Nabídka na zakázkové řešení: jak napsat kalkulaci, když je každá individuální

Tým BOTrento7. 11. 20265 min čtení

Proč individuální nabídka potřebuje pevnou kostru

Zakázka je jedinečná, ale způsob, jak o ní přemýšlíte, být jedinečný nemusí. Když má každá nabídka jinou stavbu, zdržuje to vás i klienta a hůř se porovnává s konkurencí. Pevná kostra znamená, že se mění obsah, ne pořadí otázek.

Kostra také pomáhá, když nabídku připravuje někdo jiný než majitel. Kolega ví, co musí zjistit, co spočítat a co v nabídce nesmí chybět. Obecnější pohled na stavbu dokumentu najdete v článku Cenová nabídka, která se nevrací s dotazy.

Praktický test: dá se nabídka předat kolegovi, aby ji dopsal, aniž by se vás musel na cokoli ptát? Pokud ne, v kostře chybí část, kterou máte jen v hlavě.

Kalkulace krok za krokem

1. Ujasněte zadání. Napište vlastními slovy, co klient chce dosáhnout, a nechte si to potvrdit. Nejasné zadání je nejčastější příčina špatné ceny.
2. Rozdělte práci na položky. Například příprava, dodání, realizace, předání, následná podpora. Každá položka musí být srozumitelná i bez vašeho slovníku.
3. U každé položky určete, z čeho se skládá. Lidská práce, materiál nebo technika, doprava, subdodavatelé, rezerva na neznámé.
4. Oddělte jisté od odhadovaného. Co znáte, ocení se pevně. Co je odhad, označte jako odhad a uveďte, od čeho se odvíjí.
5. Přidejte rezervu otevřeně. Raději samostatná řádka „rezerva na nepředvídané“ než skrytá přirážka v každé položce.
6. Spočítejte marži až nakonec a zkontrolujte, zda celek dává smysl i pro vás.

Jak řešit poptávku, která zní jen „kolik to stojí“, rozebíráme v článku Odpověď na poptávku bez detailů.

Příklad rozpadu bez čísel

U eventové zakázky může být položka „technické zajištění“ rozepsaná na techniku, obsluhu, dopravu a montáž s demontáží. Technika a doprava jsou pevné částky, délka montáže je odhad závislý na přístupu do sálu. Právě tuto závislost napište přímo k položce.

Předpoklady, hranice a varianty

Předpoklady

Zakázková cena platí jen za určitých podmínek: podklady od klienta v dohodnutém termínu, přístup na místo, počet revizí, rozsah. Napište je do samostatného bloku. Když se předpoklad změní, máte jasný důvod cenu upravit.

Co je mimo rozsah

Výslovně vyjmenujte, co nabídka nezahrnuje. Klient pak nic nečte jako slib, který jste nedali.

Varianty

Dvě až tři varianty (základní, doporučená, rozšířená) klienta vtáhnou do rozhodování místo do vyjednávání o slevě. U každé uveďte, co se liší, ne jen cenu.

Struktura nabídky a kontrola před odesláním

• Shrnutí zadání – dvě až tři věty o tom, čemu jste rozuměli.
• Navržené řešení – co se bude dělat a proč právě takto.
• Rozpad ceny po položkách – v Kč bez DPH, s označením pevných částek a odhadů.
• Předpoklady a mimo rozsah.
• Harmonogram a termíny.
• Platnost nabídky a další krok – kdo má co udělat a do kdy.

Před odesláním projděte krátký checklist: souhlasí součet položek s celkovou cenou? Je u každé částky jasné, zda je pevná, nebo odhadovaná? Jsou uvedeny předpoklady, platnost a další krok? Nejsou v textu termíny, které nemáte potvrzené?

Příklady rozpadu pro konkrétní obory najdete ve vzorech pro pronájem techniky, autoservis a služby. Pokud váháte, zda individuální poptávka vůbec stojí za plnou nabídku, pomůže pět kritérií pro ceník či plnou nabídku.

Šablona průvodního e-mailu

Dobrý den, paní/pane [příjmení],
děkuji za podrobné zadání. V příloze posílám nabídku na [stručný popis řešení].
Cena je rozepsaná po položkách. Částky označené jako odhad se mohou změnit, pokud se změní předpoklady uvedené v bodě [číslo]. Připravili jsme dvě varianty; doporučujeme [varianta] z důvodu [jeden věcný důvod].
Nabídka platí do [datum]. Pokud mi do [datum] dáte vědět, které variantě dáváte přednost, navrhnu krátký hovor k detailům a upřesním termíny.
S pozdravem
[jméno, kontakt]

Do e-mailu nedávejte termín, který nemáte potvrzený. Slib „ozvu se do pátku“ si raději zapište a hlídejte.

Jak to pomáhá řešit BOTrento

Zakázkové nabídky se zpožďují hlavně proto, že se ztrácí v poště a čeká se na doplnění podkladů. BOTrento Chief of Staff je řízený proces: hlídá poptávky a nabídky v poště a v nahraných datech, každý pracovní den ráno ukáže přehled Dnes 1+3 a připraví koncepty odpovědí, nabídek a follow-upů. Zachytí také sliby typu „ozvu se do pátku“ a připomene je.

Nic se neodešle bez schválení člověkem, BOTrento samo nic neodesílá. Kalkulaci a cenu stále určujete vy, koncept vychází z textu e-mailů (přílohy nečte). Jak vypadá celý postup, ukazuje ukázka procesu. AI je v ceně tarifu s měsíčním limitem spotřeby; orientaci v nákladech najdete v ceníku.

Zkušební doba je 14 dní zdarma, bez karty a bez vlastního API klíče; začíná prvním nahráním dat. Svých posledních několik zakázkových poptávek si tak můžete vyzkoušet na vlastních datech. Pro firmy z oboru najdete detaily na stránkách B2B služby a eventy a produkce. K následným krokům po odeslání nabídky viz odpověď o follow-upu.