Cenová ponuka pre B2B služby, ktorú schváli aj rozhodovateľ, s ktorým ste sa nestretli

Tím BOTrento12. 10. 20268 min čítania

Kto ponuku naozaj číta a na čo sa pýta

Pri službách pre firmy sa o objednávke málokedy rozhoduje na stretnutí. Rokujete s jedným človekom, no podpisuje niekto iný. Každý z nich hľadá v ponuke niečo iné.

Váš kontakt (ten, kto ponuku presadzuje)

Potrebuje dokument, ktorý môže poslať ďalej bez dlhého vysvetľovania. Ak musí šéfovi písať vlastné zhrnutie, ponuka sa zdrží. A často sa pri tom stratí presne to, čo ste spolu dohodli.

Rozhodovateľ (konateľ, riaditeľ, majiteľ)

Ponuku číta rýchlo, často na mobile a medzi dvoma stretnutiami. Kladie si štyri otázky:

• Aký problém to rieši a prečo práve teraz?
• Čo presne dostaneme a kedy?
• Koľko to stojí celkovo a za čo platíme?
• Čo od nás budete potrebovať a čo sa môže pokaziť?

Financie a nákup

Zaujíma ich, či je cena bez DPH alebo s DPH, či ide o jednorazovú alebo mesačnú platbu, kedy a ako budete fakturovať, aká je platnosť ponuky a čo sa stane, keď sa rozsah zmení. Ak to nenájdu, pošlú ponuku späť s otázkami a celý proces začína nanovo.

Z toho vyplýva jednoduché pravidlo: prvá strana odpovedá rozhodovateľovi, ďalšie strany kontaktu a nákupu.

Zhrnutie na jednu stranu: kostra na vyplnenie

Zhrnutie nie je úvodný text o vašej firme. Je to stručný záznam dohody, ktorý dáva zmysel aj človeku, ktorý pri rokovaní nebol. Píšte ho slovami klienta, nie interným jazykom vašej firmy.

Zhrnutie ponuky pre [názov firmy klienta]
Východisko: [1–2 vety: čo chcete vyriešiť a prečo teraz, ideálne tak, ako to povedal klient]
Výsledok: [čo konkrétne odovzdáme, napr. „spustený web s CMS a zaškolením dvoch ľudí“]
Odporúčame: variant [B], pretože [jedna veta s dôvodom]
Cena: [suma] € bez DPH, [jednorazovo / mesačne], fakturácia [po odovzdaní / mesačne vopred]
Harmonogram: začiatok [dátum], odovzdanie [dátum]
Od vás potrebujeme: [kontaktnú osobu, podklady, prístupy, schválenie návrhu do …]
Nie je súčasťou: [2–3 položky, ktoré by klient mohol predpokladať]
Platnosť ponuky: do [dátum]
Ďalší krok: [napr. potvrdenie variantu e-mailom do …, následne zmluva a úvodné stretnutie]

Ak zhrnutie nevyjde na jednu stranu, takmer vždy je v ňom niečo, čo patrí do prílohy, napríklad rozpis hodín, technické detaily alebo referencie. Úplnú štruktúru celej ponuky s textom na skopírovanie nájdete v článku šablóna cenovej ponuky pre služby.

Varianty: dva alebo tri, s jasným odporúčaním

Varianty pomáhajú rozhodovateľovi, ktorý vás nepozná. Namiesto otázky „áno alebo nie“ rieši otázku „ktorý z nich“. Funguje to však len vtedy, keď sú varianty postavené poctivo.

• Rovnaký základ. Všetky varianty riešia ten istý problém. Líšia sa rozsahom, rýchlosťou alebo mierou podpory, nie úplne iným zadaním.
• Jeden odporúčaný. Označte ho a jednou vetou uveďte dôvod. Rozhodovateľ chce vedieť, čo by ste urobili vy.
• Rozdiel na jeden riadok. Ak sa rozdiel medzi variantmi nedá povedať jednou vetou, sú pre klienta príliš zložité.
• Žiadne „návnady“. Variant, ktorý nikto rozumný nevyberie, iba oslabuje dôveru.

Príklad pre produkčnú firmu, ktorá pripravuje firemné podujatie pre klienta v Bratislave:

Pri každom variante uveďte celkovú cenu bez DPH a pod tabuľku napíšte, čo nie je súčasťou žiadneho variantu. Ďalšie príklady z praxe poskytovateľov služieb nájdete na stránke pre B2B služby.

Ďalší krok a e-mail, ktorý sa dá preposlať

Ponuka bez ďalšieho kroku sa ľahko odloží „na neskôr“. Ďalší krok má mať konkrétnu podobu (potvrdenie e-mailom, krátky hovor, podpis zmluvy) a termín, ktorý súvisí s realitou klienta, napríklad s termínom podujatia alebo začiatkom kvartálu.

Sprievodný e-mail píšte tak, aby ho váš kontakt mohol preposlať ďalej bez akýchkoľvek úprav. Rozhodovateľ často otvorí iba e-mail a prílohu nie.

Predmet: Ponuka – [čo dodávame] pre [firmu klienta], platná do [dátum]

Dobrý deň, pani [priezvisko],

posielame ponuku na [predmet] podľa nášho stretnutia [dátum]. V skratke:
– riešime: [problém klienta v jednej vete]
– odporúčame variant B: [jedna veta], [suma] € bez DPH
– termín: začiatok [dátum], odovzdanie [dátum]
– od vás potrebujeme: [1–2 veci]

Na prvej strane priloženého PDF je zhrnutie pre kolegov, ktorí pri stretnutí neboli. Ak budú mať otázky, radi ich zodpovieme aj priamo.

Ďalší krok: ak nám do [dátum] potvrdíte variant, pripravíme zmluvu a navrhneme termín úvodného stretnutia.

S pozdravom
[meno, telefón]

PDF pomenujte zrozumiteľne, napríklad „Ponuka_[klient]_[predmet]_[dátum].pdf“, nie „ponuka_final_v3.pdf“. Po preposlaní sa bude ľahšie hľadať v Gmaile, v Outlooku aj vo firemnom úložisku.

Kontrolný zoznam pred odoslaním a po ňom

Pred odoslaním si prejdite tento postup. Netrvá dlho a ušetrí vám kolo otázok.

1. Prečítajte si len prvú stranu, akoby ste firmu nepoznali. Je jasné, čo klient dostane, koľko to stojí a čo má urobiť?
2. Každá suma je s označením „bez DPH“ a s jasným údajom, či ide o jednorazovú alebo mesačnú platbu.
3. Odporúčaný variant je označený a má uvedený dôvod.
4. Sekcia „Nie je súčasťou“ obsahuje veci, ktoré by klient mohol predpokladať.
5. Predpoklady a povinnosti klienta sú konkrétne a majú termíny.
6. Platnosť ponuky a ďalší krok majú dátum.
7. Sprievodný e-mail dáva zmysel aj bez prílohy.
8. V ponuke nie sú interné poznámky, staré názvy klientov ani kalkulačné hárky.

Podrobnejší kontrolný zoznam celej ponuky nájdete v článku cenová ponuka, ktorá sa nevracia s otázkami.

Po odoslaní

Ponuku, ktorú klient preposiela, schvaľuje viac ľudí, preto trvá dlhšie. Hneď po odoslaní si zapíšte dátum follow-upu a stav ponuky. Ak nemáte vlastný systém, pomôže vám návod evidencia cenových ponúk podľa stavov. Ako sa na ponuku pripomenúť bez dotieravosti, vysvetľujeme v odpovedi ako nezabúdať na follow-up ponúk. Pri follow-upe sa pýtajte konkrétne, napríklad: „Mali kolegovia z financií k variantu B nejaké otázky?“

Ako to rieši BOTrento Chief of Staff

Šablóna vám pomôže napísať dobrú ponuku. Pri desiatkach dopytov mesačne je však ťažšie niečo iné: nezabudnúť na žiadnu otvorenú ponuku, udržať jednotnú štruktúru a dodržať termín, ktorý ste klientovi sľúbili. Na to slúži BOTrento Chief of Staff, riadený proces pre dopyty, cenové ponuky a follow-upy.

• Sleduje dopyty a ponuky v napojenej pošte a v nahraných dátach. Schránky môžete napojiť cez IMAP, Gmail a Microsoft 365 zatiaľ preposlaním alebo importom. Dáta z CRM alebo tabuľky nahráte ako CSV/XLSX.
• Každý pracovný deň ráno vám v aplikácii aj e-mailom pošle prehľad Dnes 1+3: čo je dnes najdôležitejšie a čo nasleduje.
• Pripraví koncepty odpovedí, cenových ponúk a follow-upov. Zachytí aj sľuby typu „ozveme sa do piatka“ a pripomenie vám ich.
• O všetkom rozhoduje človek. Nič sa neodošle bez vášho schválenia. BOTrento nepotvrdzuje termíny ani rezervácie a nenahrádza CRM ani účtovníctvo.
• AI je v cene tarifu s mesačným limitom spotreby. Vlastný API kľúč nepotrebujete.

Jedno dôležité obmedzenie: BOTrento nečíta obsah príloh a vychádza z textu e-mailu. Aj preto sa oplatí písať sprievodný e-mail tak, ako sme opísali vyššie. Ako proces vyzerá v praxi, uvidíte v ukážke procesu. Viac o tom, ako služba funguje, nájdete na stránke Čo je BOTrento.

Celé to môžete vyskúšať na vlastných dopytoch. Skúšobná doba 14 dní zdarma je bez platobnej karty a bez vlastného API kľúča. Začína sa až prvým úspešným nahraním dát a na prípravu máte 7 dní. Do 24 hodín v pracovné dni sa vám ozve náš človek a pomôže s napojením pošty. Tarify nájdete v cenníku.