Cenník vzor: ako ho spravovať, aby sa aktualizácia cien nestratila v mailoch

Tím BOTrento26. 10. 20266 min čítania

Cenník nie je cenová ponuka

Cenník je katalóg cien, ktorý platí pre všetkých zákazníkov rovnako. Cenová ponuka je odpoveď na konkrétny dopyt: má rozsah, predpoklady, termín a ďalší krok. Keď tieto dve veci miešate, buď posielate ponuky, ktoré sú len prepísaným cenníkom, alebo cenník plný výnimiek.

Ako ponuku postaviť tak, aby sa nevracala s otázkami, popisuje článok Cenová ponuka, ktorá sa nevracia s otázkami.

Cenník vzor: čo v ňom nesmie chýbať

Cenník nemusí byť dlhý, ale každý riadok musí byť jednoznačný. Odporúčame tieto stĺpce:

• Kód alebo názov položky – rovnaký ako vo faktúrach (napr. v SuperFaktúre alebo Pohode), aby sa nič neprekladalo.
• Popis a jednotka – deň, hodina, kus, balík.
• Cena v eurách bez DPH – vždy jasne uvedené, že ide o cenu bez DPH.
• Čo je v cene a čo nie – doprava, montáž, obsluha, depozit.
• Platné od – dátum, od ktorého cena platí.
• Verzia a vlastník – kto cenník schvaľuje a aktualizuje.

Na začiatok dokumentu patrí krátka hlavička: názov firmy, verzia, „platí od“, kontakt na obchodníka a poznámka, že cenník je orientačný a záväzná je až cenová ponuka. Pri prenájme techniky alebo eventových službách pridajte aj pravidlá, ktoré cenu menia: minimálny počet dní, víkendový príplatok, storno.

Ako cenník spravovať: postup krok za krokom

Najčastejší problém nie je samotná tabuľka, ale to, že existuje v piatich kópiách. Takto sa mu vyhnete:

1. Určte jeden zdroj pravdy. Môže to byť zdieľaný Excel, Google Tabuľky alebo cenník v účtovnom systéme (Money S3, Pohoda, SuperFaktúra). Dôležité je, aby bol len jeden.
2. Určte vlastníka. Jedna osoba cenník mení, druhá schvaľuje. Pri malom tíme to môže byť majiteľ a obchodník.
3. Verzie označujte dátumom. Súbor „cennik_final_2“ je presne to, čo chcete odstrániť. Použite napr. „Cenník – platný od 1. 1.“ a staré verzie presuňte do archívu.
4. PDF generujte z hlavného súboru. Nikdy neupravujte PDF ručne. Ako z jednej tabuľky odvodiť ceny aj text e-mailu, ukazuje článok Cenová ponuka z Excelu.
5. Web a e-mailové šablóny odkazujte, nekopírujte. Ak je cenník na webe, v e-moloch posielajte odkaz na aktuálnu stránku, nie starú prílohu.
6. Zaznamenajte zmenu. Jeden riadok v zozname zmien: čo sa zmenilo, od kedy, komu sa to oznámilo.

Ak cenník zverejňujete na webe, pridajte k nemu dátum poslednej aktualizácie. Zákazník tak hneď vidí, či pracuje s aktuálnymi cenami.

Aktualizácia cien: ako ju oznámiť, aby sa nestratila

Zmena cien sa v e-mailoch stráca z jednoduchého dôvodu: starý cenník leží v desiatkach konverzácií a zákazník sa naň odvolá. Pomáha tento postup:

Pred zmenou

• Rozhodnite, od kedy nové ceny platia a čo bude s ponukami, ktoré sú už odoslané a majú svoju platnosť.
• Pripravte zoznam aktívnych zákazníkov a otvorených ponúk, ktorých sa zmena týka.

V deň zmeny

• Nahraďte cenník na webe a v zdieľanom úložisku, starý presuňte do archívu.
• Aktualizujte podpis a šablóny e-mailov, ak odkazujú na starú prílohu.
• Odošlite oznámenie zákazníkom.

Príklad textu oznámenia:

Dobrý deň,
od 1. [mesiac] aktualizujeme náš cenník. Nové ceny (bez DPH) nájdete tu: [odkaz]. Cenové ponuky odoslané pred týmto dátumom ostávajú v platnosti do dátumu uvedeného v ponuke.
Ak pripravujete objednávku, radi vám ponuku prepočítame. Stačí odpovedať na tento e-mail.
S pozdravom
[Meno, firma]

Oznámenie často vyvolá otázky a prosby o prepočet. Preto si ich zapíšte a nezabudnite sa na ne vrátiť; k tomu sa hodí aj odpoveď o follow-upe pri ponukách.

Kedy poslať cenník a kedy ponuku

Cenník pošlite, keď sa zákazník pýta „koľko to zhruba stojí“ a zadanie je nejasné. Pridajte vetu, že presnú cenu určíte po upresnení termínu a rozsahu. Ponuku pripravte, keď poznáte termín, množstvo a podmienky. Rýchla odpoveď cenníkom a doplňujúce otázky sú lepšie ako mlčanie, kým dopyt dozreje. Viac o tempe odpovedí nájdete v 5 krokoch na zrýchlenie odpovedí na dopyty.

Pri B2B službách s ručne pripravovanými ponukami je cenník skôr podklad pre obchodníka než dokument pre zákazníka. Ako ponuku zrýchliť bez straty kontroly nad cenou, rozoberá článok Ako zrýchliť tvorbu cenových ponúk.

Ako to rieši BOTrento

BOTrento Chief of Staff nie je cenník ani nenahrádza CRM či účtovníctvo. Je to riadený proces nad dopytmi a ponukami v pošte a v nahraných dátach. Každý pracovný deň ráno ukáže prehľad Dnes 1+3, pripraví koncepty odpovedí, ponúk a follow-upov a zachytí sľuby typu „ozvem sa do piatka“, aby sa na ne nezabudlo.

V súvislosti s cenníkom to znamená dve veci: koncept odpovede na dopyt môže vychádzať z textu, ktorý mu dáte, a po zmene cien vám pripomenie, komu ste niečo sľúbili. Nič sa však neodošle bez schválenia človekom a BOTrento nečíta obsah príloh, takže ceny, ktoré majú ovplyvniť koncept, musia byť v texte e-mailu alebo v nahraných dátach (CSV/XLSX). Umelá inteligencia je v cene tarifu s mesačným limitom spotreby. Ako proces vyzerá, ukazuje ukážka procesu.

Skúšobná doba trvá 14 dní zdarma, bez platobnej karty a bez vlastného API kľúča. Začína až prvým úspešným nahratím dát a do 24 hodín v pracovné dni sa vám ozve náš človek a pomôže napojiť poštu. Vyskúšate to na vlastných dopytoch a ponukách; skúšobnú dobu si môžete spustiť tu. Podmienky nájdete aj v cenníku BOTrento a pre vašu oblasť na stránke B2B služby.