Follow-up v Pipedrive: ako zabezpečiť, aby mal každý obchod naplánovaný ďalší krok

Tím BOTrento6. 10. 20267 min čítania

Prečo obchody v Pipedrive zostávajú bez ďalšieho kroku

V malých firmách to býva podobné. Obchodník pošle ponuku, odškrtne aktivitu „poslať ponuku“ a ďalšiu nenaplánuje, lebo čaká na odpoveď klienta. Obchod potom stojí vo fáze „Ponuka odoslaná“ a nikto si ho nevšimne, kým sa klient sám neozve, alebo kým sa neozve vôbec.

Najčastejšie príčiny:

• Aktivita sa zatvára bez nadväzujúcej aktivity. Dokončenie úlohy sa berie ako koniec práce, nie ako chvíľa, keď sa plánuje ďalší krok.
• Fázy popisujú stav, nie ďalšiu akciu. Z názvu „Rokovanie“ nepoznáte, čo sa má stať a kedy.
• Komunikácia prebieha mimo CRM. Odpoveď príde do osobnej schránky, obchodník odpíše z telefónu a v Pipedrive sa nič nezmení.
• Písanie pripomienky dá prácu. Keď treba dohľadať, čo sa klientovi ponúkalo, a vymyslieť text, follow-up sa odkladá.

Prvé tri body sú otázka nastavenia a disciplíny. Štvrtý je otázka kapacity a práve tu pomáha mať návrh odpovede pripravený vopred.

Pravidlo jedného ďalšieho kroku: aktivity a fázy

Aktivita je záväzok, nie poznámka

Každá aktivita by mala mať tri veci: sloveso (zavolať, poslať, overiť), termín a vlastníka. „Ozvať sa Novákovcom“ je slabé. „Zavolať a overiť termín akcie a počet hostí – štvrtok“ je aktivita, ktorú možno splniť a vyhodnotiť.

Fázy zodpovedajú rozhodnutiam klienta

Fázy v pipeline pomenujte podľa toho, čo sa musí stať, aby obchod postúpil. Pre eventovú firmu alebo požičovňu techniky napríklad:

Obchod bez aktivity je chyba, nie stav

Dohodnite sa v tíme, že otvorený obchod bez naplánovanej aktivity sa nepripúšťa. Ak klient nereaguje ani po poslednom follow-upe, obchod sa označí ako stratený s dôvodom. Pipeline potom ukazuje, čo sa naozaj deje. Ako často a čím sa pripomínať, rozoberáme v článku kedy sa po ponuke pripomenúť a kedy prestať.

Postup nastavenia follow-upu v Pipedrive krok za krokom

1. Prejdite fázy pipeline. Pri každej fáze napíšte jednou vetou, čo musí platiť pre posun ďalej. Fázy, pri ktorých to nejde, zlúčte alebo premenujte.
2. Zjednodušte typy aktivít. Väčšine firiem stačí hovor, e-mail, stretnutie a úloha. Menej typov znamená menej váhania pri plánovaní.
3. Ku každej fáze určite predvolený ďalší krok. Napríklad pri „Ponuka odoslaná“ je to follow-up e-mail s termínom pár pracovných dní po odoslaní. Ak to vaše nastavenie umožňuje, nechajte aktivitu vznikať automaticky pri presune obchodu do fázy.
4. Prepojte e-mail s CRM. Korešpondencia s klientom má byť vidieť pri obchode, aby ten, kto follow-up píše, vedel, čo už odznelo.
5. Vytvorte si filter „otvorené obchody bez naplánovanej aktivity“. To je hlavný kontrolný pohľad. Ideálne je prázdny.
6. Vytvorte druhý filter „aktivity po termíne“. Ukazuje, kde sa sľub nedodržal.
7. Zaveďte povinný dôvod straty. Bez neho sa obchody uzatvárajú naslepo a nedá sa z nich poučiť.
8. Pripravte šablóny follow-upov pre najčastejšie situácie (pozri nižšie) a uložte ich tam, kde ich tím skutočne použije.

Ak chcete výsledky sledovať aj číslami, hodí sa na to prehľad z článku 6 KPI, ktoré malej firme stačí sledovať každý týždeň.

Týždenná kontrola pipeline: checklist

Disciplína nevznikne z nastavenia, ale z pravidelného zvyku. Stačí krátke stretnutie raz týždenne, ideálne v rovnaký deň a čas, kde sa prejdú len výnimky:

• Filter „bez naplánovanej aktivity“: ku každému obchodu doplniť ďalší krok, alebo ho uzavrieť.
• Filter „aktivity po termíne“: preplánovať s novým realistickým termínom a dôvodom.
• Obchody, ktoré sú nezvykle dlho v jednej fáze: rozhodnúť, čo ich posunie, alebo ich uzavrieť ako stratené.
• Nové dopyty z posledného týždňa: má každý odpoveď a vlastníka?
• Stratené obchody: súhlasia dôvody straty, neopakuje sa niektorý?

Na stretnutí sa neriešia obsahy jednotlivých obchodov do hĺbky. Cieľom je, aby po ňom mal každý otvorený obchod meno, sloveso a dátum.

Šablóny follow-up e-mailov, ktoré môžete použiť hneď

Follow-up po odoslanej ponuke

Dobrý deň, pani Dvorská,
posielam krátke pripomenutie k ponuke na [akciu / prenájom] na [termín]. Ak vám v nej niečo chýba alebo potrebujete upraviť rozsah, rád ju prepracujem. Termín [dátum] zatiaľ držíme voľný, ale rád by som ho potvrdil, aby sme mohli rezervovať techniku aj ľudí.
Hodí sa vám krátky hovor v [deň] alebo v [deň]?
S pozdravom [meno]

Follow-up, keď chýbajú údaje k ponuke

Dobrý deň,
aby som vám mohol poslať presnú ponuku, potrebujem doplniť tri veci: [počet hostí], [miesto konania] a [čas príchodu / stavby]. Hneď ako ich budem mať, ponuku pošlem do [termín].
Ďakujem, [meno]

Posledný follow-up pred uzavretím

Dobrý deň,
k ponuke na [akciu] som sa už niekoľkokrát pripomínal, tak nechcem byť dotieravý. Predpokladám, že teraz nie je aktuálna, a obchod u seba uzavriem. Keby sa situácia zmenila, stačí odpovedať na tento e-mail a nadviažeme.
S pozdravom [meno]

Ďalšie texty pre prvú reakciu na dopyt nájdete v článku 5 šablón odpovedí na dopyt.

Ako to rieši BOTrento: návrh ďalšieho kroku pripravený na schválenie

Pipedrive dobre ukáže, kde ďalší krok chýba. Nenapíše však za vás odpoveď s kontextom obchodu. BOTrento Chief of Staff je riadený proces, ktorý číta prichádzajúce dopyty a odpovede klientov a pripravuje návrhy e-mailov, ponúk a ďalších krokov. Pipedrive pritom zostáva vašou evidenciou.

• Schválenie človekom. Nič sa neodošle bez schválenia. Obchodník návrh skontroluje, upraví a pošle.
• Jeden pilot, jeden proces. Začína sa meraným pilotom s pevným rozsahom: jedna schránka, jedna evidencia (CRM alebo tabuľka) a jeden typ obchodného prípadu, napríklad follow-up po ponuke.
• Vlastné API kľúče. AI platíte priamo u poskytovateľa, ktorého si zvolíte. Ako kľúče zadať a odobrať, popisuje nápoveda k vlastným API kľúčom.
• Dáta. Ukladáme ich na serveroch v Nemecku (EÚ). Text potrebný na úlohu spracuje poskytovateľ modelu, ktorého si zvolíte vlastným kľúčom. Nejde teda o uzavretý výpočet. Pri konkrétnych právnych otázkach odporúčame konzultáciu s právnikom.

V internom pilote proces za 7 dní spracoval 35 dopytov, pripravil 18 e-mailov, 24 ponúk a 15 akcií. Garancia sa týka prevzatia a opravy vady dodaného procesu a dohodnutých procesných KPI, nie obratu ani počtu zákaziek. Ako proces vyzerá v praxi, uvidíte v ukážke procesu. Rozsah tarifov nájdete v cenníku.