AI chatbot z firemních dat: co do něj nahrát a kdy je lepší AI asistent nad poštou

Tým BOTrento14. 10. 20267 min čtení

Jak AI chatbot z firemních dat funguje

Většina řešení, o kterých se říká „AI odpovídá z našich dat“, funguje podobně. Nahrajete dokumenty, systém je rozdělí na menší části a při každém dotazu vyhledá ty pasáže, které se k otázce nejvíc hodí. Ty pak předá jazykovému modelu spolu s otázkou a model z nich poskládá odpověď.

Z toho plynou tři praktické důsledky:

• Odpověď je jen tak dobrá jako podklady. Když v datech leží ceník z loňska i letos, chatbot nepozná, který platí.
• Model doplňuje mezery. Když v podkladech odpověď chybí, může vzniknout věrohodně znějící, ale nepravdivá věta. Typicky u termínů, dostupnosti nebo slev.
• Chatbot čeká na otázku. Sám nesleduje, že klient před týdnem dostal nabídku a nikdo se mu neozval.

Pro interní dotazy typu „jaký výkon má náš ozvučovací set“ nebo „co říkají obchodní podmínky o storno poplatcích“ je to užitečný nástroj. Pro řízení obchodních případů sám o sobě nestačí.

Co do chatbota nahrát a co raději ne

Rozhodující je, kdo se bude chatbota ptát. Interní pomocník pro obchodníky snese víc než chatbot veřejně dostupný na webu, kde se může ptát kdokoli.

Proč ne staré nabídky a e-maily

Starou nabídku chatbot vezme jako pravidlo. Jednorázová sleva pro stálého klienta, cena platná před zdražením nebo výjimka z podmínek se pak objeví v odpovědi někomu úplně jinému. Navíc e-maily a nabídky obsahují jména, telefony a podrobnosti o klientech. U takových dat byste měli vědět, proč je zpracováváte a kdo k nim má přístup. Praktický přehled najdete v kontrolním seznamu k AI asistentovi a GDPR. U konkrétních případů doporučujeme poradit se s právníkem.

Pokud chcete z minulých nabídek těžit, vytáhněte z nich obecné poznatky (typické položky, formulace, které se osvědčily) a uložte je jako samostatný schválený dokument.

Postup: jak připravit firemní data pro chatbota v 6 krocích

1. Určete účel. Napište jednou větou, na co chatbot je, například „Obchodníci se ptají na parametry techniky a podmínky pronájmu.“ Co do účelu nepatří, nenahrávejte.
2. Vyberte vlastníka každého dokumentu. U ceníku je to typicky majitel nebo vedoucí obchodu, u technických parametrů technik. Kdo dokument vlastní, ten ho aktualizuje.
3. Odstraňte duplicity a staré verze. V jedné složce smí být jen jedna platná verze ceníku a podmínek. Do názvu i do textu dejte datum platnosti.
4. Vyčistěte osobní údaje. Jména klientů, kontakty a čísla smluv z podkladů vymažte nebo nahraďte obecným popisem („firma z oboru stavebnictví“).
5. Otestujte ho deseti otázkami. Připravte otázky, na které znáte správnou odpověď, včetně několika záludných, na které odpověď v datech není. Dobrý chatbot u nich řekne, že neví.
6. Nastavte pravidlo schválení. Rozhodněte, které odpovědi mohou jít ven jen po kontrole člověkem. U cen, termínů a dostupnosti by to mělo platit vždy.

Šest kroků vypadá jednoduše, ale nejvíc práce obvykle dá krok 3. Kdo ho přeskočí, dostane chatbota, který přesvědčivě cituje neplatné ceny.

Chatbot vs. AI asistent pro poštu: v čem je rozdíl

Oba nástroje používají jazykový model a oba pracují s firemními daty. Rozdíl je v tom, kdo dává práci do pohybu a co se děje s výsledkem.

Pokud vám jde o rychlé dohledání informací, stačí chatbot. Pokud vám utíkají poptávky, nabídky zůstávají bez odpovědi a follow-up dělá „kdo si vzpomene“, potřebujete proces. Podrobněji tento rozdíl rozebírá článek ChatGPT nebo Claude pro firmu, nebo řízený AI proces. Další typy nástrojů najdete v přehledu 6 typů AI asistentů pro firmy.

Jak zajistit, aby odpověď AI nešla ven bez schválení

Největší riziko není špatná věta v chatu, ale špatná věta u klienta. Proto si ve firmě sepište jednoduché pravidlo a dejte ho všem, kdo s AI pracují. Můžete vyjít z této šablony:

Pravidlo pro práci s AI v obchodní komunikaci
1. AI připravuje koncepty, neodesílá. Každý e-mail klientovi odesílá člověk pod svým jménem.
2. Ceny, slevy, termíny a dostupnost vždy ověřte v aktuálním ceníku nebo u odpovědné osoby.
3. Pokud koncept obsahuje údaj, který nemáte odkud ověřit, smažte ho nebo se klienta doptejte.
4. Do AI nevkládejte hesla, čísla účtů ani osobní údaje, které k úkolu nejsou potřeba.
5. Chybu v konceptu nahlaste vlastníkovi podkladů, aby se neopakovala.

U opakovaných dotazů často stačí šablona, u poptávek s termínem, místem a technickými detaily pomůže koncept na míru. Jak oba přístupy spojit, popisuje článek Šablony e-mailů vs AI koncepty odpovědí.

Jak to řeší BOTrento Chief of Staff

BOTrento Chief of Staff není chatbot, kterého se musíte ptát. Je to řízený proces nad vaší poštou a nahranými daty, který hlídá poptávky a nabídky:

• Každý pracovní den ráno ukáže přehled Dnes 1+3 v aplikaci i e-mailem: co je nejdůležitější a co dál čeká.
• Připraví koncepty odpovědí, nabídek a follow-upů ve čtyřech jazycích (čeština, angličtina, němčina, francouzština).
• Zachytí sliby typu „ozvu se do pátku“ a připomene je.
• Nic neodešle sám. Každý návrh e-mailu a nabídky schvaluje člověk. Termíny ani rezervace nepotvrzuje.

Pracuje s textem e-mailů (obsah příloh nečte) a s daty z CRM nebo tabulky nahranými jako CSV či XLSX. Nenahrazuje CRM ani účetnictví, takže Raynet, Pipedrive, Pohoda nebo Fakturoid zůstávají tam, kde jsou. Seznam a další schránky se napojují přes IMAP, Gmail, Google Workspace a Microsoft 365 zatím přeposláním nebo importem.

Data ukládáme na serverech v EU (Německo, databáze aplikace v Irsku). Jazykový model zpracovává jen texty nutné pro úkol přes API komerčního poskytovatele, standardně přes náš účet, volitelně přes vlastní API klíč (zatím jen Anthropic). Komerční poskytovatelé API data nepoužívají k tréninku. Server v EU s voláním externího AI API ale není uzavřený výpočet, a tak to i říkáme. AI je v ceně tarifu, přehled najdete v ceníku.

Jak proces vypadá v praxi, ukazuje ukázka procesu. V interním pilotu na vlastních procesech prošlo za 7 dní 35 poptávek, 18 e-mailů, 24 nabídek a 15 akcí. Nejvíc se hodí pro eventové a produkční firmy, pronájmy techniky a B2B služby s ručními nabídkami. Nejlépe ho posoudíte na vlastních datech: zkušební doba trvá 14 dní zdarma, bez platební karty a bez vlastního API klíče a začíná až prvním úspěšným nahráním dat.