Vzor cenovej ponuky: 3 vyplnené príklady pre služby, remeslo a dodávku tovaru

Tím BOTrento17. 10. 20268 min čítania

Čo majú všetky tri vzory spoločné

Každý z príkladov nižšie má tých istých šesť blokov. Keď ich dodržíte, klient sa nemusí vracať s otázkami a ponuku vie preposlať šéfovi alebo účtovníčke bez toho, aby ste ju museli vysvetľovať.

1. Hlavička – kto ponúka, komu, číslo ponuky a dátum.
2. Zhrnutie zadania – dve-tri vety vlastnými slovami o tom, čo klient chce. Tu sa nedorozumenie ukáže skôr, než sa začne riešiť cena.
3. Položky – názov, množstvo, jednotka, cena za jednotku a spolu bez DPH.
4. Predpoklady a podmienky – čo je v cene, čo nie a za akých okolností sa cena mení.
5. Platnosť – do kedy ponuka platí.
6. Ďalší krok – čo má klient urobiť, ak súhlasí, a dokedy.

Ak ste platiteľ DPH, uvádzajte v súčte zvlášť sumu bez DPH, DPH a celkovú sumu. Ak platiteľ nie ste, napíšte to do ponuky výslovne, aby si klient nemyslel, že DPH pribudne neskôr.

Vzor 1: cenová ponuka na B2B službu

Príklad pre firmu, ktorá dodáva službu s jasne ohraničeným rozsahom, napríklad technické zabezpečenie firemnej konferencie v Bratislave. Rovnaká logika platí pre konzultácie, školenia či servis.

Cenová ponuka č. [rok]-[číslo]
Dodávateľ: [Vaša firma], kontakt: [meno, telefón, e-mail]
Odberateľ: [Firma klienta], [kontaktná osoba]
Dátum: [dátum]

Zhrnutie zadania
Firemná konferencia pre [počet] hostí v hoteli v Bratislave, jeden deň. Požadujete ozvučenie sály, projekciu, dva bezdrôtové mikrofóny a technika na mieste počas celého programu.

Položky (v eurách bez DPH)
Ozvučenie sály – 1 deň – [suma]
Projekcia (projektor, plátno) – 1 deň – [suma]
Bezdrôtový mikrofón – 2 ks – [suma]
Technik na mieste – [počet] hod. – [suma]
Doprava a montáž – paušál – [suma]
Spolu bez DPH: [suma] €

V cene nie je
Osvetlenie pódia, nahrávanie a streamovanie programu.

Predpoklady
Prístup do sály najneskôr [čas] pred začiatkom. Program neprekročí [počet] hodín, inak sa účtuje ďalšia hodina technika podľa položky „Technik na mieste“.

Platnosť ponuky: do [dátum].
Ďalší krok: Ak vám ponuka vyhovuje, potvrďte ju odpoveďou na tento e-mail do [dátum]. Potom vám pošleme objednávku a technické podmienky.

Čo v tomto vzore zmeniť

• Zhrnutie píšte vždy nanovo. Zhrnutie skopírované zo starej ponuky je najčastejší zdroj chýb.
• „V cene nie je“ prispôsobte tomu, na čo sa vás klienti pýtajú najčastejšie.
• Ak ponuku schvaľuje niekto, s kým ste nehovorili, pridajte varianty a zhrnutie na jednu stranu. Podrobne to rozoberá článok cenová ponuka pre B2B služby, ktorú schváli aj rozhodovateľ.

Pri väčších eventoch (viac dní, ľudia, storno) má zmysel rozdeliť položky do blokov. Viac nájdete v článku o ponuke pre event a produkciu so storno podmienkami.

Vzor 2: cenová ponuka na remeselnú prácu

Príklad pre montáž, opravu alebo rekonštrukciu, napríklad výmenu podlahy v kancelárii v Žiline. Pri remesle je kľúčové oddeliť prácu od materiálu a napísať, čo sa stane, keď sa na mieste objaví nečakaný problém.

Cenová ponuka č. [rok]-[číslo]
Dodávateľ: [Vaša firma] | Odberateľ: [klient] | Dátum: [dátum]

Zhrnutie zadania
Demontáž starého koberca a pokládka vinylovej podlahy v kancelárii, plocha podľa obhliadky [počet] m², vrátane líšt.

Práca (v eurách bez DPH)
Demontáž a odvoz starej podlahy – [počet] m² – [suma]
Vyrovnanie podkladu – [počet] m² – [suma]
Pokládka vinylu – [počet] m² – [suma]
Montáž líšt – [počet] bm – [suma]

Materiál (v eurách bez DPH)
Vinylová podlaha [typ, dekor] – [počet] m² vrátane rezervy na prerez – [suma]
Lišty a príslušenstvo – [suma]
Spolu bez DPH: [suma] €

Predpoklady
Cena vychádza z obhliadky dňa [dátum]. Ak sa po odstránení koberca ukáže poškodený podklad, pred pokračovaním sa ozveme s doplnkom ponuky. Priestor bude počas prác vyprataný.

Termín realizácie: [počet] pracovných dní, termín dohodneme po potvrdení.
Platnosť ponuky: do [dátum] – ceny materiálu sa môžu meniť.
Ďalší krok: Potvrďte ponuku e-mailom a navrhnite dva termíny začatia, ktoré vám vyhovujú.

Čo v tomto vzore zmeniť

• Rezervu na prerez uveďte výslovne, inak si klient prepočíta m² a bude sa pýtať na rozdiel.
• Vetu o nečakanom probléme si nechajte vždy. Chráni vás aj klienta pred sporom o „nedohodnutú“ prácu.
• Platnosť pri materiáli radšej skráťte. Pri drahých položkách môžete uviesť, že cena materiálu je orientačná.

Vzor 3: cenová ponuka na dodávku tovaru

Príklad pre veľkoobchod, e-shop s B2B zákazníkmi alebo predaj techniky, napríklad dodávku notebookov firme v Košiciach. Pri tovare rozhodujú presné označenie, dostupnosť a doprava.

Cenová ponuka č. [rok]-[číslo]
Dodávateľ: [Vaša firma] | Odberateľ: [klient] | Dátum: [dátum]

Zhrnutie dopytu
Dodávka [počet] notebookov pre obchodný tím vrátane tašiek a inštalácie operačného systému.

Položky (v eurách bez DPH)
Notebook [výrobca, model, presná konfigurácia, kód] – [počet] ks – [suma] za kus – spolu [suma]
Taška [model] – [počet] ks – [suma] za kus – spolu [suma]
Inštalácia a príprava zariadení – [počet] ks – [suma]
Doprava na adresu v Košiciach – [suma]
Spolu bez DPH: [suma] €

Dostupnosť
Notebooky a tašky sú k dátumu ponuky skladom u dodávateľa. Dodanie do [počet] pracovných dní od potvrdenia objednávky.

Podmienky
Platba faktúrou so splatnosťou [počet] dní. Záruka podľa podmienok výrobcu. Tovar rezervujeme až po potvrdení objednávky.

Platnosť ponuky: do [dátum] alebo do vypredania zásob.
Ďalší krok: Pošlite nám objednávku s fakturačnými údajmi a my potvrdíme termín dodania.

Čo v tomto vzore zmeniť

• Kód produktu uvádzajte vždy. Klient často porovnáva viac ponúk a bez kódu nevie, či porovnáva rovnaký tovar.
• Vetu o rezervácii nevynechávajte. Bez nej môže klient predpokladať, že tovar je odložený pre neho.
• Ak máte alternatívu (iný model, iný termín), zapíšte ju ako samostatný variant, nie do poznámky.

Ako si vzor uložiť vo Worde, aby nevznikali chyby

Väčšina chýb v ponukách nevzniká v šablóne, ale pri kopírovaní starej ponuky. Ochráni vás pred tým krátky postup:

1. Uložte si vzor ako šablónu (vo Worde formát .dotx), nie ako bežný dokument. Každá nová ponuka tak začína načisto.
2. Všetko premenlivé dajte do hranatých zátvoriek – [klient], [suma], [dátum]. Pred odoslaním vyhľadajte znak „[“. Ak ho nájdete, ponuka nie je hotová.
3. Držte jeden cenník v tabuľke alebo v SuperFaktúre, Money S3 či Pohode a ceny preberajte odtiaľ, nie zo starých ponúk.
4. Ponuku pošlite ako PDF, Word nechajte len na internú prácu.
5. Zapíšte si ďalší krok s dátumom – do Pipedrive, tabuľky alebo kalendára.

Krátka kontrola pred odoslaním

• Sedí meno klienta a zodpovedá zhrnutie tomu, čo naozaj písal?
• Sú všetky sumy bez DPH a je súčet prepočítaný?
• Je jasné, čo v cene nie je?
• Je vyplnená platnosť a ďalší krok?

Podrobnejší checklist a šablónu sprievodného e-mailu nájdete v článku cenová ponuka, ktorá sa nevracia s otázkami. Ako sa po odoslaní ozvať, aby ste na ponuku nezabudli, vysvetľuje odpoveď čo je follow-up a ako naň pri ponukách nezabúdať.

Ako s ponukami pomáha BOTrento

Vzor vyrieši, ako ponuka vyzerá. Nevyrieši, či a kedy odíde a kto sa po nej klientovi ozve. Práve na to slúži BOTrento Chief of Staff – riadený proces pre dopyty, ponuky a ďalšie obchodné kroky.

• Stráži dopyty a ponuky v pošte a v nahraných dátach. Schránky sa pripájajú cez IMAP; Gmail, Google Workspace a Microsoft 365 zatiaľ preposielaním alebo importom. Dáta z CRM či tabuľky nahráte ako CSV alebo XLSX.
• Každý pracovný deň ráno ukáže prehľad Dnes 1+3 v aplikácii aj e-mailom, aby ste vedeli, ktorej ponuke sa venovať najprv.
• Pripraví koncepty odpovedí, ponúk a follow-upov v štyroch jazykoch. Vychádza z textu e-mailu, obsah príloh nečíta.
• Zachytí sľuby typu „pošlem ponuku do piatku“ a pripomenie ich.
• Nič neodošle sám. Každý koncept schvaľuje človek a termíny ani rezervácie BOTrento nepotvrdzuje.

AI je v cene tarifu s mesačným limitom, takže vlastný API kľúč nepotrebujete. Ako vyzerá celý postup od dopytu po follow-up, ukazuje ukážka procesu. Ak dodávate služby firmám, pozrite si aj riešenie pre B2B služby. Najlepšie však zistíte, či vám to sedí, keď si to vyskúšate na vlastných dátach: skúšobná doba je 14 dní zadarmo, bez platobnej karty a bez vlastného API kľúča. Začína plynúť až prvým úspešným nahraním dát. Tarify nájdete v cenníku.