Poptávka na naskladnění: jak ji vyhodnotit a napsat nabídku, která pokryje manipulaci i termín

Tým BOTrento3. 11. 20266 min čtení

Poptávku na naskladnění vyhodnotíte tak, že si před cenou ujasníte tři věci: co přesně se bude vozit, kdy a v jakém stavu zboží dorazí a co všechno se s ním musí udělat. Nabídku pak napíšete po položkách a s výslovnými předpoklady, aby se z „naskladnění“ nestala neomezená práce za jednu cenu.

Většina ztrát u této služby nevzniká v ceně za uskladnění, ale v nepopsané manipulaci a v termínech, které se posunou kvůli klientovi, ne vám. Níže najdete otázky na klienta, rozpad ceny, hlídání termínu a text nabídky ke zkopírování.

Co zjistit dřív, než napíšete cenu

Poptávka typu „potřebujeme naskladnit zboží, kolik to stojí?“ je skoro vždy neúplná. Cenu bez doplňujících informací nedávejte, jinak ji budete později obhajovat. Jak odpovědět, když klient chce jen číslo, popisuje článek odpověď na poptávku jen na cenu.

Otázky na klienta

Co se vozí: druh zboží, rozměry, hmotnost, způsob balení (palety, kartony, volně ložené), křehkost, požadavky na teplotu nebo zabezpečení.
Kolik a jak často: jednorázová dodávka, nebo opakované příjmy? Orientační objem za týden či měsíc.
Kdy: požadované datum příjmu, časové okno vykládky, kdy musí být zboží k dispozici k dalšímu použití nebo expedici.
V jakém stavu: je zboží označené čárovými kódy, existuje dodací list nebo avízo, je potřeba přebalení, kontrola kusů, štítkování?
Jak dlouho zůstane ve skladu: pár dní, měsíce, nebo neznámo.
Co po naskladnění: expedice po částech, kompletace, vrácení, inventura?

Odpovědi si zapište na jedno místo ke každé poptávce. Postup rychlého a stručného dotazování najdete také v odpovědi jak zrychlit odpovědi na poptávky.

Jak ocenit naskladnění: rozpad po položkách

Jedna paušální částka „za naskladnění“ schová práci, která se liší případ od případu. Rozdělte cenu na položky, které můžete u klienta obhájit a které odpovídají skutečně vynaložené práci.

Položka	Co kryje	Na čem závisí
Příjem a vykládka	Práce lidí a techniky při vykládce	Způsob balení, počet jednotek, časové okno
Kontrola a evidence	Porovnání s avízem, zápis do systému, fotodokumentace	Kvalita dokladů a označení
Manipulace navíc	Přebalení, štítkování, třídění	Stav zboží od klienta
Uskladnění	Plocha nebo paletové místo za období	Objem, doba, režim skladu
Příprava expedice	Vychystání, balení, předání dopravci	Počet a frekvence výdejů
Mimořádné služby	Víkend, noc, urgentní příjem	Termín požadovaný klientem

Manipulace je místo, kde se obvykle ztrácí marže. Pokud ji nepopíšete zvlášť, klient ji bude považovat za součást základní ceny. Stejný princip členění ceny najdete v textu o šabloně cenové nabídky pro služby.

Předpoklady a termín: co v nabídce musí stát

Termín se u naskladnění prodlužuje nejčastěji proto, že zboží dorazí jindy, v jiném stavu nebo bez podkladů. Napište proto do nabídky podmínky, za kterých termín platí.

Avízo dodávky nejpozději předem dohodnutý počet pracovních dní před příjmem.
Zboží označené a zabalené podle dohody; jinak se účtuje manipulace navíc.
Vykládka v dohodnutém časovém okně; mimo něj nelze garantovat okamžitý příjem.
Co se stane při změně množství či data (nové potvrzení termínu, případná příplatková položka).
Platnost nabídky a doba, po kterou držíte kapacitu.

Tyto věty nejsou nátlak na klienta. Jsou to jasná pravidla, díky nimž se oba dívají na stejný rozsah. A když se klient odchýlí, máte v nabídce důvod, proč cena nebo termín změnu reflektuje.

Šablona nabídky na naskladnění

Text si upravte podle svého provozu. Hranaté závorky doplňte údaji z poptávky.

Dobrý den, [jméno],
děkujeme za poptávku. Podle Vašeho zadání počítáme s naskladněním [druh zboží] v [způsob balení], první příjem [datum].
Rozsah: příjem a vykládka, kontrola proti avízu, evidence, uskladnění po dobu [období], příprava expedice dle Vašich objednávek.
Cena (bez DPH):
– příjem a vykládka: [částka] Kč za [jednotku]
– kontrola a evidence: [částka] Kč za [jednotku]
– uskladnění: [částka] Kč za [paletové místo / období]
– příprava expedice: [částka] Kč za [jednotku]
– manipulace navíc (přebalení, štítkování): [částka] Kč za [jednotku], jen pokud bude potřeba
Předpoklady: avízo dodávky nejpozději [počet] pracovních dnů předem, zboží označené podle dohody, vykládka v časovém okně [čas]. Při změně množství nebo termínu Vám pošleme upravené potvrzení.
Platnost nabídky: do [datum]. Do té doby pro Vás držíme kapacitu.
Další krok: potvrďte prosím množství a datum příjmu, připravíme podklady k předání.
S pozdravem
[podpis]

Po odeslání: follow-up a evidence

Nabídka na logistiku často čeká na rozhodnutí někoho, kdo řeší celý dodavatelský řetězec. Zapište si, kdy se klientovi ozvete, a slib dodržte. K tomu pomůže přehled, jak nezapomínat na follow-up nabídek.

Odeslané nabídky veďte se stavem a datem platnosti, aby vám žádná nezapadla. Praktickou tabulku popisuje článek o evidenci cenových nabídek. Pokud už máte CRM jako Raynet nebo Pipedrive, stačí tam dohledatelný stav a další krok; účetní systémy jako Money S3, Pohoda nebo Fakturoid řeší až fakturaci po zakázce.

Jak to řeší BOTrento

BOTrento Chief of Staff je řízený proces pro poptávky, nabídky a další obchodní kroky. Hlídá poptávky a nabídky ve vaší poště a v nahraných datech, každý pracovní den ráno ukáže přehled Dnes 1+3 a připraví koncepty odpovědí, nabídek a follow-upů. U poptávky na naskladnění tak vidíte, co v e-mailu chybí (množství, termín, stav zboží), a máte hotový koncept doplňujících otázek.

Důležité hranice: nic se neodešle bez schválení člověkem, BOTrento neposílá nabídky samo a nečte obsah příloh, vychází z textu e-mailu. Zachytí také sliby typu „ozvu se do pátku“ a připomene je. Nenahrazuje CRM ani účetnictví. AI je v ceně tarifu s měsíčním limitem spotřeby; bližší podrobnosti jsou v ceníku. Jak proces vypadá v praxi, ukazuje ukázka procesu, a pro firmy s ručními nabídkami je určena i stránka BOTrento pro B2B služby.

Vyzkoušet to můžete 14 dní zdarma na vlastních datech, bez platební karty a bez vlastního API klíče. 14 dní začíná prvním úspěšným nahráním dat.

Časté otázky

Jak nabídnout naskladnění, když klient neví přesné množství?

Nabídněte jednotkové ceny po položkách a uveďte, že celková částka se odvíjí od skutečného množství. Přidejte odhadovaný rozsah jako předpoklad a podmínku, že při změně pošlete upravené potvrzení.

Co všechno má zahrnovat cena za naskladnění?

Typicky příjem a vykládku, kontrolu a evidenci, případné uskladnění a přípravu expedice. Manipulaci navíc, jako je přebalení či štítkování, uveďte jako samostatnou položku.

Jak zajistit, aby se termín naskladnění neprodloužil?

Do nabídky napište, za jakých podmínek termín platí: avízo dodávky, stav a označení zboží, časové okno vykládky. Při odchylce od těchto podmínek pak máte jasný důvod termín nebo cenu upravit.

Kdy je lepší poslat plnou nabídku a kdy se nejdřív doptat?

Pokud chybí množství, termín nebo stav zboží, nejdřív se doptejte krátkým e-mailem. Plnou nabídku posílejte, až znáte rozsah, jinak ji budete později upravovat.

Shrnutí

Před cenou zjistěte, co se vozí, kdy, v jakém stavu a co se s tím má dít po příjmu.
Cenu rozdělte na položky; manipulaci navíc uveďte zvlášť.
Do nabídky napište předpoklady, za kterých platí termín, a platnost nabídky.
Po odeslání hlídejte follow-up a stav nabídky, aby nezapadla.
BOTrento pomůže hlídat poptávky a připravit koncepty, odeslání vždy schvaluje člověk.

Vyzkoušejte BOTrento 14 dní zdarma

Nahrajte své poptávky a nabídky a zjistěte, které čekají na odpověď nebo follow-up. Zkušební doba trvá 14 dní zdarma, bez karty a bez vlastního API klíče. Vyplňte pár údajů a přístup vám hned přijde e-mailem. S napojením pošty rádi pomůžeme.

14 dní zdarma, bez karty a bez vlastního API klíče. Zkušební doba začíná až prvním nahráním vašich dat. Pak od 1 990 Kč měsíčně bez DPH, AI v ceně.

Nic se neodešle bez vašeho schválení. Kartu přidáte až na konci, pokud budete pokračovat; bez platby se přístup zablokuje do úhrady, data držíme 30 dní a export je dostupný. Ceník · Prohlédnout ukázku procesu