E-mail po přijetí nabídky: 3 vzory pro zahájení spolupráce a další kroky

Tým BOTrento13. 10. 20268 min čtení

Co musí obsahovat e-mail po přijetí nabídky

Ať posíláte krátké poděkování, nebo celý kickoff, klient by z vašich e-mailů měl vyčíst tyto body. Projděte si je jako checklist před odesláním:

• Potvrzení, co přesně přijal – číslo nebo název nabídky, verze a případné změny dohodnuté po jejím odeslání.
• Shrnutí rozsahu – co je v ceně a co v ní není. Pokud tohle nenapíšete teď, budete to později dohledávat v původní nabídce.
• Termíny – datum realizace a mezikroky (podklady, schválení, záloha).
• Kdo co dodá – co potřebujete od klienta, do kdy a v jaké podobě.
• Kontaktní osoby – kdo bude za vás zakázku vést, pokud to není obchodník.
• Platby a fakturace – kdy přijde zálohová faktura a na jaké údaje.
• Jeden jasný další krok – co má klient udělat jako první a do kdy.

Průvodní e-mail k nabídce má podobnou logiku. Pokud ho chcete sjednotit se zbytkem komunikace, inspirujte se článkem průvodní e-mail k cenové nabídce.

Vzor 1: Krátké poděkování a potvrzení přijetí

Kdy ho použít: hned, jak klient napíše „Jdeme do toho“ nebo podepíše nabídku. Ideálně týž den, i když ještě nemáte připravené podrobnosti.

Co nevynechat: konkrétní nabídku, kterou klient přijal, a datum, do kdy pošlete podrobný plán. Tím slibujete jen to, co víte, že zvládnete.

Předmět: Potvrzení – [název zakázky / číslo nabídky]

Dobrý den, [oslovení],

děkujeme za potvrzení nabídky č. [číslo] ze dne [datum] na [stručný popis zakázky]. Moc si toho vážíme.

Do [den, datum] vám pošlu podrobný plán: shrnutí rozsahu, termíny, seznam podkladů, které od vás budeme potřebovat, a informace k zálohové faktuře.

Pokud mezitím víte o jakékoli změně oproti nabídce (termín, počet osob, místo, rozsah), napište mi ji prosím rovnou do odpovědi.

S pozdravem
[jméno]
[pozice, telefon]

Tip: věta „do [datum] vám pošlu…“ je slib. Zapište si ho hned, jinak se snadno stane, že se klient bude ozývat sám.

Vzor 2: Kickoff e-mail – rozsah, termíny a kdo co dodá

Kdy ho použít: do termínu, který jste slíbili ve vzoru 1, obvykle do jednoho až dvou pracovních dní. U eventů, produkce nebo pronájmu techniky je to hlavní dokument, ze kterého budou obě strany vycházet.

Co nevynechat: rozdělení úkolů s termíny a výslovně uvedené, co v ceně není. Klient tak vidí, že na jeho straně je také práce, a víte, na co se odvolat, když se rozsah začne rozrůstat.

Předmět: Zahájení spolupráce – [název zakázky]: plán a další kroky

Dobrý den, [oslovení],

jak jsem slíbil/a, posílám plán k zakázce [název], kterou jste potvrdil/a [datum].

1. Rozsah (dle nabídky č. [číslo], verze [x])
– [položka 1]
– [položka 2]
– [položka 3]
V ceně není: [např. doprava mimo [město], práce po [hodina], pojištění akce].

2. Termíny
– [datum]: dodání podkladů od vás
– [datum]: náš návrh / technický plán ke schválení
– [datum]: vaše schválení
– [datum]: realizace / předání

3. Co potřebujeme od vás
– [podklad 1, např. logo ve vektoru] do [datum]
– [podklad 2, např. časový harmonogram akce] do [datum]
– kontakt na osobu na místě (jméno, telefon)

4. Co dodáme my
– [výstup 1] do [datum]
– [výstup 2] do [datum]

5. Kontakty
Zakázku za nás povede [jméno, telefon, e-mail]. Já zůstávám k dispozici pro obchodní a smluvní otázky.

6. Fakturace
Zálohovou fakturu ve výši [x % / částka] Kč bez DPH vystavíme do [datum] na údaje: [firma, IČO]. Pokud má faktura obsahovat číslo objednávky nebo jiné údaje, napište mi je prosím.

Jako první prosím: potvrďte do [datum], že plán sedí, a pošlete [nejdůležitější podklad].

Děkuji a těším se na spolupráci.
[jméno]

Pokud je rozsah větší, můžete body 2–4 převést do jednoduché tabulky (úkol, kdo, do kdy). Klient ji přepošle kolegům a všichni mají stejné informace.

Vzor 3: Připomenutí chybějících podkladů

Kdy ho použít: den po termínu, do kterého měl klient dodat podklady, a nic nepřišlo. Nejde o follow-up nabídky, zakázka už běží. Tón je proto věcný a jde o to, aby se zakázka nezdržela.

Co nevynechat: důsledek zpoždění (co se posune) a nový konkrétní termín. Bez toho klient připomínku odsune.

Předmět: [název zakázky] – chybí nám [podklad], aby platil termín [datum]

Dobrý den, [oslovení],

v plánu ze dne [datum] jsme se domluvili, že [podklad] dorazí do [datum]. Zatím ho nemáme.

Aby platil termín [realizace / předání] [datum], potřebujeme ho nejpozději do [nový termín]. Pokud přijde později, posune se [co konkrétně, např. příprava návrhu] a s ním i [navazující krok].

Kdyby vám pomohlo podklad poslat v jiné podobě nebo ho probrat po telefonu, stačí odpovědět a navrhnu čas.

Děkuji
[jméno]

Pokud klient mlčí i po této zprávě, postupujte podobně jako u nabídek. Načasování a tón najdete v článku tři šablony follow-up e-mailu, jen místo uzavření případu jde o posunutí termínu.

Postup krok za krokem: od „ano“ ke startu zakázky

E-maily jsou jen část práce. Aby kickoff fungoval, potřebuje za sebou jednoduchý interní postup:

1. Hned po přijetí pošlete vzor 1 a do kalendáře nebo úkolů si zapište slíbený termín plánu.
2. Změňte stav obchodu v nástroji, který používáte, ať je to Raynet, Pipedrive, nebo sdílená tabulka. Kolegové pak nebudou klientovi omylem posílat další nabídku.
3. Předejte zakázku realizaci. Pošlete kolegovi původní nabídku, korespondenci a všechno, co bylo dohodnuto jen telefonicky. Tohle se ztrácí nejčastěji.
4. Připravte zálohovou fakturu v systému, který používáte, třeba Fakturoid, Pohoda nebo Money S3. Údaje si vezměte z potvrzení od klienta, ne z hlavičky starého e-mailu.
5. Pošlete vzor 2 s termíny, které realizace skutečně zvládne. Ověřte je předem, ne až po odeslání.
6. Sledujte termíny na straně klienta a den po termínu bez odpovědi pošlete vzor 3.

Prodlevy mezi „ano“ a startem zakázky mají stejnou příčinu jako pomalé odpovědi na poptávky: nikdo nemá před sebou přehled, co na něm visí. Pět kroků, jak to zkrátit, shrnuje odpověď jak zrychlit odpovědi na poptávky.

Jak to řeší BOTrento: přijatá nabídka během zkušební doby

BOTrento Chief of Staff je řízený proces pro poptávky, nabídky a další obchodní kroky. Nenahrazuje CRM ani fakturační systém. Hlídá, aby po „ano“ od klienta nic nezapadlo, a připravuje koncepty e-mailů. Nic se neodešle bez schválení člověkem.

Jak by to u vás vypadalo

• Napojíte poštu nebo nahrajete data. Seznam a další schránky přes IMAP, Gmail a Microsoft 365 zatím přeposláním nebo importem. Rozpracované obchody z CRM nebo tabulky nahrajete jako CSV či XLSX. Do 24 hodin v pracovní dny se vám ozve náš člověk a s napojením pomůže.
• Klient odpoví „Jdeme do toho“. BOTrento zprávu zachytí u příslušného případu a připraví koncept potvrzení podobný vzoru 1.
• Další pracovní den ráno uvidíte v aplikaci i e-mailem přehled Dnes 1+3. Mezi úkoly bude i váš slib „plán pošlu do čtvrtka“.
• Připraví koncept kickoff e-mailu se shrnutím rozsahu z textu nabídky a korespondence. Termíny a podklady zkontrolujete a doplníte, protože BOTrento nečte obsah příloh a nepotvrzuje termíny ani rezervace. To zůstává na vás.
• Vy koncept upravíte a schválíte. Odešlete ho sami. Koncepty umí BOTrento připravit česky, anglicky, německy nebo francouzsky.

AI je v ceně tarifu s měsíčním limitem a vlastní API klíč nepotřebujete. Na vlastní komunikaci to ukazuje i náš interní pilot: za 7 dní zpracoval 35 poptávek, 18 e-mailů, 24 nabídek a 15 akcí. Podívejte se na ukázku procesu, nebo to rovnou vyzkoušejte 14 dní zdarma na vlastní poště, bez platební karty. Zkušební doba začíná až prvním úspěšným nahráním dat. Pro eventové firmy máme samostatnou stránku BOTrento pro eventy a produkci, varianty tarifů najdete v ceníku.