Cenová ponuka v cudzej mene: ako ju pripraviť pre zákazníka z Česka alebo Nemecka

Tím BOTrento25. 10. 20266 min čítania

Najprv si ujasnite, kde vám vznikajú náklady

Kurzový problém nevzniká tým, že ponúkate v korunách. Vzniká tým, že náklady máte v inej mene než príjem a medzi odoslaním ponuky a platbou uplynie čas. Preto si pred akýmkoľvek prepočtom odpovedzte na tri otázky:

• V akej mene platíte hlavných dodávateľov (technika, subdodávky, ubytovanie, doprava)?
• V akej mene vám zákazník reálne zaplatí a v akej mene chce vidieť ponuku?
• Ako dlho môže byť ponuka otvorená, než sa zmení situácia?

Ak sú vaše náklady z veľkej časti v eurách a zákazník z Česka chce ponuku v korunách, riziko nesiete vy. Ak máte časť nákladov priamo v korunách (napríklad český subdodávateľ na akcii v Brne), môžete ich do ponuky dať v koruvách a kurzové riziko sa čiastočne vyrovná samo.

Tri spôsoby, ako postaviť cenu v cudzej mene

V praxi sa používajú tri varianty. Žiadny nie je správny pre všetkých, rozhoduje dĺžka obchodu a veľkosť zákazky.

Pre menšie firmy býva najjednoduchší druhý spôsob: záväzná cena v eurách a orientačný prepočet pre pohodlie zákazníka. Ak zákazník trvá na korunách, siahnite po prvom spôsobe s krátkou platnosťou.

Postup krok za krokom

1. Zistite menu zákazníka hneď v prvej odpovedi. Opýtajte sa, v čom chce ponuku a v čom bude platiť. Doplňujúce otázky patria do prvého e-mailu, nie až po týždni.
2. Vyberte jeden z troch spôsobov a držte sa ho v celej ponuke. Nemiešajte v jednej tabuľke eurá a koruny.
3. Určte zdroj kurzu a dátum. Napíšte, aký kurz používate (napríklad referenčný kurz z určitého dňa) a pre ktorý deň platí. Zdroj zvoľte jeden a stále ten istý.
4. Skráťte platnosť ponuky, ak je cena fixovaná v cudzej mene. Čím dlhšia platnosť, tým väčšie riziko.
5. Zapíšte, čo sa stane pri zmene. Buď cena platí, alebo sa po dohodnutej hranici upraví. Tretia možnosť „uvidíme“ je najdrahšia.
6. Dohodnite menu faktúry a skontrolujte, či to váš fakturačný program (SuperFaktúra, Money S3, Pohoda) zvládne. Detaily účtovania a DPH pri cudzej mene radšej potvrďte s účtovníkom.
7. Naplánujte follow-up pred koncom platnosti kurzu, nie po ňom. Po uplynutí platnosti by ste museli ponuku prepočítať.

Text, ktorý môžete skopírovať do ponuky

Najčastejšie chýba jedna jasná veta. Tu je základ, ktorý si upravte podľa zvoleného spôsobu:

Dobrý deň, p. [Priezvisko],
v prílohe posielam cenovú ponuku. Záväzná cena je uvedená v [EUR / CZK]. Pre vaše pohodlie uvádzame aj orientačný prepočet do [CZK / EUR] podľa kurzu [zdroj kurzu] zo dňa [dátum]; tento prepočet nie je záväzný. Ponuka platí do [dátum]. Ak sa do tohto dátumu kurz zmení o viac ako [dohodnutá hranica], cenu spolu upravíme. Faktúru vystavíme v [mena]. Ak vám vyhovuje iná mena, dajte mi vedieť a ponuku prepočítam.
S pozdravom
[Meno]

Pri nemeckom zákazníkovi skráťte vetu a vynechajte všetko, čo netreba. Nemeckí partneri zvyčajne ocenia presné termíny a jasné pravidlá viac než dlhý výklad.

Čo do ponuky nepatrí

• Dva rôzne kurzy v jednej ponuke.
• Prepočet bez dátumu a zdroja kurzu.
• Vágne formulácie typu „cena podľa aktuálneho kurzu“ bez uvedenia, kedy sa kurz zafixuje.

Ako s Excelom a ponukami nezblúdiť

Najviac chýb vzniká pri ručnom prepisovaní. Kurz zmeníte na jednom mieste a v texte e-mailu zostane starý. Preto majte kurz v tabuľke ako samostatnú bunku a všetky sumy z nej odvodzujte; ako na to, popisuje článok Cenová ponuka z Excelu: ako zmeniť cenu na jednom mieste. Štruktúru samotnej ponuky (rozsah, predpoklady, platnosť, ďalší krok) nájdete v texte Cenová ponuka, ktorá sa nevracia s otázkami.

A keď ponuka v cudzej mene odíde, sledujte ju. Platnosť kurzu je krátka a ponuka bez ozvy ľahko prepadne. Ako nezabudnúť na pripomenutie, rozoberá stránka Co je follow-up a jak na něj u nabídek nezapomínat. Prehľad, ktoré ponuky ešte čakajú, vám pomôže vyriešiť aj evidencia cenových ponúk podľa stavov.

Ako to pomáha riešiť BOTrento

BOTrento Chief of Staff je riadený proces pre dopyty, ponuky a ďalšie obchodné kroky. Hlási sa k dopytom vo vašej pošte alebo v nahraných dátach a pripraví koncepty odpovedí, ponúk a follow-upov v štyroch jazykoch (čeština, angličtina, nemčina, francúzština). Pri zákazníkovi z Česka alebo Nemecka tak nepíšete všetko od nuly.

• Zachytí sľuby typu „pošlem prepočet do piatku“ a pripomenie ich.
• Každý pracovný deň ráno ukáže prehľad Dnes 1+3, takže viete, ktorá ponuka čaká na odpoveď.
• Nič sa neodošle bez schválenia človekom. Koncept skontrolujete vy, vrátane meny a kurzu.

Je dobré vedieť aj hranice: BOTrento neodosiela nič samo, nenahrádza CRM ani účtovníctvo a nečíta obsah príloh, vychádza z textu e-mailu. Kurz teda napíšete do textu správy. AI je v cene tarifu s mesačným limitom spotreby, viac nájdete v cenníku a v ukážke procesu.

Skúšobná doba trvá 14 dní zdarma, bez platobnej karty a bez vlastného API kľúča. Začína až prvým úspešným nahraním dát, na prípravu máte 7 dní. Vyskúšate si ju na vlastných dopytoch. Vyskúšať 14 dní zdarma.