Ekonomika ponuky pre CFO aj technológa: ako ju napísať, aby jej rozumeli obaja

Tím BOTrento13. 11. 20265 min čítania

Kto ponuku skutočne číta a čo hľadá

Pred písaním si ujasnite, že ponuka má viac čitateľov, aj keď ste ju poslali jednému. Každý z nich hľadá niečo iné.

• Technický vedúci: čo presne dostane, v akom rozsahu, čo je mimo rozsahu a aké sú predpoklady.
• CFO alebo finančný riaditeľ: celková cena bez DPH, splatnosť, fakturačné míľniky, čo môže cenu zmeniť a dokedy ponuka platí.
• Majiteľ: prečo práve vy, aké sú varianty a čo bude nasledovať, ak povie áno.

Technológ zvyčajne nechce čítať o splatnosti a CFO nechce prechádzať technické detaily. Ponuka, ktorá ich núti prekopávať sa cudzími časťami, sa odkladá. Podobnú logiku sme rozoberali v článku o cenovej ponuke pre rozhodovateľa, ktorého ste nestretli.

Dve vrstvy: zhrnutie pre financie, rozsah pre technikov

Osvedčená kostra má pevné poradie. Navrch ide zhrnutie na pol strany, pod ním podrobnosti.

Vrstva 1: zhrnutie

Tri až štyri vety: čo dodáte, za akú cenu bez DPH, kedy a ako sa fakturuje, dokedy ponuka platí. Žiadne technické skratky.

Vrstva 2: rozsah a cena po položkách

Tabuľka s položkami, jednotkami a cenou. Pri každej položke jedna veta, čo obsahuje. Za tabuľkou predpoklady a čo je mimo rozsahu. Ak ste ešte nemali pevnú kostru, pozrite šablónu cenovej ponuky pre služby.

Vrstva 3: ďalší krok

Jedna veta: kto čo urobí a do kedy. Napríklad „Po odsúhlasení rozsahu pošleme objednávku na podpis do piatka.“

Ako formulovať cenu, aby sa nedala vykladať dvojako

Najčastejší zdroj ústupkov je nejasná cena. Dá sa jej vyhnúť pár pravidlami.

• Vždy uvádzajte „bez DPH“ a rovnako to robte v zhrnutí aj v tabuľke.
• Jedno celkové číslo. Ak sú voliteľné položky, zapíšte ich oddelene, nie ako súčasť základu.
• Pomenujte, čo cenu mení: zmena rozsahu, posun termínu, počet osôb, doprava. CFO to vníma ako zníženie rizika, nie ako slabinu.
• Neskrývajte ekonomiku v prílohe. Pre CFO je podstatné, čo je v cene a čo nie, nie len výsledná suma.
• Ak ponúkate v cudzej mene, uveďte, ako sa rieši kurz. Postup nájdete v článku o cenovej ponuke v cudzej mene.

Rozdiel medzi cenou a ekonomikou: cena je číslo, ekonomika je to, čo za ním stojí. CFO sa nepýta „prečo toľko“, ale „z čoho to vzniklo a čo sa stane, ak sa niečo zmení“.

Šablóna textu zhrnutia na skopírovanie

Upravte si ju podľa svojej služby. Čísla v zátvorkách doplňte vlastné.

Dobrý deň,

v prílohe posielame ponuku na [názov zákazky]. Stručne: dodáme [rozsah v jednej vete] v termíne [dátum]. Celková cena je [suma] € bez DPH. Fakturujeme v [počet] častiach: [míľnik 1] a [míľnik 2], splatnosť [počet] dní. Ponuka platí do [dátum].

Pre technickú stranu je rozsah po položkách v časti 2, vrátane predpokladov a toho, čo je mimo rozsahu. Pre finančnú stranu sú v časti 3 uvedené okolnosti, ktoré môžu cenu zmeniť, a ich dopad.

Ak ponuka vyhovuje, ďalším krokom je odsúhlasenie rozsahu a podpis objednávky. Radi si s Vami prejdeme otázky na krátkom hovore.

Technický vedúci a CFO sú v texte oslovení priamo, takže vedia, kam sa pozrieť. Pri preposlaní na iného kolegu to funguje rovnako.

Kontrolný zoznam pred odoslaním

1. Rozumie zhrnutie aj človek, ktorý o projekte nič nevie?
2. Je suma v zhrnutí rovnaká ako súčet v tabuľke?
3. Je všade uvedené „bez DPH“?
4. Sú predpoklady a vylúčené položky pomenované výslovne?
5. Je jasné, čo cenu mení a dokedy ponuka platí?
6. Je uvedený konkrétny ďalší krok s termínom?

Ak ponuky vznikajú rýchlo a z viacerých podkladov, práve toto je miesto, kde sa čísla rozídu. Rýchlosť bez straty kontroly nad cenou rozoberá článok ako zrýchliť tvorbu cenových ponúk.

Ako to rieši BOTrento

BOTrento Chief of Staff je riadený proces pre dopyty, ponuky a ďalšie obchodné kroky. Hlída dopyty a ponuky v pošte a v nahraných dátach a pripraví koncepty odpovedí, ponúk a follow-upov. Koncepty môžete mať vo viacerých jazykoch (slovenčina nie je vo vymenovaných jazykoch, preto si text vždy skontrolujte). Každé ráno v pracovný deň ukáže prehľad Dnes 1+3 a zachytí sľuby typu „ozvem sa do piatka“, aby sa nestratili.

Dôležité je, že nič sa neodošle bez schválenia človekom. Ponuku, ktorá ide technológovi aj CFO, teda vždy posúdite vy. BOTrento nenahrádza CRM ani účetníctvo, takže SuperFaktúra, Pohoda, Money S3 či Pipedrive zostávajú tam, kde sú. AI je v cene tarifu s mesačným limitom spotreby. Podrobnosti o nákladoch nájdete v odpovedi kolik stojí AI asistent pro obchod a v cenníku.

Na vlastných dátach si to môžete overiť: skúšobná doba je 14 dní zdarma, bez platobnej karty a bez vlastného API kľúča. Začína až prvým úspešným nahraním dát. Ako proces vyzerá, ukazuje ukážka procesu.

Čo robiť, keď sa ponuka už rozbieha po firme

Ak ponuku prepošle klient ďalej, vy to nekontrolujete. Preto sa oplatí v ponuke držať jeden zdroj pravdy: číslo v zhrnutí je záväzné a prílohy sa naň odvolávajú. Ak ho potrebujete zmeniť, pošlite novú verziu s novým dátumom a jasným označením, že nahrádza predchádzajúcu.

A ak čakáte na odpoveď, nenechajte ponuku ležať. Jednoduchý postup, ako pripomínať bez tlaku, je v odpovedi čo je follow-up a ako naň pri ponukách nezabúdať.