Pipedrive a e-mail: ako prepojiť schránku a nenechať dopyty ležať mimo CRM

Tím BOTrento12. 10. 20268 min čítania

Kde vznikajú diery medzi schránkou a Pipedrive

Väčšina firiem si synchronizáciu zapne a myslí si, že tým je hotovo. V praxi zostáva niekoľko typických miest, kde sa dopyt do CRM nedostane alebo sa v ňom stratí.

Zdieľaná adresa, ktorú nikto nevlastní

Dopyty z webu chodia na info@ alebo obchod@. Túto schránku číta „ten, kto má čas“. Ak nie je prepojená s Pipedrive alebo z nej nikto nezakladá obchody, dopyt zostane len v pošte. Typická situácia: produkčná firma v Bratislave dostane v piatok poobede dopyt na ozvučenie firemného večierku, dvaja ľudia si ho prečítajú a každý predpokladá, že ho vybaví ten druhý.

Osobné schránky a súkromné vlákna

Stály klient napíše obchodníkovi priamo, často z inej adresy alebo ako odpoveď na starý e-mail. Ak obchodník nemá synchronizovanú schránku, alebo má vlákno označené ako súkromné, nový dopyt vidí len on.

Dopyty, ktoré prídu inak ako e-mailom

Telefonát, správa cez sociálnu sieť, rozhovor na veľtrhu. Obchodník si poznačí „pošlem ponuku“ do zošita a obchod v Pipedrive nevznikne. Prepojenie e-mailu tu nepomôže, pomôže len pravidlo.

Sľuby schované v texte e-mailu

„Ozvem sa do štvrtka s dostupnosťou techniky.“ E-mail sa síce do Pipedrive zosynchronizuje, ale z vety sa sama nestane aktivita. Obchod potom nemá naplánovaný ďalší krok a nikto si nevšimne, že termín prešiel. Ako s tým pracovať priamo v CRM, rozoberáme v článku follow-up v Pipedrive a plánovanie ďalšieho kroku.

Tri spôsoby, ako dostať e-maily do Pipedrive

Nezáleží na tom, či používate Gmail, Google Workspace alebo Outlook. Princípy sú rovnaké a líšia sa hlavne v tom, koľko práce ostáva na človeku. Aktuálne možnosti a nastavenia si vždy overte v nápovede Pipedrive, pretože sa menia podľa verzie a tarifu.

Pre tím od 3 do 30 ľudí sa najčastejšie osvedčí kombinácia: synchronizácia pre všetkých obchodníkov aj zdieľanú adresu, k tomu jasné pravidlo pre zakladanie obchodov. Ak Pipedrive ešte len zvažujete a dovtedy pracujete v pošte, pozrite si, ako v Gmaile nastaviť štítky a prehľad nevybavených dopytov.

Postup krok za krokom: prepojenie, ktoré vydrží aj v sezóne

1. Spíšte všetky adresy, na ktoré chodia dopyty. Osobné schránky obchodníkov, info@, adresy z formulárov, staré adresy, ktoré stále niekto používa. Často sa ukáže, že jedna adresa chodí len majiteľovi.
2. Prepojte každú schránku s Pipedrive. Každý obchodník si synchronizuje svoju schránku. Zdieľanú adresu priraďte jednému konkrétnemu človeku, ktorý za ňu zodpovedá, a určte jeho zástupcu počas dovolenky.
3. Nastavte viditeľnosť. Dohodnite, ktoré e-maily sú súkromné. Obchodná komunikácia s klientom by mala byť viditeľná tímu, inak ju pri neprítomnosti obchodníka nikto nenájde.
4. Určte, kedy z e-mailu vzniká obchod. Napríklad: každý dopyt, ktorý obsahuje termín, množstvo alebo žiadosť o cenu, sa do konca pracovného dňa zmení na obchod v prvej fáze pipeline.
5. Každý obchod musí mať ďalšiu aktivitu. Kto obchod založí, hneď naplánuje ďalší krok s dátumom. Obchod bez aktivity je obchod, na ktorý sa zabudne.
6. Dopyty mimo e-mailu zadávajte rovnako. Telefonát alebo stretnutie zapíšte ako obchod s poznámkou, kým ste ešte pri telefóne.
7. Raz týždenne skontrolujte diery. Podľa checklistu nižšie. Bez kontroly sa aj dobre nastavený systém do mesiaca rozpadne.

Šablóna tímových pravidiel pre e-mail a CRM

Technika zachytí e-maily, ale rozhodnutia robia ľudia. Krátke pravidlá na jednej strane fungujú lepšie ako dlhá smernica. Upravte si túto šablónu a pošlite ju tímu:

Pravidlá pre dopyty a Pipedrive

1. Každý dopyt, ktorý žiada cenu, termín alebo dostupnosť, sa do konca pracovného dňa zmení na obchod v Pipedrive.

2. Za schránku info@ zodpovedá [meno], zastupuje [meno]. Ráno a poobede ju prejde a dopyty rozdelí.

3. Každý obchod má naplánovanú ďalšiu aktivitu s dátumom. Ak klientovi niečo sľúbite („ozvem sa v piatok“), zapíšete to ako aktivitu.

4. Obchodná komunikácia s klientmi nie je súkromná. Súkromné označenie len pre osobné veci.

5. Telefonický alebo osobný dopyt zapíšte do Pipedrive hneď po rozhovore.

6. Ak dopyt odmietnete, obchod uzavrite ako stratený s dôvodom. Nemazať.

Ak klientom odpovedáte z CRM alebo z pošty, oplatí sa mať pripravené aj šablóny. Ako napísať e-mail k odoslanej ponuke, nájdete v článku sprievodný e-mail k cenovej ponuke.

Checklist na týždennú kontrolu

Kontrola zaberie pár minút, ak ju robí vždy ten istý človek v rovnaký deň. Napríklad v pondelok ráno pred poradou:

• Sú v zdieľanej schránke e-maily z minulého týždňa, ku ktorým neexistuje obchod?
• Je v Pipedrive obchod bez naplánovanej aktivity alebo s aktivitou po termíne?
• Odišla nejaká ponuka a odvtedy sa klientovi nikto neozval? Postup, ako na follow-up nezabúdať, zhŕňame v odpovedi čo je follow-up a ako ho u ponúk držať.
• Pribudol nový kolega alebo nová adresa, ktorá ešte nie je prepojená?
• Je nejaký obchod pridelený človeku, ktorý je na dovolenke alebo práve chorý?
• Zostal v pošte sľub („pošlem do stredy“), ktorý nemá aktivitu v CRM?

Posledný bod je najťažší. Na to, aby ste ho skontrolovali ručne, by ste museli čítať všetky odoslané e-maily. Práve tu dáva zmysel pomoc AI.

Kde pomôže AI asistent a ako to rieši BOTrento

CRM je evidencia. Čo v ňom chýba, nedoplní samo, a kontrolu pošty nakoniec robí človek. BOTrento Chief of Staff CRM nenahrádza. Stojí vedľa neho ako riadený proces, ktorý stráži dopyty a ponuky v pošte aj v nahratých dátach.

Čo konkrétne robí

• Stráži poštu a dáta. Schránky cez IMAP napojíte priamo. Gmail, Google Workspace a Microsoft 365 zatiaľ cez preposielanie alebo import, priame napojenie pripravujeme. Obchody z Pipedrive môžete nahrať ako CSV alebo XLSX.
• Ráno ukáže prehľad Dnes 1+3. Každý pracovný deň v aplikácii aj e-mailom: jedna hlavná vec a tri ďalšie, ktoré dnes nemajú zostať ležať.
• Zachytí sľuby. Vety typu „ozvem sa do piatku“ sa v BOTrento zmenia na pripomienku, takže nemusíte spoliehať na to, že ich niekto ručne prepíše do aktivity.
• Pripraví koncepty. Odpovede, ponuky a follow-upy v štyroch jazykoch. Vychádza z textu e-mailu, obsah príloh nečíta.
• Nič neodošle sám. Každý návrh schvaľuje a odosiela človek. BOTrento nepotvrdzuje termíny ani rezervácie.

Na začiatku skúšobnej doby dostanete report „Stratené peniaze“, ktorý zmapuje zabudnuté dopyty a ponuky. Spätne funguje pri schránke napojenej cez IMAP. Ako proces vyzerá v praxi, nájdete v ukážke procesu Chief of Staff. Ak riešite dopyty na akcie alebo B2B zákazky, pozrite si aj stránky pre eventové a produkčné firmy a B2B služby.

Dáta a súkromie

Dáta sú uložené na serveroch v EÚ (Nemecko, databáza aplikácie v Írsku). Jazykový model spracuje len text potrebný na úlohu, cez API komerčného poskytovateľa, ktorý dáta nepoužíva na tréning. Server v EÚ s volaním externého AI API však nie je uzavretý výpočet. Na čo si dať pozor z pohľadu GDPR, zhŕňa kontrolný zoznam pre AI asistenta a GDPR. Pri konkrétnych prípadoch odporúčame poradiť sa s právnikom.

AI je v cene tarifu, vlastný API kľúč nepotrebujete. Tarify nájdete v cenníku. Celý proces si môžete 14 dní zadarmo vyskúšať na vlastných dátach, bez platobnej karty. Skúšobná doba sa začína až prvým úspešným nahratím dát a do 24 hodín v pracovné dni sa vám ozve náš človek, ktorý vám pomôže napojiť poštu.