AI asistenti pro firmy: 6 typů a který z nich patří do obchodu

Tým BOTrento11. 10. 20268 min čtení

Šest typů AI asistentů, které ve firmách potkáte

Pod označením „AI asistent“ se dnes nabízejí dost odlišné věci. Než začnete vybírat, ujasněte si, do které kategorie nástroj patří. Podle toho poznáte, kterou část práce převezme a kterou nechá na vás.

1. Obecný chatovací asistent

Do okna napíšete zadání a dostanete text: shrnutí, návrh e-mailu, překlad nebo osnovu nabídky. Je rychlý a dá se použít skoro na cokoli, jenže sám nic nehlídá. Ví jen to, co do něj vložíte. Navržený text pak musíte sami zkopírovat, odeslat a ještě si pamatovat, co bude dál. Jednotlivci hodně pomůže, v týmu bez společných pravidel ale snadno skončíte tím, že každý pracuje po svém.

2. Chatbot na webu

Odpovídá návštěvníkům webu na opakované dotazy, sbírá kontakty a někdy poptávku předběžně roztřídí. Pomáhá na začátku, do vaší pošty a rozpracovaných nabídek ale nevidí. Když zákazník napíše rovnou obchodníkovi, chatbot o tom vůbec neví.

3. Zápisy a shrnutí schůzek

Přepíše online hovor a udělá z něj shrnutí a seznam úkolů. Hodí se tam, kde se obchody dojednávají hlavně na schůzkách. Pokud vám ale poptávka chodí e-mailem a e-mailem odchází i nabídka, pokryje jen malý kus procesu.

4. Pomocník pro psaní e-mailů

Doplněk v poštovním programu nebo v prohlížeči, který navrhne odpověď, zkrátí text nebo upraví tón. Ušetří čas při psaní, ale většinou pracuje vždy jen s jedním e-mailem. Neví, že na nabídku z minulého týdne nikdo neodpověděl nebo že kolega slíbil zavolat do pátku.

5. AI doplňky v CRM

Používáte-li Raynet, Pipedrive nebo jiné CRM, AI funkce vám mohou shrnout obchodní případ nebo navrhnout další krok. Funguje to ovšem jen tehdy, když v CRM data opravdu jsou. V malých firmách přitom velká část komunikace zůstává v Gmailu, Outlooku nebo na Seznamu a do CRM se dostane pozdě, nebo vůbec.

6. Řízený proces nad obchodní poštou

Asistent sleduje poštu a nahraná data, rozpozná poptávky a rozpracované nabídky, připraví koncepty odpovědí a follow-upů a připomene, co je dnes potřeba udělat. Rozhodnutí i odeslání zůstává na člověku. CRM tento typ nenahrazuje, hlídá místa, kde se věci ztrácejí mezi e-mailem, tabulkou a hlavou obchodníka.

Srovnání: který typ ohlídá poptávky, nabídky a follow-upy

Tabulka popisuje typické chování jednotlivých kategorií, ne konkrétní produkty. Konkrétní nástroj se může lišit, proto si to vždy ověřte na vlastních datech.

Hlavní rozdíl tedy není v tom, jak dobře nástroj píše, protože to dnes zvládají skoro všechny. Rozdíl je v tom, jestli na vás čeká, nebo sám upozorní, že něco visí. Podrobněji to rozebíráme v článku ChatGPT nebo Claude pro firmu, nebo řízený AI proces.

Kde se v obchodě malé firmy ztrácejí zakázky

Ve firmách s 3–30 lidmi to obvykle není tím, že by obchodníci neuměli psát. Ztráty vznikají jinde:

• Poptávka zůstane ležet. Přišla v pátek odpoledne, zapadla mezi fakturami a v pondělí už ji nikdo nevidí.
• Nabídka odejde a pak je ticho. Nikdo se po ní nepozeptá, protože si to nikdo nezapsal. Jak to podchytit, shrnuje stránka co je follow-up a jak na něj nezapomínat.
• Sliby v e-mailech. Věty jako „Pošlu upravenou kalkulaci do čtvrtka“ nikdo nehlídá, dokud se neozve zákazník.
• Schránka kolegy na dovolené. Rozpracované případy jsou vidět jen v jedné poště.

Asistent pro obchod by měl řešit hlavně tyhle čtyři situace. Pokud řeší jen psaní textu, pomůže s tím snazším kusem práce.

Checklist: 8 otázek, než si vyberete AI asistenta pro obchod

1. Kde vám vznikají poptávky? Na webu, v e-mailu, po telefonu? Asistent musí vidět místo, kde se obchod opravdu odehrává.
2. Vidí do pošty, nebo jen do toho, co mu vložíte? U obchodu se počítá celá konverzace, ne jedna zpráva.
3. Hlídá nabídky bez reakce a slíbené termíny? Zeptejte se, jak se o nich dozvíte. Ideálně ráno, bez hledání.
4. Kdo schvaluje odeslání? Návrh má připravit AI, o ceně, termínu a odeslání ale rozhoduje člověk. Proč, vysvětluje článek co AI asistent v obchodě zvládne a co ne.
5. Funguje s nástroji, které už máte? Seznam, Gmail, Outlook, export z Raynetu nebo Pipedrive, tabulka v Excelu.
6. Kde leží data a kdo je zpracovává? Chtějte jasnou odpověď na umístění serverů a na to, kdo je poskytovatelem jazykového modelu. Pomůže vám checklist GDPR pro AI v obchodní komunikaci, u konkrétních případů se poraďte s právníkem.
7. Jak je nastavená cena za AI? Platíte paušál, spotřebu, nebo obojí? Co se stane, když vyčerpáte limit? Orientaci dává stránka kolik stojí AI asistent pro obchod.
8. Dá se to vyzkoušet na vlastních datech? Ukázkové demo bývá přesvědčivé, vaše schránka ale vypadá jinak.

Jak to řeší BOTrento Chief of Staff

BOTrento Chief of Staff patří do šestého typu. Je to řízený proces pro poptávky, nabídky a další obchodní kroky:

• Hlídá poptávky a nabídky v poště a v nahraných datech. Seznam a další schránky se napojují přes IMAP. Gmail, Google Workspace a Microsoft 365 zatím přeposláním nebo importem. Data z CRM nebo z tabulky nahrajete jako CSV nebo XLSX.
• Každý pracovní den ráno dostanete v aplikaci i e-mailem přehled Dnes 1+3: co je dnes nejdůležitější a co hned potom.
• Připraví koncepty odpovědí, nabídek a follow-upů ve čtyřech jazycích (CS, EN, DE, FR).
• Zachytí sliby typu „ozvu se do pátku“ a včas vám je připomene.
• Na začátku zkušební doby připraví report „Ztracené peníze“. Zpětně ho lze udělat jen u schránky napojené přes IMAP.

Bez schválení člověkem se nic neodešle. BOTrento nepotvrzuje termíny ani rezervace, nenahrazuje CRM ani účetnictví a nečte obsah příloh, vychází z textu e-mailu. AI je v ceně tarifu s měsíčním limitem spotřeby a nedoplácíte nic automaticky. Data ukládáme na serverech v EU (Německo). Text nutný pro úkol zpracuje jazykový model přes API komerčního poskytovatele, který data nepoužívá k tréninku. Jak proces vypadá v praxi, uvidíte v ukázce procesu. Na vlastních procesech jsme ho ověřili v interním pilotu: za 7 dní prošlo 35 poptávek, 18 e-mailů, 24 nabídek a 15 akcí.

Jak začít: jeden proces, vlastní data, 14 dní

1. Vyberte jeden proces. Nejlépe cestu od poptávky přes nabídku k follow-upu. Ne všechno najednou.
2. Určete schránku nebo export. Obchodní pošta, kam chodí poptávky, nebo tabulka s rozpracovanými nabídkami.
3. Domluvte, kdo schvaluje. Kdo může odeslat nabídku a kdo jen odpověď na dotaz.
4. Dva týdny sledujte ranní přehled. Zapisujte si, kolikrát vás upozornil na něco, co by jinak zapadlo.
5. Rozhodněte se podle vlastní zkušenosti, ne podle prezentace.

Přesně takhle funguje zkušební doba BOTrento: 14 dní zdarma, bez platební karty a bez vlastního API klíče. Odpočet začne až prvním úspěšným nahráním dat a na přípravu máte 7 dní. Do 24 hodin v pracovní dny se vám ozve náš člověk a pomůže s napojením pošty. Pokud pracujete v oboru eventů a produkce, pronájmu techniky nebo B2B služeb, podívejte se na oborové příklady. Tarify najdete v ceníku.