Ako zrýchliť tvorbu cenových ponúk bez straty kontroly nad cenou

Tím BOTrento30. 9. 20265 min čítania

Kde ponuky v skutočnosti strácajú čas

Samotné napísanie ponuky zvyčajne netrvá dlho. Čas sa stráca inde:

• Hľadanie aktuálnych cien. Cenník je v jednej tabuľke, zľavy v hlave obchodníka a dostupnosť v inom systéme.
• Kopírovanie starej ponuky. Rýchle, ale riskantné: v dokumente zostane meno iného klienta, stará cena alebo neplatná podmienka.
• Čakanie na schválenie. Ponuka leží, pretože vedúci je na stretnutí a nikto nevie, či ju vôbec musí schvaľovať.
• Dopĺňanie podkladov. Obchodník zistí, že mu chýba termín alebo rozsah, až keď ponuku počíta.

Ak tieto body vyriešite, zrýchlite ponuky bez toho, aby ktokoľvek pracoval rýchlejšie. Dopĺňanie podkladov nadväzuje na spracovanie dopytu, ktorému sa venuje článok ako spracovať dopyty rýchlo a nič nestratiť.

Krok 1: jeden zdroj platných cien

Každá firma, ktorá posiela ponuky, potrebuje jedno miesto, kde sú platné ceny. Môže to byť cenník v účtovnom systéme, v CRM alebo zdieľaná tabuľka. Dôležité je, aby platilo:

• existuje práve jedna aktuálna verzia,
• je jasné, kto ceny mení a kedy,
• pri každej položke je jednotka a informácia, či je cena bez DPH,
• výnimky a zvýhodnené ceny pre stálych klientov sú zapísané, nielen zapamätané.

Bez tohto kroku nemá zmysel nič automatizovať. Automatizácia nad neaktuálnym cenníkom len rýchlejšie rozpošle chybné ponuky.

Krok 2: šablóna namiesto kopírovania starej ponuky

Šablóna zabezpečí, že každá ponuka má rovnakú štruktúru a nič dôležité nechýba. Osvedčená štruktúra:

1. Zhrnutie potreby klienta jeho slovami, jednou alebo dvoma vetami.
2. Rozsah plnenia — čo je a čo nie je súčasťou.
3. Cena po položkách, s uvedením, že je bez DPH, prípadne s variantmi.
4. Termín a podmienky — platnosť ponuky, záloha, storno, zmeny rozsahu.
5. Ďalší krok — čo má klient urobiť, ak súhlasí, a do kedy.

Poslednému bodu venujte najväčšiu pozornosť. Ponuka bez ďalšieho kroku necháva klienta, aby si postup vymyslel sám, a to zdržuje obe strany.

Krok 3: schvaľovanie, ktoré nezdržuje

Schvaľovanie je potrebné, ale nemusí brzdiť každú ponuku. Stačia jednoduché pravidlá:

• Štandardná ponuka podľa cenníka a šablóny ide rovno klientovi, obchodník za ňu zodpovedá.
• Výnimka (zľava nad rámec pravidiel, nezvyčajný rozsah, neštandardné platobné podmienky) ide na schválenie určenej osobe.
• Schvaľovateľ má zástupcu, aby ponuka nečakala na dovolenku jedného človeka.

Vďaka tomu sa na schválenie dostane len to, čo naozaj potrebuje posúdenie, a vedúci sa môže sústrediť na výnimky namiesto rutiny.

Ako spoznať, že sa ponuky naozaj zrýchlili

Bez merania sa ľahko stane, že zmenu zavediete a po mesiaci neviete, či pomohla. Nepotrebujete na to zložitý reporting. Stačí sledovať niekoľko jednoduchých ukazovateľov, ideálne už týždeň pred zmenou a potom priebežne:

• Čas od dopytu k odoslanej ponuke — koľko pracovných dní uplynie medzi prijatím dopytu a odoslaním ponuky.
• Ponuky vrátené s otázkami — koľkokrát sa klient pýta na niečo, čo malo byť v ponuke (rozsah, platnosť, čo nie je zahrnuté).
• Výnimky na schválenie — koľko ponúk muselo čakať na schválenie a ako dlho.
• Ponuky s naplánovaným follow-upom — pri koľkých odoslaných ponukách je v evidencii termín ďalšieho kontaktu.

Tieto ukazovatele sú procesné: hovoria, ako dobre funguje príprava ponúk, nie koľko zákaziek získate. To je zámer. Počet zákaziek ovplyvňuje aj cena, konkurencia či sezóna, zatiaľ čo rýchlosť a úplnosť ponuky máte plne vo svojich rukách.

Keď uvidíte, že čas od dopytu k ponuke klesá a klienti sa menej dopytujú, viete, že postup funguje. Ak sa čísla nehýbu, pozrite sa, ktorý z troch krokov (cenník, šablóna, schvaľovanie) sa v praxi nedodržiava.

Kde pomôže AI a čo zostáva na človeku

Keď máte platný cenník a šablónu, môže AI výrazne uľahčiť prípravu. Vie z dopytu vytiahnuť požiadavky, nájsť zodpovedajúce položky v cenníku, upozorniť na chýbajúce údaje a pripraviť prvú verziu ponuky aj sprievodného e-mailu. Obchodník potom návrh skontroluje, upraví a odošle.

Presne na tento typ práce je stavaný BOTrento Chief of Staff. Pracuje vo vašich existujúcich systémoch, návrhy pripravuje na vaše schválenie a nič neodosiela sám. Na ukážke procesu je vidieť, ako vyzerá cesta od dopytu k návrhu ponuky.

AI pritom beží na vašich vlastných API kľúčoch, takže spotrebu modelu platíte priamo poskytovateľovi a máte prehľad o nákladoch. Postup nájdete v návode k API kľúčom.

Kontrolný zoznam pred odoslaním ponuky

Tento zoznam si vytlačte alebo vložte do šablóny. Zaberie chvíľu a ušetrí nepríjemné vysvetľovanie:

• Je v ponuke správne meno klienta a firmy?
• Zodpovedajú ceny aktuálnemu cenníku a je uvedené, že sú bez DPH?
• Je jasný rozsah vrátane toho, čo súčasťou nie je?
• Sedí termín plnenia s dostupnosťou ľudí a techniky?
• Je uvedená platnosť ponuky?
• Potrebuje ponuka schválenie výnimky a má ho?
• Je v ponuke aj v e-maile jasný ďalší krok?
• Je v evidencii zapísaný termín follow-upu?

Ak chcete tento proces vyskúšať s podporou AI na jednom type ponúk, pozrite si podmienky pilotu v cenníku.