Jak připravit data pro chatbota: postup krok za krokem bez chyb

Tým BOTrento20. 10. 20266 min čtení

Jaká data do chatbotu patří a jaká ne

Základní pravidlo: chatbot dostane jen to, co byste klidně řekli zákazníkovi do telefonu a za čím si stojíte i dnes. Pomůže jednoduché rozdělení.

Patří tam

• aktuální popis služeb a produktů,
• platné podmínky, dodací lhůty, storno podmínky, reklamační postup,
• nejčastější otázky zákazníků s ověřenými odpověďmi,
• kontakty a otevírací doba, postup, jak podat poptávku.

Nepatří tam

• celé e-mailové schránky a staré konverzace,
• interní kalkulace, marže a slevy pro konkrétní klienty,
• osobní údaje zákazníků (jména, telefony, adresy) bez jasného důvodu,
• několik verzí téhož dokumentu, ze kterých není poznat, která platí.

Podrobněji se tomu věnuje článek AI chatbot z firemních dat: co do něj nahrát.

Postup krok za krokem

1. Udělejte soupis zdrojů. Do tabulky zapište každý dokument: název, kde leží, kdo za něj odpovídá, kdy byl naposledy upraven.
2. Určete jednu pravdu. Pokud existují dva ceníky nebo dvě verze podmínek, nechte jen platnou. Rozpory chatbot nevyřeší, jen je zopakuje.
3. Očistěte osobní a interní údaje. Nahrazujte konkrétní jména obecnými popisy, odstraňte interní poznámky a marže.
4. Rozdělte obsah na krátké celky. Jedna stránka nebo odstavec = jedno téma (například „Storno podmínky“). Dlouhé PDF s deseti tématy se hledá hůř.
5. Doplňte metadata. U každého celku uveďte platnost od, vlastníka a oblast (služby, podmínky, kontakty).
6. Otestujte. Připravte si seznam reálných dotazů a porovnejte odpovědi s tím, co byste řekli sami.

Technické i bezpečnostní detaily nahrávání rozebírá článek AI chatbot s vlastními daty: jak je nahrát bezpečně a bez chyb.

Struktura dat: jak vypadá dobře připravený podklad

Dobrý podklad je srozumitelný i člověku bez kontextu. Použijte jednotnou šablonu pro každé téma:

Téma: Storno akce
Platí od: 1. 9. 2026
Vlastník: vedoucí produkce
Pravidlo: Zrušení do 14 dní před akcí je bez poplatku, později se účtuje část dohodnuté ceny podle smlouvy.
Výjimky: Individuální dohoda ve smlouvě má přednost.
Nevíme / neodpovídat: Konkrétní výši poplatku u individuální zakázky sdělí obchodník.

Řádek „Nevíme / neodpovídat“ je důležitý: učí chatbota, kde skončit a předat dotaz člověku.

Tabulky a ceníky

Pro tabulky (ceníky, sortiment) držte jednotné názvy sloupců, jednotky a měnu. Vždy uveďte, zda je cena s DPH, nebo bez DPH. Exporty z Money S3, Pohody či Fakturoidu před nahráním projděte, ať v nich nezůstanou jména odběratelů ani poznámky k zakázkám.

Formát souborů

Nejlépe se pracuje s čistým textem a jednoduchými tabulkami. Skenované dokumenty, obrázky s textem a složitě formátovaná PDF raději přepište. Nadpisy dělejte výstižné: „Storno podmínky pro firemní akce“ je lepší než „Dokument č. 3“.

Nejčastější chyby při přípravě dat

• Nahrání „všeho“. Čím více nesourodých podkladů, tím větší šance, že chatbot sáhne po zastaralém.
• Žádný vlastník. Když nikdo za dokument neodpovídá, nikdo ho neaktualizuje.
• Nejasné výjimky. Pravidlo bez výjimek chatbot aplikuje i tam, kde ho obchodník v praxi obchází.
• Slibování termínů a cen. Chatbot by neměl potvrzovat konkrétní termín ani individuální cenu. Tyto věci patří člověku.
• Testování jen na snadných dotazech. Zkuste i neúplné, nejednoznačné a záludné otázky.

Praktické je vést si krátký seznam dotazů, na které chatbot odpověděl špatně, a po každé opravě podkladů je projít znovu. Z toho se časem stane vaše testovací sada.

Kontrola kvality dat před nasazením i po něm

Checklist před spuštěním

• Každý dokument má datum a vlastníka.
• Neexistují dvě verze téhož pravidla.
• V textu nejsou osobní údaje ani interní marže.
• Ceny mají jednotnou měnu a jasné „bez DPH“.
• Zkoušeli jste aspoň deset reálných dotazů, včetně záludných („Můžete mi dát slevu?“).
• Chatbot na neznámou otázku odpovídá, že neví, a nabídne kontakt na člověka.

Průběžná kontrola

Data stárnou. Určete jednoho člověka a pevný termín, například jednou měsíčně a vždy po změně ceníku. Jak data rozdělit podle stálosti a hlídat aktuálnost, popisuje článek Chatbot podle informací firmy: jak hlídat aktuálnost dat.

Kdy chatbot nestačí a hodí se řízený proces nad poštou

Chatbot odpovídá na obecné otázky podle stálých podkladů. Poptávky, individuální nabídky a follow-upy ale žijí v e-mailech, tabulkách nebo CRM jako Raynet či Pipedrive a mění se každý den. Tam nepomůže „nahrát dokumenty“; potřebujete hlídat konkrétní případy a sliby. Rozdíl mezi typy asistentů shrnuje přehled šesti typů AI asistentů a srovnání asistenta na webu a v poště.

Pokud vás trápí hlavně pomalé odpovědi, začněte u pěti kroků ke zrychlení odpovědí na poptávky. Pokud řešíte soukromí, projděte kontrolní seznam k AI a GDPR; u konkrétních případů se poraďte s právníkem.

Jak to řeší BOTrento

BOTrento Chief of Staff je řízený proces pro poptávky, nabídky a další obchodní kroky. Nevyžaduje, abyste ručně skládali znalostní databázi: pracuje s poštou a daty, která nahrajete. Seznam a další schránky se napojují přes IMAP, Gmail, Google Workspace a Microsoft 365 zatím přeposláním nebo importem, data z CRM či tabulky jako CSV/XLSX.

• Každý pracovní den ráno ukáže přehled Dnes 1+3.
• Připraví koncepty odpovědí, nabídek a follow-upů ve 4 jazycích a zachytí sliby typu „ozvu se do pátku“.
• Nic se neodešle bez schválení člověkem; BOTrento neodesílá nic samo.
• Nečte obsah příloh, vychází z textu e-mailu, a nenahrazuje CRM ani účetnictví.
• AI je v ceně tarifu s měsíčním limitem; vlastní API klíč (zatím Anthropic) je volitelný, viz nápověda k API klíčům.

Data ukládáme na serverech v Německu (EU); text nutný pro úkol zpracuje poskytovatel jazykového modelu. Zkušební doba trvá 14 dní zdarma, bez karty a bez vlastního API klíče, počítá se od prvního nahrání dat. Jak ji využít, ukazuje plán zkušební doby krok za krokem. Postup si můžete prohlédnout v ukázce procesu, přehled tarifů najdete v ceníku a ke společnosti více na stránce Co je BOTrento.