Follow-up e-mail po nabídce: 3 šablony pro první, druhé a poslední připomenutí

Tým BOTrento7. 10. 2026 · Aktualizováno 11. 10. 20266 min čtení

Kdy poslat které připomenutí

Načasování se odvíjí od termínu zákazníka, ne od vaší netrpělivosti. Pokud akce proběhne za měsíc, máte na sérii připomenutí méně prostoru, než když jde o zakázku na příští rok. Obecné principy, kdy se ozvat a kdy přestat, podrobněji rozebírá článek o kadenci follow-upu po nabídce. Tady je praktický rámec pro tři e-maily:

Pokud zákazník sám uvedl, kdy se rozhodne, řiďte se jeho termínem a první připomenutí pošlete den po něm.

Šablona 1: první připomenutí

První follow-up má jediný cíl: zjistit, jestli nabídka dorazila a jestli k ní zákazník nepotřebuje něco doplnit. Žádné „jen se připomínám“, žádné vyčítání.

Předmět: Nabídka na [název akce / zakázky] – je vše jasné?

Dobrý den, paní [příjmení],

v [den] jsem Vám posílal nabídku na [stručný popis, např. ozvučení a osvětlení firemní konference dne …]. Chtěl jsem ověřit, že k Vám dorazila a že je v ní vše srozumitelné.

Pokud potřebujete upravit rozsah, termín nebo rozdělit cenu do variant, rád nabídku přepracuji.

S pozdravem
[jméno, telefon]

Na co si dát pozor

• V předmětu zopakujte název zakázky, aby e-mail šel snadno dohledat.
• Odpovídejte do původního vlákna s nabídkou, ať zákazník nemusí přílohu hledat.
• Nabídněte jednu konkrétní pomoc (úprava rozsahu, varianty), ne obecné „kdybyste cokoli potřebovali“.

Šablona 2: druhé připomenutí s přidanou hodnotou

Druhý e-mail nesmí být kopií prvního. Má zákazníkovi přinést něco, co mu pomůže rozhodnout: novou informaci, jednodušší variantu, odpověď na pravděpodobnou námitku nebo informaci o dostupnosti.

Předmět: [název akce] – jednodušší varianta a dostupnost techniky

Dobrý den, paní [příjmení],

navazuji na nabídku z [datum]. Napadlo mě, že by se Vám mohla hodit i úspornější varianta: [např. bez LED stěny, s projekcí na plátno]. Přikládám ji jako druhou možnost vedle původní.

Zároveň dávám vědět, že techniku na [termín] zatím držíme volnou. Pokud byste chtěla rezervaci potvrdit, stačí odpovědět na tento e-mail.

Kdyby bylo jednodušší probrat to po telefonu, navrhuji [dva konkrétní časy].

S pozdravem
[jméno]

Co může být „přidaná hodnota“

• Alternativní varianta rozsahu nebo ceny.
• Informace o dostupnosti termínu, techniky nebo lidí.
• Krátká odpověď na otázku, kterou zákazníci v této fázi obvykle řeší (doprava, montáž, storno podmínky).
• Návrh krátkého hovoru se dvěma konkrétními časy.

Pokud zákazník mezitím položil doplňující otázku, inspiraci pro odpověď najdete v článku s pěti šablonami odpovědí na poptávku.

Šablona 3: poslední připomenutí, které uzavře smyčku

Poslední e-mail je často ten, na který zákazník odpoví nejspíš, protože mu dáváte jasnou a snadnou volbu. Smyslem není vyvinout tlak, ale ukončit nejistotu na obou stranách a mít v evidenci jasný stav.

Předmět: [název akce] – mám nabídku uzavřít?

Dobrý den, paní [příjmení],

k nabídce na [název akce] jsem se už dvakrát připomínal a nechci Vás zbytečně zatěžovat. Předpokládám, že jste se rozhodla jinak nebo se projekt posunul, a to je v pořádku.

Pokud to tak je, nabídku u sebe uzavřu a uvolním rezervovanou techniku na [termín]. Kdyby byl zájem ještě aktuální, stačí odpovědět jedním slovem, třeba „trvá“, a ozvu se s dalším postupem.

Děkuji za Váš čas a budu rád, když se na nás obrátíte příště.

S pozdravem
[jméno]

Co udělat po posledním e-mailu

1. Pokud zákazník neodpoví, označte případ v CRM nebo tabulce jako prohraný či odložený a uveďte důvod, pokud ho znáte.
2. Uvolněte blokovanou kapacitu, techniku nebo termín.
3. Pokud jde o opakovanou akci (výroční konference, veletrh), naplánujte si kontakt na příští sezónu.
4. Dál už nepřipomínejte. Třetí e-mail byl poslední.

Checklist tónu: co do follow-upu patří a co ne

Než follow-up odešlete, projděte si těchto pět bodů:

• Konkrétnost: je v e-mailu název zakázky, termín a datum původní nabídky?
• Jeden další krok: ví zákazník přesně, co má udělat (odpovědět, zavolat, potvrdit)?
• Bez výčitek: nepíšete „zatím jsem nedostal odpověď“ nebo „pořád čekám“?
• Délka: přečte se e-mail na mobilu bez posouvání?
• Fakta sedí: odpovídá cena, rozsah a dostupnost tomu, co skutečně platí?

Nejčastější chybou není špatný text, ale to, že se follow-up vůbec nepošle. Nabídka odejde, přijdou další poptávky a na připomenutí se zapomene. Proto je dobré mít u každého obchodního případu zapsaný další krok s datem. Pokud pracujete v CRM, ukázku nastavení najdete v článku o follow-upu v Pipedrive; princip platí i pro jiné nástroje a tabulky.

Jak follow-up hlídá BOTrento Chief of Staff

Šablony vyřeší, co napsat. Těžší je zajistit, aby se správný e-mail poslal správnému zákazníkovi ve správný den, i když má obchodník plnou hlavu jiných zakázek. Na to je BOTrento Chief of Staff, řízený proces pro poptávky, nabídky a další obchodní kroky.

Jak to funguje

• Hlídání stavu: proces sleduje odeslané nabídky ve schránce a v evidenci (CRM nebo tabulce) a upozorní, když je čas na další připomenutí.
• Návrh e-mailu: připraví koncept follow-upu podle stavu případu, s názvem zakázky, termínem a dalším krokem.
• Schválení člověkem: nic se neodešle bez schválení. Obchodník návrh upraví, schválí, nebo zahodí.
• Uzavření smyčky: po posledním připomenutí navrhne změnu stavu v evidenci, aby případ nevisel otevřený.

Vlastní API klíče a data

Jazykový model běží přes vaše vlastní API klíče u poskytovatele, kterého si zvolíte, a AI platíte přímo jemu bez přirážky. Postup nastavení popisuje nápověda k vlastním API klíčům. Data ukládáme na serverech v Německu (EU); text nutný pro konkrétní úkol zpracuje zvolený poskytovatel modelu. Volání externího AI API přitom není uzavřený výpočet, je dobré to vědět předem.

Začíná se zkušební dobou zdarma

Zavádí se přes zkušební dobu 14 dní zdarma, bez platební karty. Začíná běžet až prvním úspěšným nahráním vašich dat (import nebo napojení pošty), na přípravu máte 7 dní. Hodí se třeba na jeden typ obchodního případu, například follow-up po nabídkách na pronájem techniky. Jak takový proces vypadá v praxi, ukazuje ukázka procesu krok za krokem. Podmínky a tarify najdete v ceníku.