Struktura cenové nabídky: co do ní patří, v jakém pořadí a šablona

Tým BOTrento31. 10. 20265 min čtení

Proč záleží na pořadí

Nabídku čte klient většinou dvakrát. Poprvé rychle, aby zjistil, jestli jste pochopili zadání a kolik to zhruba stojí. Podruhé pomalu, často s kolegou nebo nadřízeným, který poptávku neviděl. Struktura proto musí fungovat pro oba způsoby čtení.

Pořadí vychází z otázek, které si čtenář klade: „Rozuměli mi?“, „Co dostanu?“, „Kolik to stojí?“, „Co když se něco změní?“, „Do kdy a jak to potvrdit?“. Když odpovědi přijdou v jiném pořadí, klient se vrací s dotazy nebo nabídku odloží.

Osm částí nabídky v doporučeném pořadí

1. Hlavička a identifikace

Číslo nabídky, datum, kontaktní osoba na obou stranách. Číslo se hodí při dohledávání v poště i při navázání na zakázku ve fakturaci (Fakturoid, Pohoda, Money S3).

2. Shrnutí zadání

Dvě až čtyři věty vlastními slovy: co klient potřebuje, kdy a za jakých okolností. Je to první místo, kde klient pozná, že jste ho poslouchali. Pokud něco není jisté, napište to tady.

3. Rozsah plnění

Co přesně je součástí a co ne. U služeb popište výstupy, u pronájmu techniky seznam položek a dobu pronájmu, u servisu úkony a materiál. Vyloučené věci pojmenujte výslovně, ušetříte tím nejvíc pozdějších sporů.

4. Cena po položkách a součty

Podrobně v další sekci.

5. Předpoklady a podmínky

Co od klienta potřebujete (podklady, přístup, schválení k určitému dni) a co se stane, když se zadání změní.

6. Termíny

Kdy začnete, kdy dodáte, na čem závisí dodržení.

7. Platnost nabídky

Do kdy cena platí. U dostupnosti techniky nebo kapacity týmu uveďte, že termín není rezervovaný, dokud ho nepotvrdíte.

8. Další krok

Jedna věta: co má klient udělat a do kdy. Například „potvrďte odpovědí na tento e-mail do pátku“.

Řádky a součty: jak psát cenovou část

Cenová část je to, co klient hledá první, a proto musí být čitelná bez vysvětlování.

• Jedna položka = jeden řádek s názvem, množstvím, jednotkou, jednotkovou cenou a cenou celkem.
• Seskupte řádky do bloků (například příprava, realizace, doprava), každý blok s mezisoučtem.
• Součet bez DPH uveďte jako samostatný řádek, pak DPH a celkem s DPH. Ať je jasné, ze kterého čísla se vychází.
• Volitelné položky oddělte od základu a do součtu je nezapočítávejte. Klient pak vidí cenu základu a cenu možných rozšíření zvlášť.
• Slevy pište jako samostatný řádek se záporným číslem, ne tiše sníženou cenou. Klient uvidí, že mu vycházíte vstříc.
• Odhady označte jako odhady a napište, co by je změnilo.

Pokud váháte, jestli vůbec posílat plnou nabídku, a ne jen ceník, pomůže vám pět kritérií pro volbu mezi ceníkem a plnou nabídkou.

Šablona ke zkopírování

Průvodní e-mail s nabídkou v příloze nebo v těle zprávy může vypadat takto:

Dobrý den, paní Nováková,
děkuji za poptávku. Rozumím tomu tak, že potřebujete [stručné zadání] v termínu [datum] pro [počet / místo / účel].

Co nabídka zahrnuje: [3–5 bodů rozsahu]. Nezahrnuje [co je mimo].
Cena: celkem [částka] Kč bez DPH, rozpis po položkách je v příloze. Volitelně nabízíme [rozšíření] za [částka] Kč bez DPH.
Předpoklady: [podklady, přístup, termín schválení].
Platnost: nabídka platí do [datum]. Termín [datum akce] je rezervovaný až po vašem potvrzení.

Pokud nabídka odpovídá, stačí odpovědět na tento e-mail do [datum] a pošlu vám potvrzení. Pokud něco potřebujete upravit, napište mi, nebo se ozvěte telefonicky na [číslo].

S pozdravem
[jméno, funkce]

Podrobnější texty najdete v článcích šablona cenové nabídky pro služby a tři vyplněné vzory nabídky.

Kontrolní seznam před odesláním

1. Je v úvodu shrnuto zadání a případné nejasnosti?
2. Je jasné, co je v ceně a co ne?
3. Sedí součty, mezisoučty a hranice DPH?
4. Jsou volitelné položky mimo celkovou cenu?
5. Jsou uvedené předpoklady na straně klienta?
6. Má nabídka platnost a termíny?
7. Končí jedním konkrétním dalším krokem?
8. Dá se přečíst bez dalšího vysvětlování i člověku, který poptávku neviděl?

Delší kontrolu najdete v článku o tom, jak napsat nabídku, která se nevrací s dotazy.

Kde se struktura nejčastěji rozpadne

V malých firmách to bývá stejné: nabídka vzniká ve Wordu nebo Excelu, kus textu se kopíruje ze starší zakázky a nikdo nehlídá, jestli v ní zůstalo staré jméno nebo termín. Druhý problém přichází po odeslání. Nabídka leží v odeslané poště, nikdo neví, kdy se po ní ozvat, a slib „ozvu se v pátek“ se ztratí.

Pomáhá mít pevnou kostru, stejné pojmenování částí a pravidlo, kdo nabídku před odesláním schvaluje. K navazujícímu kontaktu se podívejte do odpovědi o tom, jak nezapomínat na follow-up nabídek.

Jak to řeší BOTrento

BOTrento Chief of Staff je řízený proces pro poptávky, nabídky a další obchodní kroky. Hlídá poptávky a nabídky v poště a v nahraných datech a připraví koncept odpovědi nebo nabídky. Nic se neodešle bez schválení člověkem, BOTrento samo nic neposílá.

Každý pracovní den ráno ukáže přehled Dnes 1+3 a zachytí sliby typu „ozvu se do pátku“, aby se nezapomněly. Nenahrazuje CRM ani účetnictví a nečte obsah příloh, vychází z textu e-mailu. AI je v ceně tarifu s měsíčním limitem spotřeby. Jak proces vypadá v praxi, ukazuje ukázka procesu.

Zkušební doba trvá 14 dní zdarma, bez platební karty a bez vlastního API klíče. Začíná prvním nahráním dat (import nebo napojení pošty), na přípravu je 7 dní. Do 24 hodin v pracovní dny se vám ozve náš člověk a pomůže napojit poštu. Vyzkoušet na vlastních datech můžete bez závazku; zakázky ani obrat neslibujeme. Rychlejší odpovědi na poptávky rozebíráme v pěti krocích k rychlejší odpovědi.