Jak vyzkoušet AI asistenta v obchodě za 14 dní: plán zkušební doby krok za krokem

Tým BOTrento12. 10. 20267 min čtení

Před startem: co připravit, než nahrajete data

Test „na všem najednou“ obvykle nic neukáže. Zúžte ho na rutinu, která vás dnes stojí nejvíc času a kde se nejčastěji něco ztratí: poptávka → nabídka → follow-up.

• Jeden zdroj dat. Obchodní schránka (např. poptavky@), nebo export otevřených obchodů z Raynetu, Pipedrive či z tabulky do CSV/XLSX. Fakturace z Pohody nebo Fakturoidu do testu nepatří.
• Jeden schvalovatel. Člověk, který dnes na poptávky skutečně odpovídá. Má každé ráno vyhrazený krátký čas na kontrolu návrhů.
• Výchozí stav. Než začnete, poznamenejte si, kolik máte otevřených nabídek bez domluveného dalšího kroku a jak rychle dnes zhruba odpovídáte. Bez toho nebudete mít s čím srovnávat.
• Podklady. Aktuální ceník, typické položky a pár povedených starších odpovědí. Pokud nabídky posíláte jen jako PDF v příloze, počítejte s tím, že asistent obvykle vychází z textu e-mailu.
• Hranice. Domluvte si, že o ceně, termínu a odeslání rozhoduje vždy člověk.

Podrobnější postup zavedení najdete v článku jak nasadit AI asistenta v obchodě malé firmy.

Plán zkušební doby po fázích

Počítejte s tím, že 14 kalendářních dní zahrnuje i víkendy, takže reálně máte zhruba dva pracovní týdny. Plán podle toho vypadá takto:

1. Napojení (majitel nebo ten, kdo spravuje poštu). Napojte schránku nebo nahrajte export. Ověřte, že se načetly skutečné poptávky, ne newslettery a faktury.
2. První pracovní den – kontrola dat (schvalovatel). Projděte, co asistent považuje za otevřené případy. Opravte, co přiřadil špatně. Zajímavé je hlavně to, co jste sami pustili z hlavy.
3. Zbytek prvního týdne – ranní rutina (schvalovatel). Každé ráno projděte přehled a koncepty. U každého si poznamenejte: použito beze změn, drobná úprava, nebo přepsáno. Nic neposílejte bez přečtení.
4. Konec prvního týdne – průběžná kontrola (majitel + schvalovatel). Krátká schůzka: kde koncepty opakovaně chybují? Doplňte podklady (ceník, formulace, výjimky) a pokračujte.
5. Začátek druhého týdne – follow-upy a sliby (obchodní tým). Teď se ukáže, jestli asistent pohlídá nabídky bez odpovědi a věty typu „ozvu se do pátku“. Přizvěte druhého kolegu, ať vidíte, jak to funguje v týmu.
6. Druhá polovina druhého týdne – zátěžový test. Vyberte nestandardní případy: poptávku v angličtině nebo němčině, reklamaci, zákazníka, který tlačí na slevu. Hodnoťte, jestli asistent pozná, kdy má rozhodnout člověk.
7. Poslední dny – vyhodnocení (majitel). Vyplňte tabulku a šablonu níže a rozhodněte se.

Pokud chcete hlavně zrychlit první reakci, mrkněte i na krátký návod jak zrychlit odpovědi na poptávky.

Jak hodnotit koncepty a na co se dívat

Dojem typu „píše to hezky“ nestačí. Hodnoťte každý koncept podle stejných kritérií:

Šablona závěrečného vyhodnocení

Období testu: …
Zpracované případy: … (z toho poptávky / nabídky / follow-upy)
Koncepty: beze změn … / drobná úprava … / přepsáno …
Nalezené zapomenuté případy: …
Nejčastější chyba konceptů: …
Kolik času ráno zabere kontrola: …
Co by se muselo zlepšit, abychom pokračovali: …
Rozhodnutí: pokračovat / pokračovat s úpravou / skončit

Pokud váháte mezi chatem typu ChatGPT a řízeným procesem, pomůže srovnání samoobslužný chat, nebo řízený AI proces.

Příklad z praxe: půjčovna techniky v běžném týdnu

Představte si menší půjčovnu ozvučení a světel. Poptávky chodí přes web, e-mailem i od stálých klientů z eventových agentur. Odpovídá hlavně majitel, a to večer.

Při testu nahraje sdílenou schránku a export rozpracovaných akcí z tabulky. První den zjistí, že několik nabídek z minulého měsíce zůstalo bez reakce a nikdo se zákazníkovi neozval. Ve druhém týdnu ráno vidí, kterým klientům dnes poslat připomenutí, a hotové koncepty jen upraví a odešle. Dostupnost techniky ověřuje dál sám, protože asistent rezervace ani termíny nepotvrzuje. Na konci má v tabulce černé na bílém, kolik konceptů prošlo bez úprav a kde asistent chyboval.

Podobně to vypadá u půjčoven a pronájmů techniky i u eventových a produkčních firem, kde se v sezóně poptávky hromadí nejvíc.

Jak zkušební dobu vede BOTrento Chief of Staff

BOTrento Chief of Staff je řízený proces pro poptávky, nabídky a follow-upy. Plán výše na něj sedí krok za krokem:

• Start. Zkušební doba trvá 14 dní zdarma, bez platební karty a bez vlastního API klíče. Začíná až prvním úspěšným nahráním dat. Na přípravu máte 7 dní, takže vám neuteče, než se rozjedete. Do 24 hodin v pracovní dny se vám ozve náš člověk a pomůže s napojením pošty.
• Co nahrajete. Seznam a další schránky napojíte přes IMAP. Gmail, Google Workspace a Microsoft 365 zatím přeposláním nebo importem. Data z CRM nebo tabulky nahrajete jako CSV/XLSX.
• Na začátku. Report „Ztracené peníze“ ukáže zapomenuté poptávky a nabídky. Zpětně funguje jen u schránky napojené přes IMAP.
• Každé pracovní ráno. Přehled Dnes 1+3 v aplikaci i e-mailem: jedna hlavní věc a tři další kroky. K nim jsou připravené koncepty odpovědí, nabídek a follow-upů v češtině, angličtině, němčině nebo francouzštině.
• Co schvalujete. Nic se neodešle bez vašeho schválení. Koncept upravíte, schválíte a odešlete sami. Zachycené sliby („ozvu se do pátku“) vám asistent připomene.

Na vlastních procesech jsme to ověřili v interním pilotu: za 7 dní prošlo procesem 35 poptávek, 18 e-mailů, 24 nabídek a 15 akcí. Je to náš interní provoz, ne reference klienta. Obrat ani počet zakázek neslibujeme, proto si to máte vyzkoušet na vlastních datech.

Data ukládáme na serverech v EU (Německo). Text nutný pro úkol zpracuje jazykový model přes API komerčního poskytovatele. Podrobnosti najdete v kontrolním seznamu k GDPR. Jak to vypadá v praxi, uvidíte v ukázce procesu. Až budete mít připravenou schránku nebo export, spusťte zkušební dobu na 14 dní.

Kdy se rozhodnout a co se děje po 14 dnech

Rozhodněte se podle vyplněné šablony, ne podle pocitu. Pokračovat dává smysl, když:

• většinu konceptů stačilo jen drobně upravit,
• asistent našel případy, které by vám jinak propadly,
• ranní kontrola zabere méně času než dosavadní ruční dohledávání,
• tým přehled skutečně používá, a ne jen „má otevřený“.

Když dva body z toho neplatí, zjistěte, jestli chyba byla v podkladech, nebo v nástroji. Teprve pak se rozhodněte.

U BOTrento si placené pokračování objednáte sami v aplikaci: přidáte kartu, nebo zvolíte platbu na fakturu. Když nepokračujete, máte ještě 30 dní přístup pro čtení a export dat. Tarify najdete v ceníku. Jak se skládá celková cena včetně času vašich lidí, rozebírá článek kolik stojí AI asistent pro firmu.