CRM so skladom: ako prepojiť dopyty, ponuky a zásoby bez chaosu a dvojitej evidencie

Tím BOTrento17. 10. 20268 min čítania

Čo od CRM pri sklade čakať a čo patrí inam

Väčšina CRM vie pridať k obchodu produkty a ceny. To ale neznamená, že vie viesť sklad. Keď sa CRM začne používať ako skladová evidencia, vzniknú dve pravdy o tom istom tovare a nikto nevie, ktorá platí.

Pravidlo jedného zdroja

Pre každý údaj určte jediný systém, v ktorom sa mení. Zásoby sa menia len v skladovom programe. V CRM ich nanajvýš vidíte, napríklad cez pravidelný export do tabuľky. Ak obchodník ručne prepíše dostupnosť v CRM, vznikne rozdiel, ktorý sa prejaví až pri expedícii.

Kedy naozaj potrebujete priame prepojenie

Priama integrácia CRM so skladom sa oplatí, keď máte veľa položiek, ktoré sa rýchlo míňajú, a ponuky s množstvom riadkov. Pri menšom sortimente alebo pri prenájme techniky často stačí denný export dostupnosti a jasné pravidlo overenia. Ani prepojenie však neodstráni potrebu, aby niekto dostupnosť pred odoslaním ponuky potvrdil.

Kde sa dopyty, ponuky a zásoby rozchádzajú

V menších slovenských firmách sa opakujú rovnaké diery, či ide o požičovňu ozvučenia v Žiline, veľkoobchod so spotrebným materiálom v Košiciach alebo produkčnú firmu v Bratislave, ktorá prenajíma pódiá:

• Ponuka bez overenia. Obchodník odpovie z hlavy, že „máme skladom“, ale tovar už je vydaný alebo sľúbený inému klientovi.
• Dve ponuky na tú istú techniku. Dvaja kolegovia ponúknu rovnaký kus dvom zákazníkom na rovnaký termín, pretože nevidia, čo ponúkol ten druhý.
• Neaktuálna cena. Ponuka vychádza zo starého cenníka v tabuľke, zatiaľ čo v účtovnom systéme je už iná nákupná cena.
• Sľub v e-maile, ktorý nikto neeviduje. „Overím u skladníka a ozvem sa zajtra“ zostane len v odoslanej pošte.
• Dopyt mimo CRM. Dopyt príde do osobnej schránky alebo do info@ a do CRM sa nikdy nedostane. Ako tieto úniky nájsť, rozoberáme v článku Pipedrive a e-mail: ako nenechať dopyty ležať mimo CRM.

Všetky tieto chyby majú spoločné to, že medzi dopytom a ponukou chýba jeden krok: overenie dostupnosti a jeho záznam.

Postup krok za krokom: prepojenie dopytov s dostupnosťou

1. Určte zdroj pravdy pre zásoby. Napíšte si to jednou vetou, napríklad: „Dostupnosť platí len podľa skladu v Pohode.“ Nič iné sa za dostupnosť nepovažuje.
2. Zaveďte stav „čaká na sklad“. V CRM (napríklad v Pipedrive ako fázu alebo štítok) pridajte stav medzi „nový dopyt“ a „ponuka odoslaná“. Dopyt v tomto stave obsahuje položky, ktorých dostupnosť treba overiť.
3. Dohodnite, kto overuje a dokedy. Skladník alebo vedúci prevádzky dostane požiadavku a odpovie v dohodnutom čase, napríklad do obeda v ten istý deň. Bez určeného človeka sa zo stavu „čaká na sklad“ stane odkladací priečinok.
4. Používajte predbežnú rezerváciu s dátumom. Keď ponuku posielate, v skladovom systéme alebo aspoň v zdieľanej tabuľke označte položky ako predbežne blokované do dátumu platnosti ponuky. Po tomto dátume sa blokácia ruší.
5. Píšte dostupnosť do ponuky podmienečne. Formulácia „dostupné k dnešnému dňu, rezervujeme po potvrdení objednávky“ chráni vás aj zákazníka.
6. Naplánujte follow-up podľa platnosti ponuky. Ďalší krok nastavte pred koncom platnosti, aby ste stihli rezerváciu predĺžiť alebo uvoľniť. Ako mať pri každom obchode ďalší krok, nájdete v článku Follow-up v Pipedrive.
7. Raz týždenne porovnajte rezervácie a otvorené ponuky. Stačí krátka kontrola: ktoré blokácie nemajú živú ponuku a ktoré ponuky nemajú blokáciu.

Ak je vaším problémom hlavne rýchlosť prvej reakcie, pozrite si odpoveď ako zrýchliť odpovede na dopyty. Tento postup na ňu nadväzuje pri položkách, ktoré závisia od skladu.

Šablóna odpovede a kontrolný zoznam pred odoslaním ponuky

Šablóna: prvá odpoveď, kým sa overuje sklad

Dobrý deň, [oslovenie],

ďakujem za dopyt na [položky a množstvo] na termín [termín akcie] v [miesto]. Dostupnosť pre tento termín práve overujeme v sklade a cenovú ponuku vám pošlem [dnes do hodiny XY / zajtra dopoludnia].

Aby bola ponuka presná, potvrďte mi, prosím, ešte jednu vec: potrebujete dopravu a montáž, alebo si techniku vyzdvihnete sami?

S pozdravom
[meno], obchod

Šablóna: veta o dostupnosti v ponuke

Uvedené položky sú dostupné k dátumu tejto ponuky. Po prijatí vašej objednávky ich pre vás rezervujeme a rezerváciu potvrdíme e-mailom. Ponuka platí do [dátum platnosti]; po tomto dátume dostupnosť znovu overíme.

Kontrolný zoznam pred odoslaním

• Je dostupnosť overená v skladovom systéme, nie z pamäti?
• Je v ponuke uvedený dátum, ku ktorému dostupnosť platí?
• Sú položky predbežne blokované do konca platnosti ponuky?
• Zodpovedá cena aktuálnemu cenníku?
• Je v CRM nastavený ďalší krok pred koncom platnosti?
• Nesľúbil niekto iný z tímu rovnaké položky na rovnaký termín?

Pravidlá pre tím, aby systém nezávisel od jedného človeka

Technika je len polovica riešenia. Druhú polovicu tvorí niekoľko viet, ktoré platia pre všetkých:

• Obchodník nikdy nepotvrdzuje rezerváciu, kým ju nepotvrdí sklad. Môže napísať „overujeme“, nie „máme pre vás“.
• Každý dopyt má vlastníka. Ak dopyty chodia do zdieľanej schránky, určte, kto ich preberá. Pomôže vám článok o zdieľanej schránke info@ a vlastníkovi dopytu.
• Sklad dostáva požiadavky jedným kanálom, nie cez telefón, chat a chodbu naraz.
• Sľuby sa zapisujú. Každé „ozvem sa zajtra“ má termín v CRM alebo v zozname úloh.
• Rezervácia bez ponuky sa ruší. Kto blokuje tovar, zodpovedá za to, že blokácia má dôvod.

Pri prenájme techniky je to ešte dôležitejšie, pretože ten istý kus sa opakovane vracia a znovu vydáva. Ako vyzerá obchodný proces v tomto odbore, nájdete na stránke pre požičovne a prenájmy techniky.

Ako to rieši BOTrento Chief of Staff

BOTrento nenahrádza CRM, skladový ani účtovný systém a nepotvrdzuje termíny ani rezervácie. Rieši priestor medzi nimi: aby dopyt nezostal ležať v pošte, aby k nemu vznikla odpoveď alebo ponuka a aby sa nezabudlo na sľúbený krok.

• Stráži dopyty a ponuky v napojenej pošte a v dátach, ktoré nahráte z CRM alebo tabuľky (CSV/XLSX). Schránky ako Seznam a ďalšie sa napájajú cez IMAP; Gmail, Google Workspace a Microsoft 365 zatiaľ cez preposielanie alebo import.
• Každý pracovný deň ráno ukáže prehľad Dnes 1+3, teda čo je v ten deň najdôležitejšie, v aplikácii aj e-mailom.
• Pripraví koncepty odpovedí, ponúk a follow-upov v 4 jazykoch. Overenie dostupnosti v sklade a schválenie zostáva na človeku; nič sa neodošle bez schválenia.
• Zachytí sľuby typu „overím v sklade a ozvem sa do piatku“ a pripomenie ich.
• Vychádza z textu e-mailu, obsah príloh nečíta. Ak vám zákazník pošle zoznam položiek len v prílohe, treba ho doplniť.

AI je v cene tarifu s mesačným limitom spotreby, bez automatického doplatku. Údaje sa ukladajú na serveroch v EÚ (Nemecko). Text potrebný na úlohu spracuje jazykový model cez API komerčného poskytovateľa. Ako proces vyzerá v praxi, ukazuje ukážka procesu Chief of Staff. Všeobecný popis nájdete v sekcii Čo je BOTrento.

Na svojich dátach si to môžete overiť počas skúšobnej doby 14 dní zadarmo, bez platobnej karty a bez vlastného API kľúča. 14 dní začína plynúť až prvým úspešným nahraním dát; na prípravu máte 7 dní a náš človek sa vám do 24 hodín v pracovné dni ozve a pomôže napojiť poštu. Prehľad tarifov nájdete v cenníku.