Odpověď na „je to drahé“: 4 šablony e-mailů, které neskončí slevou

Tým BOTrento12. 10. 20268 min čtení

Co klient myslí, když napíše „je to drahé“

„Drahé“ je jen souhrnné slovo. Za ním bývá jeden ze čtyř důvodů. Dokud nevíte který, je každá sleva střelba naslepo: dáte peníze pryč, a klient stejně může odejít, protože problém byl jinde.

Když důvod z e-mailu poznat nejde, zeptejte se na něj. Jedna otázka („Je to spíš o rozpočtu, nebo o srovnání s jinou nabídkou?“) ušetří kolečko zbytečných úprav.

Postup před odesláním odpovědi v 5 krocích

1. Odpovězte ještě týž den, nejpozději další pracovní den. Dlouhé ticho po námitce klient čte jako „neví, co říct“. Obecně o rychlosti reakcí píšeme na stránce jak zrychlit odpovědi na poptávky.
2. Přečtěte si znovu původní poptávku. Často v ní klient napsal, na čem mu záleží (termín, bezpečnost, jednoduchost). Na to se pak v odpovědi odvoláte.
3. Určete důvod námitky podle tabulky výše. Pokud ho nevíte, první e-mail je otázka, ne obhajoba ceny.
4. Připravte si variantu, ne slevu. Co můžete z rozsahu ubrat, posunout nebo rozdělit, aniž byste ztratili kvalitu? Mějte to sepsané dřív, než začnete psát.
5. Ukončete e-mail konkrétním dalším krokem s datem. „Ozvu se ve čtvrtek“ je lepší než „budu rád za zpětnou vazbu“. A ten slib si někam zapište.

Pokud klient po vaší odpovědi zmlkne, navazuje follow-up, který nenaruší vztah.

4 šablony e-mailů podle důvodu námitky

1. Rozpočet: „Máme na to méně peněz“

Kdy použít: klient s nabídkou souhlasí, ale nevejde se do svého rozpočtu.

Dobrý den, [jméno],
děkuji, že jste mi to napsal(a) otevřeně, s rozpočtem se dá pracovat. Abych vám mohl(a) připravit variantu, která dává smysl, potřebuji vědět, s jakou částkou bez DPH počítáte.

V původní nabídce je [hlavní položky, např. ozvučení sálu, dvě obrazovky, technik na celý den]. Vidím dvě cesty:
1. [Varianta A – menší rozsah, např. jedna obrazovka a technik jen na zkoušku a program]
2. [Varianta B – stejný rozsah, jiné podmínky, např. vyzvednutí a vrácení techniky vlastní dopravou]

Kterou z nich mám rozpracovat? Upravenou nabídku vám pošlu do [den].

S pozdravem
[podpis]

Co nevynechat: otázku na konkrétní částku a aspoň dvě varianty. Každá levnější varianta musí mít jasně řečeno, co v ní chybí, jinak ji klient bere jako slevu.

2. Srovnání: „Jinde to mají levněji“

Kdy použít: klient má v ruce konkurenční nabídku a srovnává jen výslednou částku.

Dobrý den, [jméno],
děkuji, že jste mi dal(a) vědět. Nabídky se často liší hlavně v tom, co je v ceně. Než se rozhodnete, doporučuji porovnat tyto body:
– [doprava, montáž a demontáž]
– [obsluha na místě po celou dobu akce]
– [záložní technika pro případ poruchy]
– [storno podmínky a změny termínu]

U nás je v ceně [konkrétní výčet]. Pokud mi pošlete, co obsahuje druhá nabídka (stačí body, cenu psát nemusíte), řeknu vám otevřeně, kde je rozdíl a jestli ho pro vaši akci opravdu potřebujete.

S pozdravem
[podpis]

Co nevynechat: konkrétní body ke srovnání a nabídku pomoci. Konkurenci nikdy neshazujte, klient by tím zpochybnil i svůj vlastní úsudek.

3. Nepochopená hodnota: „Proč to stojí tolik?“

Kdy použít: klient se ptá na jednotlivé položky nebo nerozumí, za co platí.

Dobrý den, [jméno],
rozumím, samotná částka v tabulce toho moc neřekne. Shrnu, co za ní je:
– [výsledek 1, např. akce poběží bez výpadku zvuku, protože máme záložní mixpult]
– [výsledek 2, např. nemusíte nic řešit na místě, technik je tam od příjezdu hostů]
– [výsledek 3, např. vše připravíme den předem a otestujeme]

Bez toho byste řešil(a) [konkrétní riziko z poptávky, např. improvizaci před klientem]. Pokud chcete, projdeme nabídku po telefonu, stačí mi napsat, kdy se vám to hodí. Případně navrhuji [den a čas].

S pozdravem
[podpis]

Co nevynechat: výsledky pro klienta, ne seznam vybavení. Pokud se dá, odkažte na něco, co klient sám napsal v poptávce.

4. Načasování: „Teď na to není vhodná doba“

Kdy použít: klient cenu nezpochybňuje, ale chce odložit rozhodnutí nebo platbu.

Dobrý den, [jméno],
chápu, že teď to není ideální chvíle. Nabídka platí do [datum]. Kdyby pomohlo, můžeme:
– [rozdělit platbu na zálohu a doplatek po akci]
– [rozdělit zakázku na dvě etapy a začít jen tou první]
– [předběžně podržet termín do [datum], ať o něj nepřijdete]

Pokud se mi neozvete dřív, napíšu vám [den], ať víme, na čem jsme. Vyhovuje vám to?

S pozdravem
[podpis]

Co nevynechat: platnost nabídky, jednu až tři konkrétní možnosti a datum, kdy se ozvete. A to datum pak opravdu dodržte. K dalším připomenutím se hodí tři šablony follow-upu po nabídce.

Kdy slevu dát a jak ji dát správně

Sleva není zakázaná. Problém je sleva bez protihodnoty, protože klienta naučí, že první cena nebyla myšlená vážně. Pokud slevu dáváte, vždy za ni něco získejte:

• menší rozsah, např. kratší pronájem nebo méně položek,
• lepší podmínky, např. vyšší záloha nebo platba předem,
• pevné rozhodnutí, např. potvrzení objednávky do konkrétního data,
• delší spolupráci, např. objednávka více akcí najednou.

Napište to přímo: „Pokud potvrdíte objednávku do [datum] a uhradíte zálohu [výše], mohu nabídnout [úpravu ceny].“ Takhle je jasné, že se cena neměnila jen proto, že klient zatlačil. Celou nabídku pak doprovoďte jasným e-mailem, jak popisujeme v článku průvodní e-mail k cenové nabídce.

Jak to řeší BOTrento: námitka nezapadne a odpověď máte připravenou

Šablony samotné nestačí, pokud e-mail s „je to drahé“ zapadne mezi dalšími poptávkami nebo pokud zapomenete na slíbené „ozvu se ve čtvrtek“. Právě tohle hlídá BOTrento Chief of Staff, řízený proces pro poptávky a nabídky.

Jak by to u vás vypadalo během zkušební doby

1. Nahrajete data. Schránku na Seznamu nebo jinou připojíte přes IMAP. Z Gmailu nebo Microsoft 365 zatím poštu přeposíláte nebo importujete. Rozpracované nabídky z Raynetu, Pipedrive nebo tabulky nahrajete jako CSV nebo XLSX. Do 24 hodin v pracovní dny se vám ozve náš člověk a s napojením pomůže. Zkušební doba 14 dní zdarma začíná až prvním úspěšným nahráním dat.
2. Ráno uvidíte přehled Dnes 1+3. Každý pracovní den v aplikaci i e-mailem. Klient, který odpověděl na nabídku „je to drahé“, se tam objeví spolu s konceptem odpovědi, která vychází z vašeho původního e-mailu i z jeho reakce.
3. Schválíte, nebo upravíte. Koncept si přečtete, doplníte variantu, kterou chcete nabídnout, a odešlete. BOTrento nic neodesílá samo a bez vašeho schválení nic neodejde.
4. Slib se připomene. Když v e-mailu napíšete „ozvu se v pátek“, BOTrento si to zachytí a v pátek vám připomene follow-up.

Koncepty umí ve čtyřech jazycích (čeština, angličtina, němčina, francouzština) a AI je v ceně tarifu. Jedna praktická poznámka: BOTrento nečte obsah příloh. Pokud posíláte nabídku v PDF, napište hlavní položky a částku i do textu e-mailu, pak bude koncept přesnější. Klientovi to navíc usnadní orientaci v nabídce.

Jak proces vypadá krok za krokem, ukazuje ukázka procesu. Specifika oboru najdete na stránkách pro eventové a produkční firmy a půjčovny a pronájmy techniky. Tarify jsou v přehledu cen. Nejrychleji si to ověříte, když si vyzkoušíte BOTrento 14 dní zdarma na vlastní poště, bez platební karty a bez vlastního API klíče.