Cenová ponuka vzor na stiahnutie: šablóna do Wordu, ktorú použijete hneď

Tím BOTrento28. 10. 20265 min čítania

Dobrá cenová ponuka sa zmestí na jednu až dve strany a obsahuje osem blokov: hlavičku, oslovenie, rozsah, ceny, termín, podmienky, platnosť a ďalší krok. Celú šablónu nájdete nižšie – skopírujete ju do Wordu, doplníte údaje v hranatých zátvorkách a uložíte ako PDF.

Samostatný súbor na stiahnutie tu nepripájame, a to zámerne: text sa dá skopírovať do vlastnej hlavičkovej šablóny vo Worde a nezmení vám písmo ani logo. Za desať minút máte vlastný vzor, ktorý ďalej používate pri každom dopyte.

Ako šablónu použiť do Wordu

Postup je jednoduchý a netrvá dlho:

Otvorte nový dokument vo Worde a vložte hlavičku s logom, názvom firmy a kontaktom.
Skopírujte text šablóny nižšie a vložte ho cez „Prilepiť ako text“, aby sa neprenieslo cudzie formátovanie.
Nahraďte všetko v hranatých zátvorkách údajmi z dopytu.
Tabuľku s cenami si upravte podľa počtu položiek.
Dokument uložte ako vzor (.dotx) a pre každú ponuku ho otvárajte ako novú kópiu.

Posledný krok je dôležitý. Keď prepisujete starú ponuku, ľahko v nej necháte meno iného zákazníka alebo starú cenu. Takéto chyby sa stávajú aj skúseným obchodníkom.

Šablóna cenovej ponuky na skopírovanie

Text je určený pre služby, eventy, prenájom techniky aj iné B2B zákazky. Čo sa vás netýka, jednoducho zmažte.

CENOVÁ PONUKA č. [rok-poradové číslo]
Dátum vystavenia: [dd. mm. rrrr]
Platnosť ponuky do: [dd. mm. rrrr]
Dodávateľ: [názov firmy, adresa, identifikačné údaje a IČ DPH]
Odberateľ: [názov firmy, adresa, kontaktná osoba]
Dobrý deň, pani/pán [priezvisko],
ďakujeme za Váš dopyt zo dňa [dátum]. Na základe nášho rozhovoru Vám posielame ponuku na [stručný popis zákazky].
Rozsah dodávky
[Čo presne dodáte, v akom rozsahu, na akom mieste.]
Nie je zahrnuté: [čo ponuka nezahŕňa].
Cena
[Položka A] – [množstvo] × [jednotková cena] = [spolu] (bez DPH)
[Položka B] – [množstvo] × [jednotková cena] = [spolu] (bez DPH)
Spolu bez DPH: [suma]
DPH: [sadzba a suma]
Spolu s DPH: [suma]
Všetky sumy sú v eurách.
Termín
[Začiatok, trvanie, dodanie alebo konkrétny dátum akcie.]
Platobné podmienky
[Záloha, splatnosť faktúry, spôsob platby.]
Ďalšie podmienky
[Storno, kaucia, doprava, zmeny rozsahu.]
Ďalší krok
Ak ponuka vyhovuje, potvrďte ju odpoveďou na tento e-mail do [dátum]. Následne Vám pošleme [zálohovú faktúru / zmluvu] a termín si zarezervujeme.
S pozdravom
[meno, funkcia, telefón, e-mail]

Checklist pred odoslaním

Prejdite si tento zoznam vždy, aj keď sa ponuka zdá hotová:

Sedí meno zákazníka, firma a kontaktná osoba?
Je pri každej cene jasné, či je „bez DPH“ alebo „s DPH“?
Súhlasí súčet položiek so sumou na konci?
Je zrejmé, čo ponuka nezahŕňa?
Je uvedená platnosť ponuky a konkrétny dátum?
Je v texte jeden jasný ďalší krok?
Zodpovedá termín tomu, čo ste sa s klientom dohodli?

Ak vám pri dopyte chýbali údaje, doplňte ich ešte pred ponukou. Pomôžu vám aj šablóny odpovedí na dopyt, kde nájdete aj doplňujúce otázky.

Ako ponuku z Wordu poslať bez chýb

Pošlite PDF, nie .docx

Súbor vo Worde si príjemca môže omylom upraviť a v mobile sa môže zobraziť inak. PDF drží rozloženie. Pomenujte ho zrozumiteľne, napríklad „Cenova-ponuka-NazovFirmy-poradove-cislo.pdf“.

Skontrolujte vlastnosti dokumentu

Vo Worde cez „Informácie“ a „Skontrolovať dokument“ odstránite skryté údaje a komentáre. Starý autor alebo sledované zmeny v ponuke pôsobia neprofesionálne.

Najdôležitejšie napíšte aj do e-mailu

Ľudia často otvoria len telo správy. V ňom preto zhrňte rozsah, cenu, platnosť a ďalší krok. Ako na to, ukazuje článok o sprievodnom e-maile k ponuke.

Zapíšte si, kedy sa ozvete

Odoslaná ponuka nie je koniec práce. Hneď si poznačte dátum pripomenutia, napríklad do kalendára v Gmaile alebo Outlooku. Konkrétne texty nájdete v troch šablónach follow-upu. Keď ponuku zákazník schváli, faktúru už vystavíte vo svojom účtovnom nástroji, napríklad v SuperFaktúre, Money S3 alebo Pohode.

Kde Word naráža na hranice

Šablóna vo Worde funguje, kým máte pár ponúk mesačne. Keď ich je viac, začnú sa objavovať typické problémy: viac verzií toho istého súboru, ponuka bez follow-upu a „ozvem sa do piatku“, na ktoré nikto nepamätá. Nie je to chyba šablóny, ale toho, že okolo nej chýba proces.

Ako sa so zabudnutými pripomenutiami popasovať, vysvetľuje stránka čo je follow-up a ako na neho pri ponukách nezabúdať. Ak chcete zrýchliť samotné odpovede, pozrite päť krokov k rýchlejším odpovediam na dopyty.

Ako to rieši BOTrento

BOTrento Chief of Staff je riadený proces pre dopyty, ponuky a ďalšie obchodné kroky. Nenahrádza Word ani vašu šablónu. Stará sa o to, čo sa deje okolo nej. Stráži dopyty v pošte a v nahratých dátach, každý pracovný deň ráno ukáže prehľad Dnes 1+3 a pripraví koncepty odpovedí, ponúk a follow-upov. Zachytí aj sľuby typu „ozvem sa do piatku“ a pripomenie ich.

Dôležité: BOTrento nič neodosiela samo. Každý návrh e-mailu alebo ponuky schvaľuje človek. AI je v cene tarifu s mesačným limitom spotreby a vlastný API kľúč nepotrebujete. BOTrento tiež nečíta obsah príloh, vychádza z textu e-mailu. Ako to vyzerá v praxi, si môžete pozrieť v ukážke procesu, alebo si prečítať, čo je BOTrento.

Môžete si ho vyskúšať 14 dní zdarma, bez platobnej karty. Skúšobná doba začína prvým nahratím dát a na prípravu máte 7 dní. Do 24 hodín v pracovné dni sa vám ozve náš človek a pomôže napojiť poštu. Rozsah tarifov nájdete v cenníku. Pozrite si aj stránku pre B2B služby alebo pre eventové a produkčné firmy.

Časté otázky

Dá sa šablóna cenovej ponuky použiť zadarmo?

Áno, text v článku si môžete skopírovať do Wordu a upraviť pre vlastnú firmu bez poplatku. Pred prvým použitím si skontrolujte, či zodpovedá vašim obchodným podmienkam.

Posielať ponuku vo Worde alebo v PDF?

Lepšie je PDF. Zachová rozloženie, nedá sa omylom upraviť a v mobile sa zobrazí rovnako ako u vás. Najdôležitejšie body zopakujte aj v texte e-mailu.

Čo musí cenová ponuka obsahovať?

Údaje o dodávateľovi a odberateľovi, rozsah, cenu s uvedením DPH, termín, platobné podmienky, platnosť a ďalší krok. Pri špecifických zákazkách si overte, či nepotrebujete niečo navyše.

Ako dlho má ponuka platiť?

Dĺžka závisí od vášho odvetvia a od toho, ako sa menia vaše ceny alebo dostupnosť. Dôležité je uviesť konkrétny dátum, nie len „obmedzená platnosť“.

Nahradí BOTrento šablónu cenovej ponuky?

Nie. BOTrento pripravuje koncepty ponúk a follow-upov a pripomína termíny, ale šablónu a finálne schválenie máte na vás. Nič sa neodošle bez schválenia človekom.

Zhrnutie

Cenová ponuka má osem blokov: hlavička, oslovenie, rozsah, ceny, termín, podmienky, platnosť, ďalší krok.
Šablónu skopírujte do Wordu, uložte ako vzor a každú ponuku začínajte novou kópiou.
Pred odoslaním prejdite checklist a pošlite PDF, nie .docx.
Po odoslaní si ihneď poznačte dátum follow-upu.
BOTrento pomáha s procesom okolo ponuky a každý návrh schvaľuje človek.

Vyskúšajte BOTrento 14 dní zadarmo

Pozrite si, ako BOTrento stráži dopyty, ponuky a follow-upy. Skúšobná doba je 14 dní zdarma, bez karty a bez vlastného API kľúča. Vyplňte pár údajov a prístup vám hneď príde e-mailom. S pripojením pošty radi pomôžeme.

14 dní zadarmo, bez karty a bez vlastného API kľúča. Skúšobná doba začína až prvým nahraním vašich dát. Potom od €79 mesačne bez DPH, AI v cene.

Nič sa neodošle bez vášho schválenia. Kartu pridáte až na konci, ak budete pokračovať; bez platby sa prístup zablokuje do úhrady, dáta držíme 30 dní a export je dostupný. Cenník · Pozrieť ukážku procesu