Dlhý cyklus v Pipedrive: ako spravovať dopyty bez ručného follow-upu

Tím BOTrento30. 10. 20266 min čítania

Prečo sa pri dlhom cykle strácajú dopyty

Pri rýchlom obchode si všetko pamätáte. Pri obchode, ktorý trvá pol roka, sa po troch týždňoch stratí kontext: kto čo sľúbil, prečo zákazník čaká a kedy sa mal niekto ozvať. Dopyt potom nezanikne preto, že by o neho zákazník stratil záujem, ale preto, že sa naň zabudlo.

Najčastejšie dôvody sú tri:

• obchod nemá naplánovanú ďalšiu aktivitu,
• všetko je v jednej fáze „Ponuka odoslaná“, takže sa nedá rozlíšiť aktívny obchod od čakajúceho,
• pripomienky chodia len v hlave alebo v osobnom kalendári jedného človeka.

Základy plánovania aktivít sme rozpísali v článku Follow-up v Pipedrive: ako zabezpečiť, aby mal každý obchod ďalší krok. Tu sa zameriame na to, čo sa mení pri dlhom cykle.

Ako si nastaviť Pipedrive na dlhý cyklus: postup krok za krokom

1. Rozdeľte fázy podľa toho, na koho sa čaká. Namiesto jednej fázy „Ponuka odoslaná“ použite napríklad: „Ponuka u zákazníka“, „Čaká na rozhodnutie zákazníka“, „Čaká na rozpočet či termín“ a „Dlhodobo – pripomenúť neskôr“. Z fázy hneď vidíte, či ide o aktívny obchod.
2. Ku každému obchodu pridajte dôvod čakania. Stačí poznámka alebo vlastné pole: „rozpočet sa schvaľuje na jeseň“, „projekt začne po kolaudácii“. Po troch mesiacoch viete, prečo ste sa pýtali práve teraz.
3. Vždy nechajte jednu otvorenú aktivitu. Po každom kontakte hneď naplánujte nasledujúci s dátumom. Obchod bez aktivity je obchod, na ktorý sa zabudlo.
4. Určte rytmus podľa fázy. Aktívne rokovanie sa kontroluje častejšie, dlhodobé čakanie zriedkavejšie. Rytmus si dohodnite v tíme a zapíšte, nech ho nemusí vymýšľať každý obchodník zvlášť.
5. Pripravte filter „Bez aktivity alebo po termíne“. Raz týždenne ho prejdite. Je to poistka pre obchody, ktoré vypadli z rytmu.
6. Zvoľte vlastníka. Každý obchod má jedného zodpovedného obchodníka, nie „tím“.

Ako sa pripomenúť bez otravenia

Dlhý cyklus neznamená, že treba písať každý mesiac „len sa pýtam“. Každá pripomienka by mala niečo priniesť: informáciu, otázku k ich plánu alebo malú pomoc pri rozhodovaní.

Čo môže byť dôvodom na kontakt

• zmena v ponuke alebo dostupnosti (nový termín školenia, voľná kapacita),
• dátum, ktorý zákazník sám spomenul („rozpočet na jeseň“),
• krátky podklad, ktorý uľahčí interné rozhodovanie, napríklad zhrnutie ponuky pre kolegov,
• otázka, či sa zmenil plán alebo rozsah.

Vzor správy po dlhšej odmlke

Dobrý deň, pán Novák,
pred časom sme sa bavili o rozsahu projektu s tým, že rozhodnutie padne po schválení rozpočtu. Chcel by som sa opýtať, či ste sa už posunuli, alebo či má zmysel ponuku upraviť. Ak je lepší neskorší termín, rád sa ozvem, kedy vám bude vyhovovať.
S pozdravom
[Meno]

Zákazník dostane jednoduchú možnosť odpovedať aj „ešte nie“ a vy dostanete nový dátum, ktorý si zapíšete do aktivity. Ďalšie tipy k načasovaniu nájdete v odpovedi Čo je follow-up a ako naň pri ponukách nezabúdať.

Kde ručný follow-up stále drhne

Aj dobre nastavený Pipedrive má medzeru: pripomienku vytvorí, ale nenapíše ju za vás a nevie, čo ste sľúbili v e-maile. Vety typu „ozvem sa do konca mesiaca“ zostanú v schránke a v CRM sa neobjavia, kým ich niekto neprepíše. Pri dlhom cykle sa tak najčastejšie stráca práve toto.

Ďalšia vec je rozdelenie rolí. CRM má zostať jedinou evidenciou obchodov a príprava konceptov odpovedí sa dá riešiť vedľa neho. Ako to rozdeliť so schvaľovaním človekom, popisuje článok Raynet a AI: ako doplniť CRM o prípravu odpovedí a ponúk. Princíp je rovnaký aj pre Pipedrive.

Ako to rieši BOTrento

BOTrento Chief of Staff je riadený proces, ktorý nenahrádza Pipedrive ani iné CRM. Stráži dopyty a ponuky v pošte a v nahraných dátach (CSV/XLSX z CRM alebo tabuľky). Každý pracovný deň ráno ukáže prehľad Dnes 1+3 a pripraví koncepty odpovedí, ponúk a follow-upov. Zachytí aj sľuby typu „ozvem sa do piatka“ a pripomenie ich.

Dôležité pravidlá: nič sa neodošle bez schválenia človekom, BOTrento samo nič neposiela a nepotvrdzuje termíny. Sľuby s termínom, follow-upy a úlohy si môžete odoberať cez tajný odkaz iCal (.ics) do Outlooku, Google Kalendára alebo iPhonu. Poštu Gmail či Microsoft 365 zatiaľ pripájate preposielaním alebo importom, schránky cez IMAP priamo. AI je v cene tarifu s mesačným limitom spotreby a vlastný API kľúč je voliteľný (ako fungujú vlastné API kľúče).

Vyskúšať to môžete 14 dní zdarma na vlastných dátach, bez platobnej karty a bez vlastného API kľúča. Počas 14 dní sa z dát ukáže, ktoré dlhé obchody dnes nemajú ďalší krok. Ako proces vyzerá v praxi, vidno v ukážke procesu. Ak vás zaujíma aj téma ochrany údajov, pozrite si kontrolný zoznam k AI asistentovi a GDPR.

Kontrolný zoznam pre dlhé obchody

• Má každý otvorený obchod práve jednu naplánovanú aktivitu s dátumom?
• Je v názve fázy jasné, na koho sa čaká?
• Je zapísaný dôvod čakania a dátum, ktorý spomenul zákazník?
• Je dohodnutý rytmus pripomienok pre každú fázu?
• Prechádzate raz týždenne filter obchodov bez aktivity alebo po termíne?
• Zapisujete sľuby z e-mailov do aktivít?
• Má každá pripomienka konkrétny dôvod, nielen „len sa pýtam“?

Ak o dopytoch na spoločnej adrese rozhoduje viac ľudí, pomôže aj určenie vlastníka dopytu v schránke info@. Prehľad možností pre firmy v oblasti služieb nájdete na stránke BOTrento pre B2B služby.