Sběr poptávek z více kanálů: jak spojit web, e-mail a telefon do jednoho seznamu

Tým BOTrento13. 10. 20267 min čtení

Proč se poptávky z více kanálů ztrácejí

Poptávka z webu přijde jako notifikace do sdílené schránky, kterou nikdo nevlastní. Telefonát zůstane na papírku u telefonu nebo v hlavě obchodníka, který druhý den odjede na akci. E-mail stálého klienta skončí v osobní schránce, kterou nikdo jiný nevidí. Každý kanál má vlastní místo a dohromady je nikdo nevidí.

Výsledkem nejsou jen zapomenuté poptávky. Nevíte, kolik jich vlastně přichází, odkud a kolik z nich končí nabídkou. Bez jednoho seznamu nejde ani férově přidělit poptávky v týmu, protože není z čeho přidělovat.

Jednotný záznam poptávky: osm údajů pro všechny kanály

Základem je, že poptávka z telefonu vypadá v seznamu stejně jako poptávka z webu. Každý řádek tabulky (Google Sheets, Excel na SharePointu nebo cokoli sdíleného) má tyto sloupce:

Víc sloupců na začátku nepřidávejte. Každý další údaj je důvod, proč se řádek nevyplní. Rozpočet, zdroj kampaně nebo odkaz na e-mail můžete doplnit později, až bude seznam fungovat.

Co zapisovat u jednotlivých kanálů

Webový formulář

Formulář většinou posílá notifikaci e-mailem. Nastavte ji do jedné schránky, kterou čte vlastník seznamu, ne na náhodnou adresu. Do seznamu přepište hlavně termín a rozsah, protože ve formuláři bývají v textovém poli a snadno se přehlédnou. Pokud formulář nemá pole pro termín, doplňte ho. Ušetříte si jedno doptávání.

E-mail

U e-mailu je riziko, že zůstane v osobní schránce. Pravidlo: kdo poptávku dostane, ten ji zapíše nebo přepošle do společné schránky. Do seznamu zapište předmět e-mailu, abyste konverzaci později snadno našli v Gmailu, Outlooku nebo na Seznamu.

Telefon

Telefon je nejslabší místo, protože po něm nezůstane žádná stopa. Proto po každém hovoru o zakázce pošlete klientovi krátký potvrzovací e-mail (šablona je níže). Získáte písemný záznam, klient si může zkontrolovat, že jste ho pochopili správně, a z telefonu se stane e-mail, který jde zapsat stejně jako ostatní.

Osobně, sociální sítě, doporučení

Postupujte stejně jako u telefonu: krátký zápis a potvrzovací e-mail. Do sloupce Kanál napište „osobně“ nebo „jiné“ a do poznámky, odkud poptávka přišla.

Postup krok za krokem: jeden seznam bez CRM

1. Určete vlastníka seznamu (den 1). Jeden člověk, například office manažerka nebo vedoucí obchodu, odpovídá za to, že je seznam úplný. Nemusí poptávky vyřizovat, jen hlídá, aby žádná nechyběla.
2. Založte tabulku s osmi sloupci (den 1). Pro Kanál a Stav použijte rozbalovací seznam, aby se nepsalo pokaždé jinak.
3. Sveďte web a e-mail do jedné schránky (den 1–2). Notifikace z formuláře a obecnou adresu typu poptavky@ nasměrujte do jedné schránky. Obchodníci přeposílají poptávky z osobních schránek tam.
4. Zaveďte pravidlo pro telefon (den 2). Kdo vezme hovor o zakázce, pošle do konce dne potvrzovací e-mail a zapíše řádek.
5. Ranní kontrola (každý pracovní den). Vlastník seznamu projde schránku za uplynulý den, doplní chybějící řádky a zkontroluje, že každý řádek má vlastníka a datum dalšího kroku.
6. Týdenní úklid (pátek). Uzavřete vyhrané a prohrané poptávky. U nabídek bez odpovědi naplánujte připomenutí. Jak na to, popisuje odpověď jak nezapomínat na follow-up nabídek.

Příklad z praxe: půjčovna techniky

V pondělí 12. 10. 2026 přijdou do půjčovny ozvučení a projekce tři poptávky. Přes formulář na webu se někdo ptá na projektor na konferenci 24. 10. Obchodník Petr ve skladu vezme telefon kvůli ozvučení firemního večírku. Stálá klientka napíše Petrově kolegyni do osobní schránky kvůli opakované zakázce.

Petr po hovoru pošle potvrzovací e-mail a zapíše řádek. Kolegyně přepošle e-mail do společné schránky. V úterý ráno vlastnice seznamu zkontroluje schránku a zjistí, že poptávka z webu nemá vlastníka. Přidělí ji a nastaví další krok „ověřit dostupnost projektoru, nabídka do 14. 10.“. Za pár minut má přehled o všech třech poptávkách a ví, kdo co řeší. Podobné situace řeší i stránka pro pronájmy techniky.

Co dělat s poptávkou po zapsání, popisuje článek jak zpracovat poptávky rychle a nic neztratit.

Šablony: zápis hovoru a potvrzovací e-mail

Zápis telefonické poptávky (stačí papír nebo poznámka v telefonu, pak přepsat do seznamu):

Datum: … | Kdo volal: jméno, firma, telefon, e-mail
Co chce: …
Kdy / kde / kolik: …
Co jsem slíbil: … do kdy: …

Potvrzovací e-mail po hovoru:

Předmět: Shrnutí našeho telefonátu – [co poptáváte], [termín]

Dobrý den, paní Nováková,

děkuji za dnešní telefonát. Pro jistotu shrnuji, co jsem si poznamenal:
– [co poptáváte]
– termín: [datum], místo: [místo]
– rozsah: [počet kusů / osob]

Pokud jsem něco pochopil špatně, opravte mě prosím v odpovědi. Cenovou nabídku vám pošlu do [den, datum].

S pozdravem
[jméno, telefon]

Telefonní čísla a poznámky z hovorů jsou osobní údaje, proto je mějte jen ve sdílené tabulce s omezeným přístupem a ne na papírcích. Praktický přehled najdete v kontrolním seznamu k GDPR. U konkrétních situací se poraďte s právníkem.

Jak to řeší BOTrento: stejný proces, méně přepisování

Tabulka funguje, ale má slabé místo: spoléhá na to, že ji někdo každý den poctivě vyplní. BOTrento Chief of Staff je řízený proces, který poptávky v poště a v nahraných datech hlídá za vás. Nic přitom neodešle bez schválení člověkem.

Jak by vaše zkušební doba proběhla

1. Napojení. Schránku na Seznamu nebo jinou schránku s IMAP napojíte přímo. Z Gmailu, Google Workspace a Microsoft 365 zatím poptávky přeposíláte nebo je nahrajete importem. Stávající tabulku poptávek nebo export z CRM nahrajete jako CSV nebo XLSX. S napojením vám pomůže náš člověk, který se ozve do 24 hodin v pracovní dny.
2. Telefon a formulář. Notifikace z webového formuláře přicházejí e-mailem, takže je BOTrento zachytí. Telefonáty samo neslyší. Když ale pošlete potvrzovací e-mail ze šablony výše, poptávka se v přehledu objeví stejně jako ostatní.
3. Ráno. Každý pracovní den uvidíte v aplikaci a v e-mailu přehled Dnes 1+3: co je dnes nejdůležitější a co je potřeba vyřídit hned potom. Hlídá i vaše sliby typu „nabídku pošlu do středy“.
4. Schválení. K poptávkám jsou připravené koncepty odpovědí, nabídek a follow-upů (česky, anglicky, německy nebo francouzsky). Vy je upravíte, schválíte a odešlete sami.

U schránky napojené přes IMAP dostanete na začátku report „Ztracené peníze“ s poptávkami, které zpětně zůstaly bez odpovědi. Zkušební doba trvá 14 dní zdarma, bez platební karty a bez vlastního API klíče a začíná až prvním nahráním dat. Jak proces vypadá v praxi, ukazuje ukázka procesu, a začít můžete na stránce zkušební doby 14 dní zdarma.