Evidencia cenových ponúk: ako vidieť, ktoré sú otvorené, ktoré čakajú na odpoveď a ktoré už uzavrieť

Tím BOTrento11. 10. 20268 min čítania

Prečo sa ponuky po odoslaní strácajú

Obchodník ponuku pripraví a odošle z Gmailu alebo Outlooku. Zostane v odoslanej pošte, PDF v zdieľanom priečinku a faktúra v SuperFaktúre, Money S3 alebo Pohode vznikne až vtedy, keď klient potvrdí. Medzi odoslaním a potvrdením nie je nikde miesto, kde by bolo vidieť, že na niečo čakáte.

Typické dôsledky iste poznáte:

• klient sa ozve po mesiaci a nikto nevie, či ešte platí pôvodná cena prenájmu techniky,
• dvaja kolegovia pripomínajú tú istú ponuku, kým iná zostane bez follow-upu,
• v hlave máte desiatky „otvorených“ ponúk, z ktorých väčšina je v skutočnosti dávno mŕtva,
• nikto nevie povedať, prečo ste prehrali, lebo sa to nikde nezapisuje.

Evidencia nemusí byť zložitá. Musí však byť jedna a musí mať pravidlá, ktoré dodržiava celý tím.

Päť stavov, ktoré malej firme stačia

Čím viac stavov, tým viac sporov o to, ktorý použiť. Firme s niekoľkými obchodníkmi stačí päť:

Stavy Odoslaná a V rokovaní sú otvorené. Ostatné tri sú uzavreté a v týždennej kontrole ich už neriešite. Rozlišovať medzi „odmietnutá“ a „uzavretá bez odpovede“ má zmysel: pri prvom stave poznáte dôvod, druhý ukazuje, kde chýbal follow-up alebo kde ste vôbec nemali šancu.

Jedno pravidlo nad všetkými stavmi

Každá otvorená ponuka musí mať ďalší krok s dátumom. Ponuka v stave „Odoslaná“ bez termínu follow-upu je ponuka, na ktorú sa zabudne. Rovnaký princíp platí aj v CRM a podrobne ho rozoberáme v článku ako v Pipedrive zabezpečiť, aby mal každý obchod naplánovaný ďalší krok.

Šablóna tabuľky na evidenciu cenových ponúk

Ak dnes pracujete v Exceli alebo Google Sheets, nemusíte hneď meniť nástroj. Stačí jeden hárok s týmito stĺpcami:

Tri úpravy, vďaka ktorým bude tabuľka fungovať ako nástroj

• Overenie údajov v stĺpci Stav, aby nikto nepísal vlastné varianty ako „čakáme“ či „asi áno“.
• Podmienené formátovanie, ktoré zafarbí riadok, ak je termín ďalšieho kroku v minulosti a stav je otvorený.
• Filter alebo zoradenie podľa termínu ďalšieho kroku. To je váš denný zoznam úloh.

Termín platnosti si zapisujte vždy, aj keď ho v ponuke uvádzate len jednou vetou. Je to prirodzený okamih na follow-up a zároveň hranica, po ktorej môžete ponuku uzavrieť. Ako platnosť a ďalší krok zapísať priamo do ponuky, nájdete v článku o štruktúre cenovej ponuky, ktorá sa nevracia s otázkami.

Týždenná kontrola otvorených ponúk: postup v 6 krokoch

Tabuľka bez pravidelnej kontroly zastará za pár týždňov. Raz týždenne si vyhraďte krátky blok, napríklad v pondelok ráno, a prejdite tieto kroky:

1. Doplňte, čo chýba. Prejdite odoslanú poštu za posledný týždeň a skontrolujte, či je každá odoslaná ponuka v tabuľke.
2. Vyfiltrujte otvorené ponuky (Odoslaná a V rokovaní) a zoraďte ich podľa termínu ďalšieho kroku.
3. Vybavte zmeškané termíny. Pri každej červenej položke buď pošlite follow-up, alebo zapíšte nový termín aj s dôvodom.
4. Skontrolujte platnosť. Ponuky, ktorým platnosť končí tento týždeň, pripomeňte ešte pred jej koncom, nie až potom.
5. Uzavrite mŕtve ponuky. Ak platnosť uplynula a klient nereagoval ani na dve-tri pripomenutia, pošlite uzatvárací e-mail a zmeňte stav na „Uzavretá bez odpovede“.
6. Zapíšte dôvody prehier pri odmietnutých ponukách, kým si ich ešte pamätáte.

Šablóna uzatváracieho e-mailu

Dobrý deň, pani [priezvisko],

naša ponuka č. [číslo ponuky] na ozvučenie a stage platila do [dátum]. Keďže som od Vás nedostal odpoveď, predpokladám, že ste to vyriešili inak alebo akcia už nie je aktuálna, a ponuku si u nás uzatváram.

Ak sa k akcii vrátite, stačí odpovedať na tento e-mail. Overím dostupnosť techniky a pošlem aktualizovanú ponuku.

S pozdravom
[meno a priezvisko]

Takýto e-mail často vyvolá odpoveď, ktorú ste pri bežných pripomenutiach nedostali. Ak potrebujete aj texty prvého a druhého pripomenutia, použite tri šablóny follow-up e-mailu po ponuke. Čo je follow-up a prečo sa naň zabúda, stručne vysvetľujeme v odpovedi ako nezabúdať na follow-up ponúk.

Tabuľka, CRM alebo asistent: kedy čo stačí

Tabuľka aj CRM majú spoločný problém: evidencia je oddelená od miesta, kde sa obchod deje, teda od e-mailovej schránky. Preto zlyháva práve v týždňoch, keď je najviac práce, napríklad v eventovej sezóne alebo pri nárazovom dopyte po prenájme techniky.

Ako evidenciu ponúk rieši BOTrento Chief of Staff

BOTrento Chief of Staff je riadený proces pre dopyty, ponuky a ďalšie obchodné kroky. Nie je to ďalšia tabuľka, ktorú treba vypĺňať. Proces sleduje dopyty a ponuky priamo v pošte a v nahraných dátach:

• Napojenie: schránky priamo cez IMAP, Gmail, Google Workspace a Microsoft 365 zatiaľ cez preposielanie alebo import. Existujúcu tabuľku ponúk alebo export z CRM nahráte ako CSV či XLSX.
• Prehľad Dnes 1+3: každý pracovný deň ráno v aplikácii aj e-mailom uvidíte jednu najdôležitejšiu vec a tri ďalšie, napríklad ponuku, ktorej končí platnosť, alebo klienta, ktorý sa niečo pýtal a čaká na odpoveď.
• Návrhy follow-upov a odpovedí v štyroch jazykoch. Bez schválenia človekom sa nič neodošle. Návrh skontrolujete, upravíte a odošlete sami.
• Zachytené sľuby: keď napíšete „ozvem sa do piatku“, proces si to zapamätá a pripomenie vám to.
• Report „Stratené peniaze“ na začiatku skúšobnej doby ukáže dopyty a ponuky, ktoré zostali bez reakcie. Spätne funguje len pri schránke napojenej cez IMAP.

Je dobré vedieť aj to, čo proces nerobí: nečíta obsah príloh, takže pri ponuke v PDF vychádza z textu sprievodného e-mailu, nepotvrdzuje termíny ani rezervácie a nenahrádza CRM ani účtovníctvo. AI je v cene tarifu s mesačným limitom spotreby, takže vlastný API kľúč nepotrebujete. Viac o prístupe nájdete na stránke čo je BOTrento.

Ako vyzerá ranný prehľad a návrh follow-upu v praxi, uvidíte v ukážke procesu. Konkrétne situácie sú opísané pre eventové a produkčné firmy a pre prenájmy techniky. Rozdiely medzi tarifmi nájdete v cenníku. Najjednoduchšie je však vyskúšať si proces 14 dní zadarmo na vlastných ponukách, bez platobnej karty a bez vlastného API kľúča. Skúšobná doba začína až prvým úspešným nahratím dát.