Oznámení o zdražení klientům e-mailem: postup a 4 vzory ke zkopírování

Tým BOTrento13. 10. 20267 min čtení

Co musí oznámení o zdražení obsahovat

Klient musí z e-mailu rychle pochopit, co se mění a co má udělat. Dobré oznámení o změně cen má šest částí:

• Co se mění – konkrétní položky, nová cena a ideálně i ta původní. Ceny vždy uvádějte „bez DPH“.
• Od kdy – přesné datum, třeba „od 1. 1. 2027“, žádné „od příštího roku“.
• Proč – jedna až dvě věty, bez dlouhého obhajování.
• Co se nemění – rozpracované zakázky, potvrzené nabídky, platební podmínky.
• Možnost reagovat – objednávka za původní ceny do určitého data, hovor nebo dotaz.
• Kontakt na konkrétního člověka – jméno a telefon.

Pokud posíláte nový ceník v PDF, napište hlavní změny i přímo do e-mailu. Spousta lidí přílohu neotevře.

Kdy oznámení poslat

Předstih volte tak, aby klient stihl změnu promítnout do rozpočtu nebo ještě objednat za stávající ceny, typicky aspoň jeden celý fakturační nebo objednávkový cyklus. Pokud máte s klientem smlouvu, rozhoduje to, co je v ní.

Než e-mail odešlete: postup v 5 krocích

1. Rozdělte klienty do skupin. Běžní stálí klienti dostanou standardní oznámení, klíčoví klienti osobní e-mail (nejlépe po telefonátu) a klienti se smlouvou samostatnou verzi.
2. Zkontrolujte smlouvy a podmínky. Ověřte, jestli upravují změnu ceny, výpovědní lhůtu nebo způsob oznámení. U nejasných ujednání a u spotřebitelů se poraďte s právníkem – tento článek není právní rada.
3. Připravte si odpovědi na tři otázky: „Proč tolik?“, „Platí to i na rozpracovanou zakázku?“ a „Můžeme se domluvit jinak?“. Předem se rozhodněte, co nabídnete (přechodné období, delší závazek, menší rozsah) a co už ne.
4. Sjednoťte systémy. Nový ceník musí platit ke stejnému dni ve fakturaci (Pohoda, Money S3, Fakturoid), v šablonách nabídek i na webu.
5. Naplánujte další krok. U každého klíčového klienta si poznamenejte, kdy se mu ozvete, pokud nezareaguje. Mlčení neznamená souhlas.

Pokud zdražujete v půjčovně nebo pronájmu techniky, kde ceny závisí na sezóně, podívejte se i na to, jak řídit poptávky a nabídky v pronájmech techniky.

4 vzory e-mailu o zdražení ke zkopírování

Vzor 1: Standardní oznámení změny ceníku

Kdy použít: plošná změna cen pro stálé klienty bez individuálních smluv.

Předmět: Změna ceníku od [datum]

Dobrý den, [jméno],

děkujeme za spolupráci. Chceme Vás včas informovat, že od [datum] upravujeme ceník [služby / pronájmu].

Co se mění:
– [položka]: z [původní cena] Kč na [nová cena] Kč bez DPH
– [položka]: z [původní cena] Kč na [nová cena] Kč bez DPH

Důvod: [jedna věta].

Co se nemění: potvrzené objednávky a nabídky odeslané do [datum] platí za původní ceny. Platební podmínky zůstávají stejné.

Pokud plánujete [akci / zakázku], můžete ji objednat za stávající ceny do [datum]. S čímkoli se obraťte přímo na mě.

S pozdravem
[jméno, pozice, telefon]

Vzor 2: Osobní e-mail klíčovému klientovi

Kdy použít: jako písemné shrnutí po telefonátu s klientem, o kterého nechcete přijít.

Předmět: Ceny na rok [rok] – shrnutí našeho hovoru

Dobrý den, [jméno],

posílám shrnutí dnešního hovoru. Od [datum] se u [služby] mění cena z [původní cena] Kč na [nová cena] Kč bez DPH. Důvodem je [důvod].

Pro Vás navrhuji:
– zakázky objednané do [datum] za původní ceny,
– nebo [delší závazek / roční objem] za [podmínka].

Dejte mi prosím vědět do [datum], která varianta Vám vyhovuje víc.

Děkuji za dlouhodobou spolupráci.
[jméno, telefon]

Vzor 3: Klient se smlouvou nebo rámcovou dohodou

Kdy použít: změnu ceny upravuje smlouva. Text před odesláním se smlouvou porovnejte.

Předmět: Oznámení o úpravě cen dle smlouvy č. [číslo]

Dobrý den, [jméno],

v souladu se smlouvou č. [číslo] ze dne [datum] Vám oznamujeme úpravu cen s účinností od [datum].

Nové ceny bez DPH:
– [položka]: [nová cena] Kč (dosud [původní cena] Kč)

Důvod: [důvod]. Plnění potvrzená do [datum] fakturujeme za původní ceny. Pokud chcete probrat podmínky na další období, navrhuji krátkou schůzku – vyhovuje Vám [termín 1] nebo [termín 2]?

S pozdravem
[jméno, pozice, kontakt]

Vzor 4: Odpověď na námitku

Kdy použít: klient napíše „to je hodně“ nebo „zvažujeme jiného dodavatele“.

Předmět: Re: Změna ceníku od [datum]

Dobrý den, [jméno],

děkuji, že jste se ozval/a – rozumím, že úprava zasahuje do Vašeho rozpočtu. Co je pro Vás největší problém: [výše ceny / načasování / konkrétní položka]?

Můžu nabídnout [objednávku za původní cenu do [datum] / upravený rozsah / rozložení do etap]. Pokud Vám to vyhovuje, zavolám Vám v [den] kolem [hodina].

S pozdravem
[jméno, telefon]

Se slevou v první odpovědi nespěchejte, nejdřív zjistěte, co klientovi doopravdy vadí. Další varianty podle typu námitky najdete v článku jak odpovědět na „je to drahé“ bez slevy.

Co dělat s odpověďmi a s mlčením

Po rozeslání obvykle přijdou tři druhy reakcí:

• Dotaz („platí to i na zářijovou akci?“) – odpovězte věcně a rychle.
• Námitka – použijte vzor 4 a hledejte řešení, ne obhajobu.
• Objednávka za původní ceny – nabídku pošlete hned a s jasnou platností. Hodit se vám bude průvodní e-mail k cenové nabídce.

Klíčovým klientům, kteří mlčí, se po týdnu nebo dvou krátce ozvěte: „Chtěl jsem ověřit, že Vám oznámení o novém ceníku dorazilo a jestli k němu máte dotazy.“ Jak si navazující kroky hlídat systematicky, popisuje odpověď jak u nabídek nezapomínat na follow-up.

Největší riziko představují vaše vlastní sliby: „pošlu variantu na menší rozsah“, „ozvu se po poradě s kolegou“. Když odpovídáte desítkám klientů najednou, snadno zapadnou.

Jak vám se zdražením pomůže BOTrento

BOTrento Chief of Staff je řízený proces pro poptávky, nabídky a další obchodní kroky. Hromadné e-maily nerozesílá a sám nic neodešle. Hlídá ale všechno, co po oznámení přijde. Vyzkoušet si to můžete během 14 dní zdarma na vlastních datech:

1. Nahrajete data. Napojíte schránku (Seznam a další přes IMAP; Gmail, Google Workspace a Microsoft 365 zatím přeposláním nebo importem), případně nahrajete klienty a nabídky jako CSV/XLSX. Zkušební doba začíná až prvním nahráním dat. S napojením vám do 24 hodin v pracovní dny pomůže náš člověk.
2. Každý pracovní den ráno uvidíte přehled Dnes 1+3 v aplikaci i e-mailem, třeba s klientem, který se ptá na rozpracovanou zakázku.
3. Dostanete koncepty odpovědí a nabídek ve čtyřech jazycích. Vycházejí z textu e-mailu, obsah příloh BOTrento nečte.
4. Schvalujete a odesíláte vy. Nic neodejde bez schválení člověkem.
5. Sliby se neztratí. Napíšete-li „pošlu variantu do pátku“, BOTrento slib zachytí a připomene vám ho.

AI je v ceně tarifu a vlastní API klíč nepotřebujete. Data ukládáme na serverech v EU (Německo), text nutný pro úkol zpracuje jazykový model přes API komerčního poskytovatele. Celý průběh najdete v ukázce procesu, tarify v ceníku a další otázky v rozcestníku odpovědí.