Automatická odpověď obchodníka: vzor pro dovolenou a nemoc, po kterém se poptávající ozve znovu

Tým BOTrento29. 10. 20266 min čtení

Co má automatická odpověď obsahovat

Poptávající od autoreply nečeká omluvu, čeká jistotu. Ověřte, že text obsahuje těchto pět prvků:

1. Potvrzení přijetí. „Vaši zprávu jsme obdrželi.“ Krátká věta, která uklidní.
2. Konkrétní datum návratu. „Vrátím se v pondělí [datum]“ je lepší než „brzy“ nebo „po dovolené“.
3. Zástupce se jménem a kontaktem. Ne obecné „kontaktujte firmu“, ale člověk, který umí poptávku převzít.
4. Postup pro urgentní případ. Řekněte, co má udělat, když termín nepočká.
5. Slib dalšího kroku. „Po návratu se vám ozvu do konce prvního pracovního dne.“ Slibujte jen to, co opravdu stihnete.

Nepište, kam přesně jedete, ani že jste nemocní. Stačí „jsem mimo kancelář“. Detaily jsou zbytečné a u firemní komunikace ani vhodné.

Postup nastavení krok za krokem

Autoreply se nastavuje ve vaší poštovní schránce (Outlook, Gmail, Seznam i jinde), ne v CRM. Přesný název volby se liší, princip je stejný.

1. Dohodněte zástup. Zástupce musí vědět, že mu mohou chodit poptávky, a mít přístup k podkladům. Bez toho je odkaz na něj jen slib na papíře.
2. Nastavte období. Začátek i konec zadejte předem, ať se autoreply sám vypne. Zapomenutá odpověď „jsem na dovolené“ v týdnu po návratu poškodí důvěru víc než žádná.
3. Zkontrolujte rozlišení interních a externích zpráv. Externím pošlete vzor níže, kolegům stručnou interní variantu.
4. Pošlete si zkušební zprávu z jiné adresy a ověřte, jak vypadá předmět, podpis a zda funguje odkaz nebo telefon.
5. Připravte předání rozpracovaných případů. U každé otevřené nabídky napište zástupci, co se čeká a od koho. Autoreply řeší nové zprávy, ne rozdělané obchody.

Vzory automatické odpovědi ke zkopírování

Dovolená

Předmět: Vaši zprávu jsme přijali – odpovíme do [datum návratu]

Dobrý den,
děkuji za zprávu, dorazila ke mně. Do [datum] jsem mimo kancelář a e-maily nečtu průběžně.

Pokud jde o poptávku, ozvu se vám [datum návratu]. Pokud potřebujete reagovat dřív, napište prosím kolegovi [jméno zástupce] ([e-mail zástupce], tel. [telefon zástupce]). Převezme vaši poptávku a domluví další postup.

Pro rychlejší nabídku se hodí uvést termín, místo a přibližný rozsah. Zprávu ale nemusíte přepisovat, vše zůstává u nás.

S pozdravem
[vaše jméno]

Nemoc nebo nečekaná nepřítomnost

Předmět: Vaši zprávu jsme přijali

Dobrý den,
děkuji za zprávu. Dočasně jsem mimo kancelář, přesný den návratu zatím neznám. Aby vaše poptávka nečekala, přeposílám ji kolegovi [jméno zástupce] ([e-mail zástupce], tel. [telefon zástupce]), který se vám ozve nejpozději následující pracovní den.

S pozdravem
[vaše jméno]

Údaje v hranatých závorkách nahraďte svými. Stačí poznámka, že se zprávou někdo pracuje. Neslibujte nic, co za vás nikdo nesplní.

Krátká interní verze

Jsem mimo do [datum]. Poptávky a nabídky řeší [jméno zástupce] ([e-mail zástupce]). Rozpracované případy najdeš v předávacím seznamu.

Nejčastější chyby, kvůli kterým klient odejde ke konkurenci

• Žádné datum. „Ozvu se co nejdříve“ klient čte jako „nevím“.
• Žádný zástupce. Poptávka se zastaví a čeká na jednoho člověka.
• Dlouhý text s omluvami. Klient hledá jednu informaci: kdy a kdo.
• Slib, který nikdo nehlídá. Napíšete „ozvu se v pondělí“ a v pondělí je ve schránce spousta e-mailů. Slib je nutné po návratu najít a splnit.
• Autoreply, který běží dál. Zkontrolujte automatické ukončení.
• Marketingový tón. Autoreply není prostor pro reklamu ani akční nabídku.

Kdyby se vám přesto stalo, že poptávka ležela déle, než jste slíbili, pomůže omluva za pozdní odpověď s hotovými šablonami. A pro první dojem platí i to, co píšeme v článku o předmětu, první větě a podpisu nabídky: konkrétní předmět dává smysl i u automatické odpovědi.

První den po návratu: jak slib splnit

Autoreply je jen polovina práce. Druhá polovina je návrat. Doporučený postup na první dopoledne:

1. Najděte všechny zprávy, které přišly za dobu nepřítomnosti, a vyberte ty, které jsou poptávkou nebo odpovědí na nabídku.
2. Seřaďte je podle termínu poptávajícího, ne podle času doručení.
3. Zeptejte se zástupce, co už slíbil a komu odpověděl, ať nepíšete dvakrát.
4. Do každé poptávky pošlete krátkou zprávu s dalším krokem, i kdyby nabídka nebyla hotová.
5. Zapište si všechny sliby z doby před odchodem („pošlu do pátku“) a zkontrolujte, zda je někdo splnil.

Jak si hlídat termíny dalších kroků, popisuje odpověď co je follow-up a jak na něj u nabídek nezapomínat. Obecné zásady rychlé reakce najdete v pěti krocích ke zrychlení odpovědí na poptávky.

Jak to pomáhá řešit BOTrento

Autoreply BOTrento nenastavuje a nic za vás neodesílá. Pomůže tam, kde problémy typicky vznikají: po návratu a při předání.

BOTrento Chief of Staff hlídá poptávky a nabídky v poště a v nahraných datech. Každý pracovní den ráno ukáže přehled Dnes 1+3, takže po návratu hned vidíte, co je potřeba řešit jako první. Zachytí také sliby typu „ozvu se do pátku“ a připomene je. Koncepty odpovědí, nabídek a follow-upů připraví ve 4 jazycích, ale nic se neodešle bez schválení člověkem. Návrhy schvalujete vy nebo váš zástup.

Umí pracovat se schránkou Seznam i dalšími přes IMAP, Gmail, Google Workspace a Microsoft 365 zatím přes přeposlání nebo import. Termíny schůzek a slibů si odeberete do kalendáře přes odkaz iCal (.ics). BOTrento nenahrazuje CRM, takže Raynet nebo Pipedrive můžete používat dál. Příklad nasazení si prohlédnete v ukázce procesu a jak to vypadá v oboru, najdete na stránkách pro eventové a produkční firmy.

Vyzkoušet si to můžete na vlastních datech: 14 dní zdarma, bez platební karty a bez vlastního API klíče. 14 dní začíná prvním úspěšným nahráním dat. Neslibujeme žádný výsledek, proto je test na vašich zprávách ten nejpoctivější způsob, jak si ověřit přínos.