Workflow od web formulára cez BOTrento a Pipedrive po SuperFaktúru bez duplikácie

Tím BOTrento2. 11. 20266 min čítania

Kde v procese vzniká duplikácia

Typický slovenský malý tím funguje takto: zákazník vyplní formulár, správa pristane v info@ alebo v Gmaile, obchodník ju prepíše do Pipedrive, ponuku napíše vo Worde či tabuľke a po objednávke znova prepíše názov firmy, IČO a položky do SuperFaktúry. Každé prepísanie je chvíľa práce a príležitosť na preklep.

Duplikácia nevzniká preto, že nástrojov je veľa, ale preto, že tie isté údaje vznikajú na viacerých miestach. Cieľ je jednoduchý: každý údaj sa zadá raz a ďalej sa len preberá.

• Kontakt a text dopytu vzniká vo formulári.
• Stav obchodu a ďalší krok žijú v Pipedrive.
• Návrh odpovede a ponuky vzniká v BOTrento, hotovú verziu schvaľuje človek.
• Fakturačné údaje a doklad žijú v SuperFaktúre.

Rozdelenie rolí: čo robí ktorý nástroj

BOTrento teda nie je ďalšie CRM. Je to vrstva medzi doručeným dopytom a odoslanou ponukou, ktorá hlási, čo čaká, a pripravuje text. Evidenciu obchodov necháva v Pipedrive.

Postup krok za krokom

1. Formulár posiela dopyt do jednej schránky

Nastavte, aby formulár posielal správu do jednej konkrétnej schránky (napríklad dopyty@). Do tela správy dajte všetky polia čitateľne: meno, firma, telefón, termín, rozsah, text. Ak schránku používa viac ľudí, určte vlastníka dopytu, ako opisujeme v článku o zdieľanej schránke info@.

2. Schránku sleduje BOTrento

Schránku cez IMAP môžete napojiť priamo. Gmail, Google Workspace a Microsoft 365 zatiaľ fungujú cez preposielanie alebo import, priame napojenie pripravujeme. BOTrento z textu e-mailu rozpozná dopyt a zaradí ho do ranného prehľadu Dnes. Číta text správy, nie obsah príloh, preto dôležité údaje patria do polí formulára, nie do prílohy.

3. Obchod vznikne v Pipedrive raz

Pri novom dopyte založte v Pipedrive obchod a vložte doň kontakt z formulára. Pri väčšom objeme využite vlastné možnosti Pipedrive, napríklad import tabuľky CSV, v rozsahu, ktorý máte vo svojom pláne. Dôležité je, aby to bolo jedno miesto a nie dve evidencie.

4. Koncept odpovede a ponuky

BOTrento pripraví koncept prvej odpovede, doplňujúcich otázok alebo ponuky. Obchodník ho prečíta, upraví ceny a podmienky a schváli. Rýchlosť odpovede rozoberá aj stránka o zrýchlení odpovedí na dopyty.

5. Odoslanie robí človek

Hotový text odošlete zo svojho e-mailu. BOTrento nič neodosiela samo a to je zámer: posledné slovo má človek.

6. Posun fázy a follow-up

Po odoslaní ponuky posuňte obchod v Pipedrive do ďalšej fázy a naplánujte aktivitu. Sľuby typu „ozvem sa do piatku“ zachytí BOTrento a pripomenie ich. Ako nastaviť, aby mal každý obchod ďalší krok, ukazuje článok o follow-upe v Pipedrive.

7. Faktúra zo schválenej objednávky

Keď zákazník potvrdí objednávku, vystavte faktúru v SuperFaktúre z údajov, ktoré už máte v Pipedrive, nie z e-mailu. Ak už máte klienta v kartotéke SuperFaktúry, údaje preberiete odtiaľ. Rovnaký princíp platí, ak používate Money S3 alebo Pohodu.

Čo sa dá prepojiť a kde je hranica

Je lepšie vedieť to hneď, než to zistiť pri zavádzaní.

• Formulár → schránka: funguje bežným odoslaním e-mailu z formulára.
• Schránka → BOTrento: IMAP priamo, Gmail a Microsoft 365 zatiaľ preposlaním alebo importom.
• BOTrento → Pipedrive: priame prepojenie nie je k dispozícii. Obchod založíte ručne alebo importom v Pipedrive; BOTrento naopak vie prijať export z CRM či tabuľky vo forme CSV/XLSX.
• BOTrento → SuperFaktúra: BOTrento faktúry nevystavuje a nenahrádza účtovníctvo.
• Kalendár: termíny, sľuby a follow-upy si odoberiete cez odkaz iCal (.ics) do Outlooku, Google Kalendára alebo iPhonu.

Slovo „automatizácia“ preto používajte opatrne. Realisticky ide o to, že nepíšete texty od nuly, nezabúdate na ďalší krok a údaje neprepisujete na viacerých miestach, nie o to, že všetko prebehne bez človeka.

Kontrolný zoznam proti duplikácii

1. Je jasné, ktorá schránka prijíma dopyty z formulára?
2. Má každý dopyt jedného vlastníka?
3. Existuje práve jeden obchod v Pipedrive na jeden dopyt?
4. Sú dôležité údaje v tele správy, nie len v prílohe?
5. Schvaľuje a odosiela ponuku vždy človek?
6. Preberajú sa fakturačné údaje zo spoločného zdroja, nie z nového prepisu?
7. Má každý otvorený obchod naplánovaný ďalší krok?

Ak niektorá odpoveď znie „nie“, tam je pravdepodobne dnes vaša duplikácia. Začnite jedným bodom, nie celým procesom naraz.

Ako to rieši BOTrento

BOTrento Chief of Staff je riadený proces pre dopyty a ponuky. Stráži dopyty v schránke a v nahraných dátach, každý pracovný deň ráno ukáže prehľad Dnes 1+3 (v aplikácii aj e-mailom) a pripraví koncepty odpovedí, ponúk a follow-upov v štyroch jazykoch. Nič sa neodošle bez schválenia človekom. Pozrite si ukážku procesu.

AI je súčasťou tarifu s mesačným limitom spotreby, jednotlivé tarify nájdete v cenníku. Vlastný API kľúč je voliteľný (zatiaľ len Anthropic), viac v nápovede k API kľúčom. Dáta ukladáme na serveroch v Nemecku (EU); text nutný na úlohu spracuje poskytovateľ jazykového modelu. K ochrane údajov pozrite kontrolný zoznam o GDPR, pri konkrétnom prípade sa poraďte s právnikom.

Vyskúšať môžete 14 dní zdarma, bez platobnej karty a bez vlastného API kľúča. Štrnásť dní začína prvým úspešným nahraním dát. Vhodné je to hlavne pre B2B služby s ručne písanými ponukami.