow-up, ve čtyřech jazycích. Vychází z textu e-mailu, přílohy (briefy, výkresy) si musíte projít sami.
• Zachytí sliby typu „nabídku pošleme do čtvrtka“ a připomene je.
• Nic se neodešle bez schválení člověkem. Každý návrh si přečtete, upravíte a odešlete sami.

AI je v ceně tarifu, takže nepotřebujete vlastní API klíč. Jak proces vypadá v praxi, uvidíte v ukázce procesu. Na vlastních datech si ho můžete vyzkoušet 14 dní zdarma bez platební karty. Zkušební doba začíná až prvním úspěšným nahráním dat (import nebo napojení pošty). Do 24 hodin v pracovní dny se Vám ozve náš člověk a pomůže poštu napojit. Přehled tarifů najdete v ceníku.