Měření obchodu: 6 KPI, která malé firmě stačí sledovat každý týden

Tým BOTrento3. 10. 2026 · Aktualizováno 12. 10. 20268 min čtení

Proč šest čísel a proč každý týden

Firmy s ručně psanými nabídkami mívají jeden ze dvou problémů. Buď neměří vůbec nic a o obchodu se rozhodují podle pocitu, nebo mají tolik ukazatelů, že nikdo neví, které z nich jsou podstatné. Šest čísel pokrývá celou cestu od první zprávy zákazníka po podpis zakázky. Když se některé z nich zhorší, víte, ve kterém kroku hledat příčinu.

Týdenní rytmus má praktický důvod. Poptávka, na kterou nikdo nereagoval, se nedá zachránit měsíční uzávěrkou. Za týden si ještě pamatujete, co se dělo, a můžete zasáhnout dřív, než zákazník odejde ke konkurenci.

Než začnete měřit, musí platit jedno pravidlo: každá poptávka má v evidenci svůj řádek, vlastníka a další krok. Pokud to ještě nemáte, začněte postupem z článku jak zpracovat poptávky rychle a nic neztratit. Bez toho nebudou čísla sedět.

6 KPI obchodu: definice, které se nedají vyložit dvakrát

Většina sporů o čísla vzniká proto, že si každý pod stejným slovem představuje něco jiného. Proto u každého KPI uvádíme přesnou definici. Napište si ji do záhlaví tabulky a neměňte ji.

1. Počet nových poptávek

Definice: počet nových obchodních případů založených v evidenci v daném týdnu, ať přišly e-mailem, telefonicky, přes formulář, nebo od stávajícího klienta. Nezapočítávejte spam, dotazy dodavatelů ani reklamace. Pokud stávající klient poptává novou akci, jde o novou poptávku.

2. Doba první odpovědi

Definice: čas od přijetí poptávky do první věcné odpovědi zákazníkovi. Automatické potvrzení „děkujeme, ozveme se“ se nepočítá. Sledujte medián, ne průměr, protože jedna poptávka zapomenutá přes víkend průměr zkreslí. Zvlášť si zapište, kolik poptávek čeká na odpověď déle, než jste si interně stanovili.

3. Podíl poptávek s odeslanou nabídkou

Definice: kolik poptávek z daného týdne dostalo cenovou nabídku, děleno počtem nových poptávek. Když je podíl nízký, příčinou bývají buď nevhodné poptávky, nebo nabídky, na které nikdo nemá čas. Rozlišíte to podle důvodu, proč nabídka nevznikla. Proto mějte v evidenci sloupec „důvod bez nabídky“ s několika pevnými hodnotami.

4. Konverze nabídek na zakázky

Definice: počet nabídek, které v daném týdnu skončily potvrzenou objednávkou, děleno počtem nabídek, které v tom týdnu skončily jakkoli, tedy přijetím, odmítnutím nebo uzavřením bez odpovědi. Do jmenovatele nezahrnujte otevřené nabídky, jinak by číslo kolísalo podle toho, kolik nabídek zrovna čeká.

5. Follow-upy včas

Definice: podíl otevřených nabídek, u kterých proběhl plánovaný follow-up nejpozději v termínu uvedeném v evidenci. K tomu patří doplňkové číslo: počet otevřených nabídek, které nemají žádný naplánovaný další krok. Právě v této skupině se nejčastěji ztrácejí zakázky, které už byly napůl vyhrané.

6. Hodnota otevřené pipeline

Definice: součet hodnot všech odeslaných a dosud neuzavřených nabídek k poslednímu dni týdne. Sledujte i to, jak se hodnota mění: kolik nabídek přibylo, kolik se uzavřelo a kolik jste ručně uzavřeli jako mrtvé. Nabídky starší, než je u vás obvyklá doba rozhodování, uvádějte zvlášť.

Postup: jak zavést týdenní měření za jedno odpoledne

1. Vyberte jedinou evidenci. Jedno CRM nebo jedna sdílená tabulka. Pokud data žijí na dvou místech, čísla se nikdy nesejdou.
2. Doplňte povinné sloupce: datum a čas přijetí, datum a čas první odpovědi, vlastník, stav (nová / odpovězeno / nabídka odeslána / vyhráno / prohráno / bez nabídky), hodnota nabídky, datum odeslání nabídky, datum dalšího kroku, důvod bez nabídky a důvod prohry.
3. Napište definice do záhlaví. Použijte texty z předchozí sekce. Každý v týmu musí vědět, co znamená „odpovězeno“.
4. Určete den a odpovědnou osobu. Například pondělní ráno za uplynulý týden. Čísla počítá vždy stejný člověk podle stejného postupu.
5. Prvních několik týdnů jen měřte. Cíle nastavte, až budete znát svůj výchozí stav. Cíl odhadnutý bez dat obvykle k ničemu není.
6. Ke každému číslu přidejte jednu akci. Pokud se číslo zhoršilo, zapište jeden konkrétní krok, jeho vlastníka a termín. Bez akce je report jen statistika.

Pokud vás zdržuje především příprava samotných nabídek, a proto vám klesá podíl poptávek s nabídkou, podívejte se na článek jak zrychlit tvorbu cenových nabídek bez ztráty kontroly nad cenou.

Šablona týdenního přehledu pro tým

Přehled posílejte e-mailem nebo do týmového chatu vždy ve stejné podobě. Díky tomu se týdny dají snadno porovnat.

Předmět: Obchod – týden [číslo týdne]

Dobrý den,

přehled za minulý týden (v závorce předchozí týden):
1. Nové poptávky: [počet] ([počet])
2. Medián první odpovědi: [hodiny] ([hodiny]); po interním limitu: [počet]
3. Podíl poptávek s nabídkou: [%] ([%]); nejčastější důvod bez nabídky: [důvod]
4. Konverze uzavřených nabídek: [%] ([%]); nejčastější důvod prohry: [důvod]
5. Follow-upy včas: [%] ([%]); otevřené nabídky bez dalšího kroku: [počet]
6. Otevřená pipeline: [hodnota] ([hodnota]); z toho starších než [počet dní]: [hodnota]

Akce na tento týden:
– [co] / [kdo] / [do kdy]
– [co] / [kdo] / [do kdy]

[Jméno]

Akce omezte na dvě nebo tři. Když jich je deset, nesplní se žádná.

Časté chyby, kvůli kterým čísla přestanou dávat smysl

• Měnící se definice. Jednou se „odpovězeno“ počítá od telefonátu, jindy až od e-mailu. Definici měňte jen výjimečně a změnu si poznamenejte.
• Ruční dopočítávání zpětně. Časy odpovědí doplněné po týdnu z paměti nejsou spolehlivé. Datum a čas zapisujte hned, ideálně automaticky.
• Mrtvé nabídky v pipeline. Pokud nikdy neuzavřete nabídky bez reakce, pipeline roste, ale nic neříká. Stanovte si, po kolika neúspěšných follow-upech nabídku uzavřete.
• Hodnocení lidí místo procesu. Čísla mají ukázat, kde se proces zasekává. Když slouží k hledání viníka, tým začne evidenci obcházet.
• Příliš mnoho KPI. Každé další číslo je třeba zapsat, spočítat a probrat. Začněte těmito šesti a další přidejte, až je budete několik týdnů po sobě pravidelně sledovat.

Jak to řeší BOTrento

U ručně vedených poptávek nejvíc času nezabere výpočet KPI, ale disciplína v evidenci. Někdo musí každou poptávku zapsat, zaznamenat čas odpovědi a naplánovat follow-up. BOTrento Chief of Staff je řízený proces, který tuto práci přebírá. Zpracuje příchozí poptávky ze schránky, založí je do vaší evidence, připraví návrh odpovědi nebo nabídky a hlídá další kroky. Díky tomu vznikají data pro všech šest čísel průběžně, bez zpětného doplňování.

Zásady procesu:

• Nic se neodešle bez schválení člověkem. Návrhy e-mailů a nabídek vždy schvaluje někdo z vašeho týmu.
• Zkušební doba 14 dní zdarma. Zavedení začíná zkušební dobou bez platební karty a bez vlastního API klíče. Čtrnáct dní začíná prvním úspěšným nahráním dat (import nebo napojení pošty), na přípravu je 7 dní. Předem se dohodnou procesní KPI, například doba první odpovědi nebo podíl follow-upů provedených včas. Podle nich se zkušební provoz vyhodnotí. Zisk ani počet zakázek garantovat nelze. Garantujeme převzetí dodaného procesu a opravu jeho vad.
• Vlastní API klíče. Jazykový model běží přes poskytovatele, kterého si zvolíte vlastním klíčem. Jak to funguje, popisuje nápověda k vlastním API klíčům. Data ukládáme na serverech v Německu (EU). Text nutný pro úkol zpracuje zvolený poskytovatel modelu. Vlastní server v EU s voláním externího AI API ale není uzavřený výpočet. Podrobnosti k ochraně osobních údajů najdete v praktickém checklistu GDPR a AI.

V interním pilotu proces za 7 dní zpracoval 35 poptávek, připravil 18 e-mailů, 24 nabídek a 15 akcí. Jak takový tok vypadá krok za krokem, ukazuje ukázka procesu na poptávkách a nabídkách. Podmínky zkušebního provozu najdete na stránce zkušební doby 14 dní zdarma.