Automatické e-maily v obchodním procesu: kdy poslat upomínku a follow-up po nabídce

Tým BOTrento10. 11. 20267 min čtení

Co v obchodním cyklu automatizovat a co ne

Rozlišujte tři věci, které se v „automatických e-mailech“ pletou:

• Hlídání – systém ví, ke které nabídce se kdy vrátit. Tady je automatizace zcela bezpečná a nejvíc šetří čas.
• Příprava textu – koncept follow-upu podle konkrétní nabídky a dosavadní konverzace. Šetří psaní, ale potřebuje kontrolu.
• Odeslání – tady je riziko. Nabídka je individuální a situace se mění rychleji, než ji pozná jakékoli pravidlo.

Obchodní nabídky nejsou potvrzení objednávky ani newsletter. Hromadná pravidla typu „po 3 dnech pošli upomínku všem“ jsou vhodná spíš pro transakční e-maily v e-shopu. U poptávek na míru, jako jsou eventy, pronájmy techniky nebo B2B služby, se vyplatí automatizovat paměť, ne rozhodování.

Plán kontaktů po nabídce: kdy co poslat

Přesné intervaly závisejí na oboru a ceně zakázky. Jako výchozí kostru ale funguje tento sled:

1. Den odeslání: krátké potvrzení, že nabídka dorazila, a kdo je kontaktní osoba. Často stačí jedna věta v průvodním e-mailu.
2. Po několika pracovních dnech: první follow-up s konkrétní nabídkou pomoci, třeba doladit rozsah nebo termín.
3. Po dalším týdnu: druhý, jiný podnět – doplňující informace, reference k typu akce, odpověď na pravděpodobnou námitku.
4. Před koncem platnosti: reminder s jasným datem a tím, co se po něm změní (cena, dostupnost techniky, termín).
5. Po expiraci: jedna zdvořilá závěrečná zpráva, že nabídku uzavíráte, a dveře zůstávají otevřené.

U dlouhodobých nabídek nebo smluv, kde platnost trvá měsíce, přidejte reminder zhruba měsíc před koncem. Klient tak má čas se rozhodnout, ne jen reagovat na poslední chvíli. Víc o samotném principu najdete v odpovědi co je follow-up a jak na něj u nabídek nezapomínat.

Šablony: follow-up po nabídce a reminder před expirací

Follow-up po nabídce

Dobrý den, paní Nováková,
minulý týden jsem Vám poslal nabídku na [akci / pronájem / službu]. Chtěl jsem se zeptat, zda Vám sedí rozsah a termín, nebo zda byste něco upravili. Pokud je potřeba, rád to s Vámi projdu telefonicky.
Nabídka platí do [datum].
S pozdravem
[jméno]

Reminder před koncem platnosti

Dobrý den, paní Nováková,
jen krátká připomínka: nabídka č. [číslo] platí do [datum]. Po tomto datu Vám nemusíme garantovat [cenu / dostupnost techniky / termín]. Pokud potřebujete čas navíc nebo úpravu, napište mi a domluvíme se.
S pozdravem
[jméno]

V obou případech je cíl stejný: usnadnit odpověď „ano“, „ne“ i „ještě ne“. Pokud klient píše, že je nabídka drahá, nepište další upomínku, ale použijte šablony pro odpověď na „je to drahé“. A ke správnému rozlišení ceníku a nabídky pomůže článek o ceníku a cenové nabídce.

Jak nastavit připomínky, aby neotravovaly

Většinu otravnosti způsobují čtyři chyby. Každé se dá předejít jednoduchým pravidlem:

• Stop při odpovědi. Jakmile klient odpoví jakýmkoli kanálem, další upomínka se ruší. Telefonát si zapište, jinak o něm systém neví.
• Jeden podnět na e-mail. Pokaždé jiný důvod, proč se ozýváte, ne opakování „jen se připomínám“.
• Konec sledu. Po závěrečné zprávě už nepište. Pokud vás trápí pomalé reakce na příchozí poptávky, projděte si jak zrychlit odpovědi na poptávky.
• Kontrola před odesláním. Člověk zkontroluje jméno, částku, termín a to, zda se mezitím něco nezměnilo.

Ke každé nabídce si zapište datum příštího kroku. Tabulka, Raynet nebo Pipedrive to zvládnou, ale jen pokud se datum skutečně vyplňuje a někdo ho ráno otevře.

Postup krok za krokem: nastavte si plán za jedno odpoledne

1. Vyberte si jeden typ nabídky, například nejčastější službu, a pro něj definujte sled kontaktů z druhé sekce.
2. Napište 3 základní texty: první follow-up, druhý follow-up, reminder před expirací. Přidejte závěrečnou zprávu.
3. Určete platnost nabídky a uvádějte ji v každém e-mailu na stejném místě.
4. Zapište stop podmínky: odpověď klienta, objednávka, zamítnutí, změna zadání.
5. Určete osobu, která koncepty schvaluje, a čas, kdy se to děje (např. každé ráno).
6. Po měsíci vyhodnoťte, na které zprávy lidé odpovídali a které zůstaly bez reakce. Texty upravte.

Další vzory pro první reakci najdete v článku odpověď na poptávku e-mailem: 5 šablon.

Jak to řeší BOTrento

BOTrento Chief of Staff je řízený proces, ne robot, který píše za vás. Hlídá poptávky a nabídky v poště a v nahraných datech, každý pracovní den ráno ukáže přehled Dnes 1+3 (v aplikaci i e-mailem) a připraví koncepty odpovědí, nabídek a follow-upů ve čtyřech jazycích. Zachytí také sliby typu „ozvu se do pátku“ a připomene je.

Nic neodesílá samo. Každý návrh e-mailu nebo nabídky schvaluje člověk a odešle ho ze své pošty. Sliby s termínem, follow-upy, schůzky a úkoly si můžete odebírat do Outlooku, Google Kalendáře nebo iPhonu přes tajný odkaz iCal (.ics). BOTrento také nepotvrzuje termíny a rezervace a nenahrazuje CRM ani účetnictví; vychází z textu e-mailu, ne z příloh.

Umělá inteligence je v ceně tarifu s měsíčním limitem spotřeby; orientaci v tarifech najdete v ceníku. Vlastní API klíč je volitelný, dnes jen od Anthropic (Claude), podrobnosti jsou v nápovědě k API klíčům. Data ukládáme na serverech v Německu (EU). Text nutný pro úkol zpracuje poskytovatel modelu přes API; server v EU s voláním externího AI API není uzavřený výpočet. Jak vypadá den s procesem, ukazuje ukázka procesu, a pokud pracujete s eventy, projděte si stránku pro eventové a produkční firmy.

Můžete si to vyzkoušet 14 dní zdarma na vlastních datech, bez platební karty a bez vlastního API klíče. 14 dní začíná prvním úspěšným nahráním dat (import nebo napojení pošty), na přípravu máte 7 dní. Do 24 hodin v pracovní dny se ozve náš člověk a pomůže s napojením pošty. Na začátku dostanete report „Ztracené peníze“ (zpětně jen u schránky napojené přes IMAP). V našem interním pilotu na vlastních procesech jsme za 7 dní zpracovali 35 poptávek, 18 e-mailů, 24 nabídek a 15 akcí; není to reference klienta a výsledky vašeho obchodu to neslibuje.

Kdy je plná automatizace odeslání na místě

Plně automatické e-maily dávají smysl tam, kde je obsah vždy stejný a příjemce jasně definovaný: potvrzení přijetí poptávky, informace o termínu, který už je dohodnutý, nebo servisní oznámení. Nabídky, upomínky na nabídky a reminder před expirací jsou ale vždy závislé na kontextu. Proto je rozumné rozdělení takové: systém hlídá a navrhuje, člověk rozhoduje a odesílá.