AI chatbot s vlastními daty: jak je nahrát bezpečně a bez chyb

Tým BOTrento18. 10. 20265 min čtení

Co do chatbotu patří a co ne

Chatbot odpovídá jen tak dobře, jak dobré jsou jeho podklady. Celá e-mailová schránka ani celý sdílený disk do něj nepatří: najdete v nich staré verze, rozpracované nabídky i osobní údaje, které k odpovědím nepotřebujete. Podrobněji to rozebíráme v článku AI chatbot z firemních dat: co do něj nahrát.

Vhodné podklady

• aktuální ceník nebo katalog služeb a techniky (s označením „bez DPH“),
• obchodní podmínky, reklamační řád, postup objednávky,
• nejčastější dotazy zákazníků s ověřenými odpověďmi,
• popisy služeb a technické specifikace.

Podklady, které raději vynechte

• seznamy klientů s e-maily, telefony a poznámkami z jednání,
• smlouvy a interní kalkulace marží,
• starší verze ceníků, které se liší od platných,
• doklady z účetnictví (Money S3, Pohoda, Fakturoid) – k zodpovídání dotazů zákazníků nepotřebujete a obsahují citlivé údaje.

Postup: jak data nahrát bezpečně, krok za krokem

1. Určete účel. Má chatbot odpovídat návštěvníkům webu, nebo pomáhat vašemu týmu? Podle toho vyberete podklady a zvolíte, co je zbytečné.
2. Vyberte zdroje. Jeden aktuální dokument je lepší než pět verzí téhož. Staré ceníky přesuňte do archivu mimo nahrávanou složku.
3. Vyčistěte osobní údaje. Odstraňte jména, e-maily a telefony, které k účelu nepotřebujete. Pokud je potřebovat budete, ujasněte si předem právní základ zpracování.
4. Sjednoťte formát. Tabulky mají mít jednu hlavičku, jednotné názvy sloupců a jednu měnu. U cen vždy uveďte, zda jsou bez DPH.
5. Ověřte, kde se data ukládají. Zeptejte se dodavatele na umístění serverů, na to, kdo text zpracovává, a zda se data používají k tréninku modelu.
6. Nahrajte malý vzorek. Několik desítek řádků stačí, abyste viděli, zda chatbot čte sloupce a diakritiku správně.
7. Otestujte otázky. Připravte si sadu skutečných dotazů, které vám zákazníci posílají, a porovnejte odpovědi s originálem.
8. Nastavte správu verzí. Určete, kdo podklady aktualizuje a jak často. Neaktuální ceník je nejčastější důvod špatné odpovědi.

Jak má vypadat čistá tabulka

Příklad pro firmu, která půjčuje techniku. Jeden list, jedna hlavička, žádné sloučené buňky:

Cenu držte v samostatném sloupci jako číslo, ne jako větu. Poznámky typu „dle dohody“ patří do sloupce s podmínkami, aby se nepletly s ceníkem.

Nejčastější technické chyby při nahrávání

• Sloučené buňky a více listů v Excelu. Import je pak nespolehlivý. Uložte jednu čistou tabulku jako CSV nebo XLSX.
• Špatné kódování. Čeština s háčky a čárkami se zobrazí jako změť znaků. Ukládejte CSV v UTF-8.
• Skenované PDF bez textu. Z obrázku často nejde nic přečíst. Použijte PDF s textovou vrstvou.
• Duplicity a rozpory. Dva ceníky s různou cenou téže položky vedou k nahodilým odpovědím.
• Informace jen v přílohách nebo obrázcích. Důležité údaje přepište do textu.

Checklist před kliknutím na „nahrát“

• Vím, k čemu data budou sloužit.
• Obsahují jen to, co chatbot opravdu potřebuje.
• Osobní a citlivé údaje jsou odstraněné, nebo k nim mám jasný důvod.
• Ceny jsou aktuální a označené „bez DPH“.
• Soubor jsem otevřel a prošel očima.
• Znám umístění serverů a způsob zpracování u dodavatele.
• Mám určeného člověka, který podklady udržuje.

K souvisejícím povinnostem se hodí kontrolní seznam AI asistent pro obchod a GDPR. Nejde o právní radu – u konkrétního případu se poraďte s právníkem.

Chatbot, nebo řízený proces nad poštou?

Chatbot z nahraných dokumentů se hodí na opakované dotazy. Poptávky, nabídky a follow-upy se ale neřeší otázkou a odpovědí, nýbrž sledováním případů v čase: kdo se kdy ozve, co jste slíbili, která nabídka čeká na reakci. Rozdíl popisuje článek firemní asistent na webu, nebo v poště a přehled typů AI asistentů pro firmy. Pokud řešíte hlavně rychlost odpovědí, začněte u pěti kroků k rychlejším odpovědím.

Jak to řeší BOTrento

BOTrento Chief of Staff není chatbot, ale řízený proces pro poptávky, nabídky a další obchodní kroky. Hlídá poptávky a nabídky v poště a v nahraných datech (CSV/XLSX z CRM nebo tabulky), každý pracovní den ráno ukáže přehled Dnes 1+3, připraví koncepty odpovědí, nabídek a follow-upů a zachytí sliby typu „ozvu se do pátku“.

• Nic se neodešle bez schválení člověkem. BOTrento neodesílá nic samo, návrhy e-mailů a nabídek schvaluje člověk.
• Data ukládáme na serverech v Německu (EU). Jazykový model zpracovává jen texty nutné pro úkol přes API komerčního poskytovatele; server v EU s voláním externího AI API není uzavřený výpočet. Komerční API poskytovatelé data nepoužívají k tréninku.
• AI je v ceně tarifu s měsíčním limitem spotřeby. Volitelně lze použít vlastní API klíč (zatím jen Anthropic). Přehled tarifů najdete v ceníku.
• Nečte obsah příloh – vychází z textu e-mailu, takže důležité údaje mějte v těle zprávy nebo v importované tabulce.

Zkušební dobu 14 dní zdarma si vyzkoušíte na vlastních datech, bez platební karty a bez vlastního API klíče. Začíná prvním nahráním dat, na přípravu máte 7 dní. Prohlédnout si můžete i ukázku procesu.