E-mail na zistenie záujmu o ponuku: ako sa spýtať mlčiaceho zákazníka bez tlaku

Tím BOTrento5. 11. 20265 min čítania

Prečo zákazník po ponuke mlčí

Skôr než napíšete, rozlíšte, čo sa pravdepodobne deje. Podľa toho zvolíte tón.

• Nemá čas. Ponuka leží v e-maile a čaká na pokojnejší týždeň.
• Čaká na niekoho iného. Rozhoduje šéf, financie alebo druhá strana.
• Má výhradu, ktorú nechce vysloviť. Cena, termín alebo rozsah mu nesedia, ale nechce sa hádať.
• Rozhodol sa inak. Vybral konkurenciu alebo projekt odložil a nevie, ako to slušne oznámiť.

Dobrý e-mail dáva priestor všetkým štyrom možnostiam. Preto by nemal obsahovať vinu ani nátlak. Ak sa zákazník ozve s námietkou o cene, pomôže vám text štyri e-mailové odpovede na „je to drahé“.

Kedy sa ozvať: načasovanie

Presné dni závisia od vášho odboru. Pri eventoch a produkcii s pevným dátumom podujatia sa oplatí ozvať skôr, pri B2B službách s dlhším rozhodovaním môžete počkať. Praktické pravidlo:

1. Prvé pripomenutie pošlite krátko po ponuke, ak ste si v nej dohodli termín odpovede.
2. E-mail na zistenie záujmu pošlite po tom, čo prvé pripomenutie zostalo bez odozvy.
3. Poslednú správu, ktorá prípad slušne uzavrie, pošlite až nakoniec.

Tri vzorové pripomenutia nájdete v článku follow-up e-mail po ponuke: 3 šablóny. Tento text sa sústreďuje na prostrednú správu, v ktorej sa pýtate priamo: „Chcete ešte pokračovať?“. Všeobecný princíp si prečítajte aj v odpovedi čo je follow-up a ako naň nezabúdať.

Šablóna 1: ľahká otázka s tromi možnosťami

Základom je, aby zákazník nemusel písať odstavec. Dajte mu voľbu, na ktorú odpovie číslom alebo jedným slovom.

Predmet: Ponuka na [predmet] – ako ďalej?

Dobrý deň, pán/pani [priezvisko],

pred [počet] dňami som Vám poslal ponuku na [predmet]. Chcel by som sa uistiť, že Vám nepadla do spamu alebo sa nestratila medzi inými správami.

Aby sme mali jasno, stačí odpovedať číslom:

1 – chceme pokračovať, pošlite ďalší krok
2 – chceme ponuku upraviť (rozsah, termín, cena)
3 – momentálne nie, vrátime sa neskôr

Ak je to „nie“, vôbec to nie je problém. Radšej to viem, ako Vás ďalej zbytočne zaťažovať.

S pozdravom,
[Meno, kontakt]

Vety „radšej to viem“ sa nebojte. Znižuje tlak a zákazníkovi dovoľuje povedať nie bez nepríjemností.

Šablóna 2: keď viete, že rozhoduje niekto iný

Ak ste v ponuke komunikovali s človekom, ktorý nerozhoduje sám, opýtajte sa na proces, nie na rozhodnutie.

Predmet: Ponuka na [predmet] – pomôžem s podkladmi?

Dobrý deň, [meno],

chcel som sa opýtať, v akom štádiu je ponuka na [predmet] u Vás. Ak ju potrebujete predložiť ďalej, rád pripravím stručné zhrnutie na jednu stranu alebo sa pripojím na krátky hovor.

Dajte mi vedieť, čo by Vám pomohlo, a ozvem sa v tom termíne, ktorý Vám vyhovuje.

S pozdravom,
[Meno, kontakt]

Taký e-mail zákazníkovi pomáha, nie ho tlačí. Platí podobná štruktúra ako pri sprievodnom e-maile k ponuke: jedna vec, jasný ďalší krok, termín.

Kontrolný zoznam pred odoslaním

• Je e-mail kratší než päť až šesť viet?
• Pýtate sa na jednu vec, nie na tri naraz?
• Dáva zákazník možnosť povedať „nie“ bez vysvetľovania?
• Neobsahuje vyčítavé slová typu „už som písal“ alebo „opäť“?
• Je v predmete názov ponuky, aby ju zákazník našiel?
• Viete, kedy sa ozvete ďalej, ak neodpovie?
• Je v e-maile niečo nové (otázka, návrh, pomoc), nie len „pripomínam sa“?

Ak zákazník neodpovie ani po tejto správe, pošlite poslednú, ktorá prípad slušne uzavrie, a v nástroji ho označte ako uzavretý. Nechať ho visieť bez rozhodnutia je horšie ako ho zatvoriť.

Prečo to ručne zlyháva a ako to rieši BOTrento

Pri desiatkach otvorených ponúk sa nezabúda na šablónu, ale na dátum. Kto komu a kedy poslal ponuku? Kto sľúbil „ozvem sa do piatku“? V Gmaile či Outlooku sa to hľadá ručne, v tabuľke alebo Pipedrive sa to musí niekto starať aktualizovať.

BOTrento Chief of Staff je riadený proces pre dopyty, ponuky a ďalšie obchodné kroky. Hlási ponuky bez odpovede v pošte a v nahraných dátach, každý pracovný deň ráno ukáže prehľad Dnes 1+3 a pripraví koncept follow-upu vo viacerých jazykoch. Zachytí aj sľuby typu „ozvem sa do piatku“ a pripomenie ich. Termíny si môžete odoberať do Outlooku, Google Kalendára alebo iPhonu cez odkaz iCal.

Dôležité: BOTrento nič neodošle samo. Každý návrh e-mailu schvaľuje človek, vy ho upravíte a odošlete. Nenahrádza ani CRM, ani účtovníctvo (napríklad SuperFaktúru či Pohodu). AI je v cene tarifu s mesačným limitom spotreby. Pozrite si ukážku procesu, prípadne kontrolný zoznam k AI asistentovi a GDPR, ak riešite ochranu údajov.

Vyskúšať si to môžete 14 dní zdarma na vlastných dátach, bez platobnej karty a bez vlastného API kľúča. Všetky možnosti nájdete v cenníku.