Předání poptávky na projekt: jak z obchodního e-mailu udělat projektový ticket bez ztráty detailů

Tým BOTrento31. 10. 20266 min čtení

Kde se při předání obchod → projekt ztrácí informace

Problém málokdy vzniká ze zlé vůle. Obchodník řešil poptávku týdny, vlákno má dvacet zpráv a „všechno přece víme“. Projektový manažer dostane přeposlaný e-mail s poznámkou „už je to naše, klient potvrdil“. Typické ztráty jsou čtyři:

• Ústní a půlslovné sliby – termín, který obchodník klientovi naznačil, ale nenapsal do nabídky.
• Změny v průběhu jednání – v nabídce verze 3 stojí něco jiného než v e-mailu o tři dny později.
• Kontakty a role – kdo objednává, kdo schvaluje, kdo je na místě a komu jde faktura.
• Otevřené otázky – věci, které klient ještě doloží, ale nikdo je nehlídá.

Přílohy a podklady navíc leží v různých schránkách. Výsledkem je věta „já jsem to poslal“ a hledání viníka místo řešení.

Co musí obsahovat předávka: minimální sada polí

Nepotřebujete složitý systém. Stačí stejná sada polí u každého případu, ať ji vedete v Raynetu, Pipedrive, tabulce nebo jako ticket v projektovém nástroji.

Důležité je pole „Sliby“. Právě tady se rozhoduje, zda projekt začne s důvěrou, nebo s nepříjemným překvapením.

Postup krok za krokem: od „klient souhlasí“ po projektový ticket

1. Potvrďte rozsah písemně. Než případ uzavřete, pošlete klientovi krátké shrnutí dohodnutého a nechte si ho potvrdit. Předávka pak vychází z písemného základu.
2. Projděte celé vlákno a vypište sliby. Hledejte věty typu „zajistíme“, „ozvu se“, „do konce týdne“. Každou zapište jako samostatný řádek s termínem.
3. Vyplňte předávku. Použijte šablonu níže, bez volného vyprávění.
4. Přiložte odkazy, ne kopie. Jedna finální nabídka, jedno potvrzení, jeden odkaz na vlákno. Méně verzí znamená méně omylů.
5. Udělejte krátký hovor nebo schůzku na 15 minut. Předávka není náhrada rozhovoru, jen jeho podklad. Manažer se ptá na to, co v textu nevidí.
6. Projektový manažer předávku potvrdí. Dokud neodepíše „převzato“, případ zůstává u obchodníka.
7. Zapište první krok klientovi. Klient by měl dostat zprávu, kdo je jeho kontakt v projektu a co se stane dál.

Šablona předávky

Šablonu můžete vložit do ticketu nebo poslat e-mailem. Důležitá je neměnná struktura.

Předávka: [název klienta] – [název zakázky]
Obchodník: [jméno] | Projektový manažer: [jméno] | Datum předání: [datum]

1. Kontakty a role: objednatel – …; schvalovatel – …; kontakt na místě – …; fakturace – …
2. Rozsah v nabídce: … (odkaz na finální nabídku)
3. Mimo rozsah: …
4. Termíny: zahájení – …; milníky – …; podklady od klienta do – …
5. Sliby klientovi: … (kdo, co, do kdy, kde je zapsáno)
6. Otevřené body: … (kdo dodá, do kdy)
7. Rizika a citlivá místa: např. klient je citlivý na změny termínu, předchozí zkušenost s dodavatelem
8. Odkazy: potvrzení klienta, klíčové e-maily

Checklist před uzavřením předávky

• Je nabídka, která platí, jen jedna a odpovídá tomu, co klient potvrdil?
• Je každý slib zapsaný s termínem a odpovědnou osobou?
• Ví projektový manažer, kdo je kdo na straně klienta?
• Jsou otevřené body přiřazené konkrétnímu člověku?
• Dostal klient informaci o novém kontaktu?
• Je jasné, kam se budou ukládat další změny, aby nevznikla druhá evidence?

Poslední bod chrání před duplikací dat: rozhodněte, kde je „pravda“ o zakázce. Obchodní historie zůstává v obchodním nástroji nebo poště, průběh projektu v projektovém nástroji a mezi nimi vede jen odkaz. Podobnou disciplínu stavu případů popisujeme i v článku o obchodní pipeline bez CRM.

Jak to pomáhá řešit BOTrento

BOTrento Chief of Staff je řízený proces pro poptávky, nabídky a další obchodní kroky. Hlídá poptávky a nabídky v poště a v nahraných datech, zachytí sliby typu „ozvu se do pátku“ a připomene je. Právě seznam slibů je nejcennější vstup do předávky: nemusíte je hledat ručně ve vlákně.

Každý pracovní den ráno ukáže přehled Dnes 1+3, takže je vidět, které případy čekají na další krok. Koncepty odpovědí, nabídek a follow-upů připraví ve 4 jazycích a nic se neodešle bez schválení člověkem. Jak může schvalování vypadat prakticky, popisuje článek Schválení AI odpovědí v obchodě.

Je třeba být upřímný o hranicích: BOTrento nenahrazuje CRM ani projektový nástroj, nečte obsah příloh (vychází z textu e-mailu) a nic neodesílá samo. Předávku tedy do projektového nástroje vložíte vy, ale podklady pro ni máte připravené. AI je v ceně tarifu s měsíčním limitem spotřeby. Podrobnosti o nákladech najdete v odpovědi Kolik stojí AI asistent pro obchod nebo v ceníku.

Vyzkoušet to můžete na vlastních datech: zkušební doba 14 dní zdarma je bez platební karty a bez vlastního API klíče. Začíná prvním nahráním dat. Pro eventové firmy je užitečná i stránka BOTrento pro eventy a produkci, kde se předávka na realizační tým řeší každý týden.

Časté chyby a jak se jim vyhnout

• Přeposlání celého vlákna místo shrnutí. Manažer by musel udělat práci, kterou už jednou udělal obchodník.
• Více verzí nabídky v oběhu. Do předávky patří jen ta platná.
• Předání bez potvrzení převzetí. Zodpovědnost visí ve vzduchu.
• Slib bez termínu. „Pošleme podrobnosti“ se nikdy nehlídá, „pošleme do středy“ ano.
• Dvě evidence téže zakázky. Po čase se rozejdou. Držte jednu a druhou propojte odkazem.

Pokud po předání často přicházejí upomínky od klienta, vyplatí se podívat i na to, jak v obchodě nezapomínat na follow-up nabídek. Stejná logika funguje i po zahájení projektu.