Cenová ponuka pre event a produkciu: položky, rezerva času a storno podmienky

Tím BOTrento13. 10. 20268 min čítania

Hlavička ponuky: parametre eventu, z ktorých vychádza cena

Skôr než napíšete prvú položku, zhrňte do hlavičky, z akých predpokladov počítate. Ak sa niektorý zmení, máte jasný dôvod ponuku upraviť – a klient to vidí čierne na bielom.

• Termín a časový harmonogram – deň akcie, príjazd, začiatok montáže, zvuková skúška, začiatok programu, koniec, demontáž.
• Miesto – adresa, interiér alebo open air, poschodie, výťah, vjazd pre dodávku, vzdialenosť od nakládky k pódiu.
• Elektrina – dostupný príkon a typ prípojky, alebo potreba elektrocentrály.
• Rozsah – počet hostí, typ programu (konferencia, koncert, firemný večierok), počet rečníkov či účinkujúcich.
• Kontakt na mieste – kto od klienta rozhoduje počas akcie a kto od vás.

Ak niektorý údaj chýba, nečakajte s ponukou. Napíšte ho ako predpoklad („počítame s vjazdom až k sále a prípojkou na mieste“) a klient ho buď potvrdí, alebo opraví. Ako sa pýtať na chýbajúce údaje už pri prvej odpovedi na dopyt, rozoberáme v článku dopyty v eventovej agentúre v sezóne.

Položky ponuky: ako rozdeliť techniku, ľudí a doplnkové služby

Jedna súhrnná cena „technické zabezpečenie eventu“ je rýchla na napísanie, ale zle sa obhajuje. Rozdeľte ponuku na bloky, každý s medzisúčtom. Klient potom vie škrtnúť napríklad LED stenu bez toho, aby ste celú ponuku prepisovali.

Varianty namiesto zľavy

Ak tušíte, že rozpočet je napätý, pripravte dva varianty – napríklad „konferencia so základnou projekciou“ a „konferencia s LED stenou a streamom“. Zľava zníži hodnotu vašej práce, variant zníži rozsah. Pri technike, ktorú prenajímate aj bez obsluhy, sa oplatí riešiť dostupnosť a kauciu podobne ako v článku prenájom techniky bez dvojitých rezervácií.

Rezerva času a rozpočtu: kde ju zapracovať a ako ju vysvetliť

Eventy málokedy idú presne podľa harmonogramu. Rezervu preto nezatajujte v cene, ale pomenujte ju. Klient lepšie prijme jasné pravidlo než neskoršiu faktúru navyše.

Rezerva času

• Montáž – počítajte s časom na príjazd, nakládku do sály a riešenie nečakaných vecí (obsadený výťah, iná sála, než bola dohodnutá).
• Skúška – zvuková a svetelná skúška je samostatný blok, nie „niečo, čo sa stihne pred začiatkom“.
• Posun programu – uveďte, do kedy je predĺženie v cene a od kedy sa účtuje každá ďalšia začatá hodina ľudí.
• Demontáž – ak musí prebehnúť v noci alebo hneď po akcii kvôli ďalšiemu nájomcovi, je to iný druh práce a má mať vlastnú položku.

Rezerva v rozpočte

Namiesto skrytej prirážky použite formuláciu typu: „Ceny platia pre rozsah uvedený v hlavičke. Zmeny rozsahu do [dátum] upravíme podľa cenníka; zmeny v posledných dňoch pred akciou môžu podliehať príplatku za expresné zabezpečenie.“ Všetky ceny uvádzajte bez DPH a pri doprave napíšte, či ide o paušál alebo sadzbu za kilometer.

Storno podmienky, záloha a zmeny rozsahu

Storno podmienky v ponuke na event chránia čas, ktorý ste pre klienta zablokovali a ktorý už nepredáte inému. Mali by byť krátke, zrozumiteľné a v ponuke, nie skryté v obchodných podmienkach, ktoré nikto neotvorí.

Vzor štruktúry storno podmienok

Záloha: Termín rezervujeme po úhrade zálohy vo výške [__ %] z ceny bez DPH.
Zrušenie objednávky: viac ako [__] dní pred akciou – [__ %] z ceny; [__] až [__] dní pred akciou – [__ %]; menej ako [__] dní – [__ %].
Presun termínu: jeden presun do [__] dní pred akciou bez poplatku, ak je technika v novom termíne voľná.
Zníženie rozsahu: do [dátum] bez poplatku, neskôr účtujeme už zabezpečené subdodávky.
Open air a počasie: rozhodnutie o zrušení kvôli počasiu robí klient najneskôr [__] hodín pred montážou; náklady na už vykonanú dopravu a prácu sa účtujú vždy.

Konkrétne čísla nastavte podľa toho, kedy vám vznikajú náklady – objednávka subdodávateľov, rezervácia ľudí, odmietnutie inej akcie. Ak storno podmienky používate prvýkrát alebo pracujete s väčšími klientmi, dajte ich skontrolovať právnikovi; tento článok nie je právna rada.

Poškodenie a zodpovednosť

Doplňte jednu vetu o tom, kto zodpovedá za techniku počas akcie, ak ju klient alebo hostia poškodia, a či je technika poistená. Pri prenájme bez obsluhy býva namieste kaucia.

Postup od dopytu po odoslanú ponuku + šablóna e-mailu

1. Zapíšte dopyt do jedného miesta (tabuľka, Pipedrive, štítok v Gmaile alebo priečinok v Outlooku) s dátumom akcie a menom vlastníka.
2. Overte dostupnosť techniky a ľudí v danom termíne ešte pred počítaním ceny.
3. Doplňte hlavičku – chýbajúce údaje napíšte ako predpoklady.
4. Poskladajte bloky položiek z vlastného cenníka, nie z poslednej podobnej ponuky – tam sa najľahšie prenesú staré ceny.
5. Pridajte rezervu a storno podmienky podľa vzoru vyššie.
6. Nechajte ponuku skontrolovať druhým človekom, aspoň pri väčších akciách.
7. Odošlite so sprievodným e-mailom a hneď si zapíšte termín follow-upu.

Šablóna sprievodného e-mailu

Dobrý deň, pani Kováčová,

v prílohe posielam cenovú ponuku na technické zabezpečenie Vašej konferencie [dátum] v [miesto]. Obsahuje ozvučenie, projekciu a obsluhu počas celého programu, vrátane montáže a zvukovej skúšky od [čas].

Pripravil som dva varianty – základný a s LED stenou a streamom. Ceny sú uvedené bez DPH.

Počítam s vjazdom až k sále a prípojkou elektriny na mieste – ak to tak nie je, dajte mi prosím vedieť a ponuku upravím.

Termín držíme predbežne do [dátum]. Na potvrdenie stačí odpovedať na tento e-mail, záloha je splatná do [__] dní.

S pozdravom
[meno], [telefón]

Checklist pred odoslaním

• Sedí dátum, miesto a meno klienta (nie z predchádzajúcej ponuky)?
• Má každý blok medzisúčet a sú všetky ceny bez DPH?
• Sú v ponuke ľudia vrátane skúšky a demontáže?
• Je jasné, do kedy platí predbežná rezervácia termínu?
• Sú tam storno podmienky a pravidlo pre presun?
• Máte zapísaný termín follow-upu?

Čo napísať, keď klient mlčí, nájdete v článku tri šablóny follow-up e-mailu po ponuke; princíp pravidelného pripomínania vysvetľuje aj odpoveď ako nezabúdať na follow-up ponúk.

Ako s ponukami na eventy pomáha BOTrento

Šablóna a checklist pomôžu pri jednej ponuke. V sezóne však býva problém inde: dopyty prichádzajú do viacerých schránok, ponuky sa píšu večer a follow-up sa odkladá. BOTrento Chief of Staff je riadený proces, ktorý toto dopytovanie a ponúkanie drží pokope:

• stráži dopyty a ponuky v pošte a v nahraných dátach (schránky cez IMAP, Gmail a Microsoft 365 zatiaľ cez preposielanie alebo import, dáta z tabuľky alebo CRM ako CSV/XLSX),
• každý pracovný deň ráno ukáže prehľad Dnes 1+3 – čo je najdôležitejšie a ďalšie tri kroky,
• pripraví koncepty odpovedí, ponúk a follow-upov v štyroch jazykoch,
• zachytí sľuby typu „ponuku pošlem do piatku“ a pripomenie ich.

Nič sa neodošle bez schválenia človekom – koncept skontroluje a odošle váš obchodník. BOTrento nepotvrdzuje termíny ani rezervácie, nenahrádza CRM ani fakturáciu v SuperFaktúre či Pohode a nečíta obsah príloh, vychádza z textu e-mailu. AI je v cene tarifu. Ako vyzerá proces na konkrétnych e-mailoch, uvidíte v ukážke procesu, oborové detaily na stránke pre eventové a produkčné firmy a tarify v cenníku.

Najlepšie je vyskúšať si to na vlastných dopytoch: skúšobná doba 14 dní zdarma je bez platobnej karty a bez vlastného API kľúča a začína plynúť až prvým úspešným nahraním dát.