Cenová ponuka z Excelu: ako zmeniť cenu na jednom mieste a nič neprepisovať

Tím BOTrento23. 10. 20266 min čítania

Kde sa pri ponukách z Excelu najčastejšie robia chyby

Problém zriedka spôsobuje samotný Excel. Chyby vznikajú na hranici medzi tabuľkou a e-mailom:

• Cena na viacerých miestach. Jednotková cena je v bunke, v texte e-mailu aj v prílohe. Zmeníte jedno miesto a ostatné zostanú staré.
• Skopírovaný starý súbor. Nový dopyt začína kópiou minulej ponuky a v nej zostane názov iného klienta alebo starý dátum platnosti.
• Prepísaný vzorec. Niekto do bunky so súčtom raz vpíše číslo „natvrdo“ a tabuľka sa prestane prepočítavať.
• Zmena po odoslaní. Klient požiada o jeden deň navyše, obchodník upraví súbor, ale e-mail s pôvodnou sumou už je vonku.

Ak sa vám to stáva, nepotrebujete hneď zložité riešenie. Stačí zaviesť pravidlo „každé číslo existuje v jednej bunke a inde sa len odkazuje na ňu“.

Postup krok za krokom: Excel, ktorý prepočíta celú ponuku

1. Oddeľte vstupy od výpočtov

Na jeden list dajte iba vstupy: názov klienta, dátum platnosti, jednotkové ceny, počty kusov a dní, prípadne zľavu. Na druhý list dajte výpočty a výstup. Vstupné bunky si farebne odlíšte, aby bolo jasné, že len do nich sa smie písať.

2. Ceny držte v cenníku, nie v ponuke

Jednotkové ceny majú byť v samostatnej tabuľke (položka, jednotka, cena bez DPH). Ponuka si ich vyhľadá podľa názvu položky, napríklad funkciou VLOOKUP alebo XLOOKUP. Zmenu cenníka tak urobíte raz a prejaví sa vo všetkých nových ponukách.

3. Riadky počítajte vzorcom

Súčet riadku je jednotková cena × počet kusov × počet dní. Celková suma je súčet riadkov, potom zľava a až nakoniec DPH, ak ho uvádzate osobitne. Ilustračný príklad pre prenájom techniky (v hranatých zátvorkách sú ceny z vášho cenníka):

Ak klient chce štyri dni namiesto troch, zmeníte jednu bunku s počtom dní a všetko ostatné sa prepočíta.

4. Zamknite vzorce

Zamknite bunky s výpočtami a nechajte upraviteľné len vstupy. Tým zabránite „natvrdo“ vpísanému číslu.

5. Pridajte kontrolný riadok

Do rohu listu dajte bunku, ktorá hlási chybu, ak chýba cena, klient alebo platnosť. Je to jednoduchá podmienka, ale ušetrí odoslanie nekompletnej ponuky.

Ako z Excelu dostať text do e-mailu bez prepisovania

Ak má e-mail obsahovať sumy, nechajte ich zložiť vzorcom. V jednej bunke spojíte text a hodnoty, napríklad „Cena za [počet dní] dni prenájmu je [suma] bez DPH, platnosť do [dátum].“ – s tým, že číslo, dni a dátum sa berú z buniek. Výsledok skopírujete do e-mailu v Gmaile alebo Outlooku.

Pozor na formát: sumu v texte formátujte funkciou TEXT, inak sa môže objaviť bez oddelenia tisícov a bez znaku eura, prípadne s nechcene zaokrúhlenými desatinnými miestami.

Čo je rozumné automatizovať a čo nie

• Dá sa: prepočet súm, dosadenie mena klienta, dátumu platnosti a zloženie textového bloku s rozpisom.
• Nechajte na človeka: posúdenie, či je cena pre daného klienta v poriadku, a samotné odoslanie.

Plné prepojenie, kde by sa odoslaný e-mail sám aktualizoval, v bežnej pošte nefunguje. Preto je lepšie do ponuky dať číslo verzie a pri zmene poslať novú, výslovne označenú ako nahradzujúcu predchádzajúcu.

Šablóna e-mailu pri zmene ceny

Keď klient zmení rozsah, pošlite krátky e-mail s jasne označenou novou verziou:

Dobrý deň, pán Novák,

na základe nášho rozhovoru posielame aktualizovanú cenovú ponuku (verzia 2). Zmenili sme dĺžku prenájmu na 4 dni. Nová cena je [suma] € bez DPH. Táto verzia nahrádza predchádzajúcu.

Ponuka platí do [dátum]. Ak vám vyhovuje, potvrďte nám prosím rozsah a termín a pripravíme objednávku.

S pozdravom
[meno]

Ako ponuku vôbec štruktúrovať, nájdete v článku šablóna cenovej ponuky pre služby. Ak vás zaujíma, ako ponuku zrýchliť bez straty kontroly nad cenou, pozrite si rýchlejšie cenové ponuky.

Kedy Excel prestáva stačiť

Excel je dobrý nástroj na výpočet. Horšie zvláda to, čo sa deje okolo ponuky: kto ju má poslať, kedy sa klientovi pripomenúť a čo sme mu pri telefonáte sľúbili. Typické signály, že hranica je blízko:

• ponuky vznikajú vo viacerých verziách a nikto nevie, ktorá je aktuálna,
• po odoslaní sa na ponuku zabudne, pretože follow-up si nikto nepoznačil,
• cenník existuje v troch kópiách u troch ľudí,
• dopyty prichádzajú rýchlejšie, než ich stíhate ručne spracovať.

Prehľad o stave ponúk vyriešite aj jednoduchou tabuľkou, ako popisuje článok o evidencii cenových ponúk. Pri follow-upoch pomôže prehľad, ako nezabúdať na follow-up ponúk.

Ako to rieši BOTrento

BOTrento Chief of Staff nie je náhrada Excelu, účtovníctva (SuperFaktúra, Money S3, Pohoda) ani CRM (napríklad Pipedrive). Je to riadený proces pre dopyty a ponuky okolo nich: hlási dopyty v pošte a v nahraných dátach, každý pracovný deň ráno ukáže prehľad Dnes 1+3 a pripraví koncepty odpovedí, ponúk a follow-upov. Zachytí aj sľuby typu „ozvem sa do piatku“ a pripomenie ich.

Dôležité hranice: nič sa neodošle bez schválenia človekom a BOTrento neodosiela nič samo. Nečíta obsah príloh – vychádza z textu e-mailu, takže ak je suma len v priloženom Exceli, nemusí ju vidieť. Dáta z tabuľky alebo CRM môžete nahrať ako CSV alebo XLSX. Pošta sa napája cez IMAP, Gmail a Microsoft 365 zatiaľ preposlaním alebo importom.

AI je súčasťou tarifu s mesačným limitom spotreby, bez automatického doplatku. Orientačný pohľad na náklady nájdete v odpovedi koľko stojí AI asistent pre obchod, aktuálne tarify v cenníku. Postup môžete vidieť v ukážke procesu. Zvlášť pre firmy s prenájmom techniky je určená stránka BOTrento pre prenájmy techniky.

Vyskúšať môžete 14 dní zadarmo na vlastných dátach, bez platobnej karty a bez vlastného API kľúča. Lehota sa začína prvým úspešným nahraním dát; na prípravu máte 7 dní.